Цели проекта

1. Комплексное управление грузоперевозками в едином окне
2. Быстрый доступ к управленческой информации о заказах, затратах и прибыльности рейсов
3. Возможность расширять бизнес без необходимости расширения штата сотрудников, занимающихся обработкой документов.

Ситуация до внедрения

"Регионинвест" (ИП Вильгельм Сергей Александрович) - одна из ведущих компаний Новосибирской области, занимающаяся междугородними грузоперевозками на протяжении более 15 лет. С 2006 года успешно осуществляет перевозки грузов по всей территории России, обеспечивая своевременную и надежную доставку товаров своим клиентам. Автопарк, состоящий из 32 автомобильных фур, позволяет выполнять самые сложные и объемные заказы.

Раньше транспортная компания использовала несколько разных программ для ведения учета, которые не были связаны между собой. Диспетчеры использовали веб-сервис "4logist" для взаимодействия с клиентами: они вносили заказы на перевозки и выставляли счета. Планирование грузоперевозок осуществлялось на основе этих заказов в таблице Google, где указывались пункт назначения и предполагаемая дата доставки. В отдельной базе "1C" выписывались путевые листы на выполнение рейсов, и на их основе велся учет расхода топлива.

После оплаты по заказам данные вручную переносили в программу "1С:Бухгалтерия", в которой велся бухгалтерский учет. Колоссальные трудозатраты уходили на перенос данных и дублирование информации из разных систем. Из-за этого было сложно определить прибыльность рейсов, поэтому решения о том, выгодно или невыгодно выполнять заказ, принимались приблизительно. Система мониторинга отслеживала расход топлива, а также местоположение грузовиков, но она не предоставляла информации о том, используется ли автомобиль для выполнения заказов или стоит на стоянке. Чтобы развиваться и оставаться конкурентоспособными на рынке грузоперевозок, руководство "Регионинвест" решило оптимизировать работу АТП и обратилось за помощью в компанию "1С:Первый Бит, Новосибирск Маяковский", которая специализируется на автоматизации процессов и учете в транспортной отрасли.

Уникальность и инновационность проекта

Специалисты "1С:Первого Бита" предложили для "Регионинвест" отраслевое решения "1С:Управление автотранспортом ПРОФ", которое предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета работы транспортного хозяйства. Отраслевая программа позволит отказаться от использования нескольких неэффективных инструментов. После проведенного обследования специалисты "1С:Первого Бита" создали рабочую модель их бизнес-процессов.

На начальном этапе внедрения "1С:Управление автотранспортом", специалисты загрузили в программу всевозможные данные, включая технические характеристики транспортных средств и сроки действия сопроводительных документов. Также была осуществлена привязка сроков действия документов водителей и страховых полисов ОСАГО к их персональным данным. Помимо этого, программу подключили к системе GPS-мониторинга, настроили интеграцию с кабинетами топливных карт и типовой обмен с "1С:Бухгалтерия".

Планировщик загрузки транспорта

Для удобства планирования рейсов специалисты "1С:Первого Бита" разработали расширение "Планировщик транспортных средств". Это наглядный дашборд логиста, который в режиме реального времени позволяет видеть состояние всех рейсов. На основании заказа водителю в планировщике создается маршрут автоматически. Теперь, благодаря этому инструменту, диспетчер может создавать маршруты для водителей прямо из интерфейса "Планировщика транспорта". На основании заявки формируется задание водителю на перевозку. Все это существенно упрощает процесс формирования заказов и контроля за их выполнением.

Благодаря интеграции с системой мониторинга, планировщик получает данные о местоположении транспортных средств и процент выполнения маршрута. Это позволяет логистам контролировать процесс выполнения рейсов. Они могут видеть информацию о доступных транспортных средствах и занятости водителей, что ускоряет процесс обработки заявок от экспедиторов. Это обеспечивает возможность быстрого реагирования на возможные отклонения от плана и своевременного внесения корректировок. Таким образом, диспетчеры могут заранее согласовать новое время доставки грузов.

Благодаря работе в единой системе существенно сократилась рутинная работа персонала. Теперь из заказа на перевозку можно формировать счета, путевые листы, реализации. За счет синхронизации документы поступают сразу в "1С:Бухгалтерия". Бухгалтер считает зарплату водителям на основании выполненных заявок по путевым листам.

Единая система учета позволяет определить прибыльность рейсов на основе прямых затрат. Это дает директору возможность быстро получать информацию о состоянии заказов, расходах и прибыльности рейсов.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Управление автотранспортом ПРОФ" у ИП Вильгельм Сергея Александровича (Регионинвест)

Результаты проекта

1. Автоматизировали выпуск счетов, реализаций и обмен первичкой с бухгалтерской программой, чем значительно сократили ручные операции.
2. Быстрый ответ течение 30 секунд по заявке экспедиторам, что позволило автопредприятию получать выгодные заказы.
3. Ведение в единой системе учет автотранспорта и работу водителей.
4. Контроль сроков ТТН, сроков документов водителей, ОСАГО, ПТС и хранение их в единой базе.
5. Вести единый реестр для клиентских заявок.
6. Ускорили работу диспетчеров, за счет доработки журнала заказов, в котором отражается диспетчеру-логисту оперативная информация по заказу: выписан ли счет и реализация, сумма, водитель и ТС по заказу, есть ли фото и оригинал ТТН.
7. Ускорили формирование путевых и маршрутных листов в 2 раза за счет автоматизации подстановки водителей, ТС и прицепов с прошлых заказов.
8. В программе добавили печатные формы договоров с клиентами и перевозчиками и автоматизировали заполнение, ранее делали вручную. Это ускорило взаимодействие с клиентами и повысило их лояльность.
9. Автоматизировали разнесение выписок из бухгалтерской программы в "1С:Управление автотранспортном".

Внедренные программные продукты

1С:Управление автотранспортом :
• Учет собственного автопарка и путевых листов
• Управление заказами на транспорт
• Тарификация и расчет услуг
• Учет ГСМ и ТЖ
• Учет работы водителей
• Учет агрегатов

Архитектура решения и масштаб проекта