Цели проекта

Целью внедрения являлось создание единой информационной системы для автоматизации всех участков учета деятельности санаторно-курортного комплекса «Mriya Resort & Spa».

Исходя из цели внедрения, были выделены основные задачи, которые требовали решения:

• Постановка единого учета в пределах предприятия и его структурных подразделений
• Обеспечение ведения налогового учета в соответствии требованиям действующего законодательства РФ, а также быстрая адаптация к его изменениям, формирование достоверной налоговой отчетности с наименьшими временными потерями.
• Решение задач связанных с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий
• Настройка механизмов постоянной выгрузки данных из внутренней системы управлением гостиницы Fidelio
• Беспрерывное получение актуальной информации о течении бизнес-процессов на предприятии в виде информативных аналитических отчетов
• Организация взаимосвязей между отделами и структурными подразделениями предприятия
• Сокращение бумажного документооборота, сокращение трудоемкости текущих операций
• Автоматизация бизнес-процессов транспортного департамента

Ситуация до внедрения

Mriya Resort & Spa - круглогодичный курорт premium-класса в Крыму, включающий в себя пятизвездочный отель, медицинский и spa-центры международного уровня, современный конгресс-центр.

До старта проекта внедрения бухгалтерский и налоговый учет велся в «1С:Управление производственным предприятием». Конфигурация была значительно доработана в сравнении с типовым решением, что привело к фактической невозможности обновления конфигурации для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном виде по требованиям действующего законодательства РФ. В разрезе учета зарплаты не было возможности отражения в бухгалтерском учете незарплатных доходов.

Деятельность предприятия связана с использованием большого объема документации, ее обработкой и хранением. Операции по документообороту велись в бумажном виде в полуручном формате, что приводило к затягиванию процесса согласования договоров и не возможности получения актуальной информации о течении бизнес-процессов по взаимодействию с контрагентами.

Процессы транспортного департамента не были автоматизированы:

• маршрутные, ремонтные и путевые листы создавались в ручном режиме
• данные по приходу – расходу вводились в Excel и передавали в бухгалтерию
• заявки на трансферы от клиентов также фиксировались в Excel
• хотя на всех автомобилях установлены GPS датчики – они использовались только для мониторинга авто в реальном времени, сверка данных по путевым листам с системой навигации выполнялась в ручном режиме
• не было возможности пакетной выписки путевых листов
• взаимодействие с клиентами не было автоматизировано, уведомления и бланки подтверждения заявок для клиентов заполнялись вручную диспетчерами
• не было возможности контроля истечения сроков действия документов автомобилей и водителей.

Уникальность и инновационность проекта

Комплекс Mriya Resort & Spa был открыт в августе 2014 г., рассчитан на 408 номеров и 14 вилл. Территория курорта – 27 гектаров. Архитектурный проект комплекса был разработан ведущим британским архитектором Норманом Фостером. С момента открытия на курорте побывали 118 470 туристов.

В 2017 году отель Mriya Resort & SPA признали лучшим в мире. Он победил сразу в двух номинациях: «Ведущий мировой курорт для отдыха 2017» и «Лучший в мире оздоровительный курорт».

На предприятии имеется собственная транспортная служба, которая предоставляет транспортные услуги: от туристических автобусов до машин премиум-класса. Автопарк состоит из популярных моделей 2014-2017 гг. выпуска, в том числе автомобилей VIP-класса, экскурсионно-туристических автобусов и микроавтобусов.

Исходя из масштабов комплекса, можно понять, что требуются эффективные инструменты управления деятельностью в рамках действующего законодательства РФ. Предприятие имеет сложную структуру и делится более чем на 20 структурных подразделений. В комплексе широкий штат юристов, бухгалтеров, финансистов, экономистов и менеджеров. Учетная система должна была обеспечить взаимодействие между этими подразделениями.

Кроме того, часть деятельности предприятия ведется в свободной экономической зоне (СЭЗ), а часть не относится к ней. Поэтому у нас возникла необходимость разделения тарифов: на основной и тариф СЭЗ. К сожаленью, данный функционал не реализован в типовом функционале программы, поэтому были выполнены доработки, позволяющие формировать и сдавать отчеты в том виде, которого требует законодательство РФ.

Публикации о проекте

• Описание внедрения 1С:УАТ в справочнике "Внедренные решения"
• Описание внедрения 1С:ЦСМ в справочнике "Внедренные решения"
• Описание внедрения 1С:ЗУП КОРП в справочнике "Внедренные решения"

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

Внедрение автоматизированных систем на базе продуктов 1С позволило повысить эффективность работы во всех сферах деятельности предприятия.

Для автоматизации бухгалтерии были выполнены следующие работы:

• Выполнен перенос данных из программы «1С:Управление производственным предприятием»
• Настроен обмен с 1С:ЗУП
• Выполнен переход с «1С:Бухгалтерия 8» на «1С:Бухгалтерия 8 Корп»
• Доработаны отчеты по задолженности как поставщикам, так и от поставщиков по срокам долга
• Реализован механизм контроля лимитов сумм взаиморасчетов по договорам
• Автоматизирована загрузка из файлов поставщика данных по поступлению данных за авиа и железнодорожные перевозки, а также настроен учет дополнительных расходов, связанных с этими услугами
• Доработан документ «Поступление (акты, накладные)», в результате чего, при приобретении услуг в одном документе отражаются затраты по разным подразделениям. А ранее это нужно было делать несколькими документами.

Кроме всего вышеперечисленного был настроен обмен данными с системой управления гостиницами «Fidelio».
Была проведена настройка механизма загрузки данных из программы СЭД «Корпоративный документооборот».
Настроен обмен «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» с «1С:Бухгалтерия» для отражения расходов по транспорту. Это позволяет вести учет топлива и затрат на ремонт и обслуживание транспортных средств.

Выполнена настройка программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Были выполнены следующие работы:

• Выполнен перенос данных из программы «1С:Управление производственным предприятием» подсистемы Зарплата и кадры в «1С:Зарплата и управление персоналом»
• Проведена настройка штатного расписания
• Доработаны печатные формы кадровых документов под внутренние бланки предприятия
• Доработаны аналитические отчеты и отчеты по охране труда
• Настроена автоматическая рассылка отчетов ответственных сотрудников
• Доработаны ведомости на выплату иностранцам отдельным документом по требованию банка
• Доработаны механизмы формирования отчетности с разделением тарифов в связи с деятельностью в СЭЗ (Специально экономической зоне).

Еще одной удобной доработкой стала реализация рассылки SMS-сообщений из программы. Настроена автоматическая рассылка поздравлений по SMS сотрудникам с днем рождения. Кроме того, мы можем делать произвольную рассылку, уведомлять коллектив о каких-либо важных событиях.

Установлена и настроена «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» для автоматизации транспортного департамента. Произведены доработки в программе «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» под нужды компании:

• разработана система учета заявок на трансферы
• доработан типовой документ Заказ грузоотправителя под нужды предприятия;
• разработан механизм уведомления пассажиров о заказанных трансферах в виде SMS и на email
• разработаны отчеты для сбора и анализа данных о выполненных трансферах (в разрезе групповых и индивидуальных заявок)
• разработаны обработки пакетной печати путевых листов для водителей
• доработан механизм уведомлений через SMS пассажиров о водителе и автомобиле, который будет его встречать, а также информирование водителя о месте посадки и контактных данных пассажира
• доработан документ заказ грузоотправителя для учета экскурсионных маршрутов комплекса
• произведена интеграция датчиков спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS системы Wialon с 1С:УАТ при помощи 1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS (ЦСМ).

С помощью СЭД «Корпоративный документооборот» удалось организовать эффективную взаимосвязь между отделами и структурными подразделениями предприятия, добились сокращения бумажного документооборота и сокращение трудоемкости текущих операций.

Настроены бизнес-процессы работы с документами, что оказалось отличным инструментов для руководителей и менеджеров получать актуальную информацию о реальном состоянии договорной работы.

В СЭД настроена работа со следующими видами документов:

• Акт приема-передачи выполненных работ
• Акт прочий
• Входящая корреспонденция
• График производства работ/Дорожные карты
• Доверенность
• Заявки на закупку / спецификации
• Исполнительная документация
• Исходно-разрешительная документация
• Исходящая корреспонденция
• Карточка договорной документации
• Карточка файла
• Отчеты Агента по Агентскому договору
• Отчеты бухгалтерские
• Отчеты по договорам с Техническим заказчиком
• Приказ
• Проект
• Проектная документация
• Протокол общего собрания участников
• Протокол Сбербанка
• Прочие документы
• Рабочая документация
• Регламент
• Служебная записка
• Соглашение о неразглашении
• Справка о стоимости выполненных работ и затрат КС-3
• Судебный документ
• Счет
• Счет-фактура
• Тендерная документация
• Универсальные передаточные документы / накладные
• Уставной документы

1С:Бухгалтерия :
• Бухгалтерский и налоговый учет

1С:Зарплата и управление персоналом :
• Учет зарплаты и кадров
• Кадровое планирование
• Обучение персонала
• Охрана труда

1С:Управление автотранспортом :
• Управление транспортом

1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS :
• Взаимодействие с системой WIALON

Архитектура решения и масштаб проекта

Для обеспечения ведения бухгалтерского и налогового отчета была выбрана конфигурация «1С:Бухгалтерия», которая была изменена путем частичного снятия с поддержки для реализации практических нужд предприятия.

Для управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы было решено использовать программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Функциональные возможности программного продукта позволяют обеспечить выполнение задач по всем процессам работы с персоналом. После внедрения и промышленной эксплуатации продукта для автоматизации работы по охране труда, обучения и анкетирования сотрудников было принято решение расширить возможности до конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Функционал программы расширен под нужды предприятия. Так как часть деятельности предприятия ведется в свободной экономической зоне (СЭЗ), а часть не относится к ней - возникла необходимость разделения тарифов: основному и тарифу СЭЗ.

Было принято решение автоматизацию работы транспортного департамента организовать на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS». На выбор программного продукта «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» повлияли такие возможности конфигурации, как учет заказов на автотранспорт, отслеживание статуса выполнения задания, удобная выписка и обработка путевых листов по различным видам автотранспорта, а также эффективный учет расхода топлива. "1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS" позволяет осуществлять ГЛОНАСС/GPS мониторинг подвижных объектов, транспорта и персонала, а также есть возможность получать в реальном времени информацию о перемещении объектов.

Для автоматизации документооборота было выбрано решение на базе платформы 1С:Предприятия СЭД «Корпоративный документооборот». На базе СЭД настроена регистрация и учет документов, организован быстрый поиск и доступ к необходимым документам, создано структурированное хранилище документов и средства ведения архива.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

СЭД «Корпоративный документооборот»