Цели проекта

Компании-заказчику ООО "Компания Симпл" требовался проект перехода на новое программное решение "1С:ERP Управление предприятием", совмещенное с решением "БИТ.Финанс" для реализации таких глобальных целей как:

1. Построение единой системы управленческого учета, которая позволит управлять прибылью предприятий и своевременно принимать управленческие решения.

2. Оптимизация ИТ-процессов за счет унификации решений.

3. Автоматизация расчета корпоративных продаж, расчета себестоимости товаров с учетом курсовых разниц.

В цели первого этапа проекта вошло:

1. Синхронизация всех видов учета (УУ, РСБУ/НУ, МСФО) в единой базе, чтобы первичный документ обрабатывался один раз и отражался во всех учетах (на первом этапе реализован учет РСБУ\НУ);

2. Организация предоставления данных для налоговых органов ("витрина данных");

3. Реализация качественного ведения и планирования налогового учета;

4. Автоматизация расчета себестоимости товаров с учетом курсовых разниц в разрезе юридических лиц.

Ситуация до внедрения

Группа компаний Simple — один из ведущих импортеров алкогольной продукции в России, национальный дистрибьютор и ритейлер. Более 25 лет на рынке. Это широкая дистрибьюторская сеть по всей территории России, стабильное партнерство с ключевыми игроками в каналах "HoReCa" и "Retail" и многолетние партнерские отношения с поставщиками продукции по всему миру.

На данный момент времени у компании Simple более 75 дистрибьюторов по всей стране от Южно-Сахалинска до Калининграда.

Сложности и вызовы для финансовой дирекции "СИМПЛ" в отношении учета:

1. Несинхронизированность учетов: все учеты ведутся в разных системах (управленческий – в зарубежной системе, а РСБУ/налоговый/МСФО – в 1C). Подходы к отражению части операций не совпадают в УУ, БУ и МСФО, из-за чего возникает сложность в сверке и анализе фактических результатов, а также в планировании и прогнозировании различных показателей, которые используются в том числе и в расчете банковских ковенантов (как по МСФО, так и по РСБУ).

2. Отсутствие выделенной бухгалтерии для управленческого учета: в управленческом учете нет выделенной бухгалтерии, есть только несколько финансовых контролеров, которые контролируют Заявки на оплату (ЗНО). Помимо отражения фактических результатов, контрольные процессы за отчетностью в управленческом учете не поставлены (регулярная сверка с контрагентами проводится только на основании данных в системе 1С (бухгалтерами РСБУ), а в управленческой системе (зарубежная система) не делается ввиду отсутствия выделенных ресурсов). Планы счетов не синхронизированы, то есть сейчас невозможно проверить управленческий учет компании на корректность путем сверки с РСБУ.

3. Отсутствие части учетных процессов в зарубежной системе (в управленческом учете): такие процессы как отражение фактических затрат по непрямым закупкам не внедрены в системе (по части услуг, например, логистические, маркетинговые), и поэтому расходы отражаются плановыми начислениями (accruals).

4. Аналитика в 1С: в 1С на момент начала проекта не хватало управленческой аналитики (учета в разрезе каналов, категорий, филиалов, брэндов, затрат в разрезе центров фин.ответственности), что есть в зарубежной системе.

5. Введение с 2023 года налогового мониторинга для ООО "Компания Симпл": для предоставления данных для налоговых органов ("витрина данных") нужно организовать качественное ведение и планирование налогового учета, что в настоящий момент невозможно ввиду несинхронизированности учетов и отсутствия процесса планирования РСБУ отчетности. На момент начала проекта планирование ведется только на общем своде всей Группы, по управленческим данным.

6. Достоверность данных управленческого учета в зарубежной системе: управленческий учет не подлежал аудиту ни разу (в отличие от МСФО и РСБУ аудитов отчетностей, подготовленных на базе 1С), поэтому не все данные в зарубежной системе актуальны (это относится и к мастерданным, и данным учета, баланса и подобным), в связи с чем компании-интегратору необходимо провести верхнеуровневую "чистку" балансовых данных в рамках этапа 1 внедрения "Business Central".

7. Товарные операции в системе по 6 основным юридическим лицам ведутся внутри одной "фирмы", что не позволяет рассчитать себестоимость отдельно по каждому из юридических лиц и сформировать "stand alone" отчетность.

8. Обязательный аудит LBSC: швейцарская компания группы "LBSC" достигла размера бизнеса, подпадающего под обязательный аудит, и поэтому необходим качественный "stand alone" аудит ее отчетности, а ее формирование осложнено особенностями товарного учета в зарубежной системе, где операции нескольких юридических лиц ведутся внутри одной фирмы.

План по внедрению новой системы обусловлен:

1. Отсутствием сопоставимости данных:

• Часть данных формируется в Excel, часть данных вводится в "1С" или другие системы.

• Сведение данных возможно только в ручном режиме.

• Консолидация информации по группе компаний занимает значительное время.

2. Большая часть отчетности готовится вручную:

• Нет механизма контроля ввода данных, что также может влиять на качество предоставленных данных.

3. Некорректный расчет или отсутствие расчета себестоимости товаров:

• На этапах импорта нет актуальной картины по себестоимости, прибыли с необходимой детализацией.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках работ по проекту команда специалистов "1С:Первого Бита" столкнулась с рядом трудностей, влияющих на успешное достижение проектных целей:

• Отсутствие проработанной методологии по части процессов

Несмотря на то, что первоначальной реинжиниринг бизнес-процессов не требовался по информации от Заказчика, часть бизнес-процессов потребовалось пересмотреть и переработать совместными усилиями проектной команды интегратора и заказчика.

• Не нормализована НСИ

Единой мастер-системы в контуре "as is" не существовало. Большая часть основных справочников (контрагенты, договоры, банковские счета) сильно не нормализована.

Проект НСИ делал другой подрядчик.

К моменту запуска регистрационного учета проект НСИ был незавершен, и это сильно отразилось на объемах работ и сроках проекта.

Для решения данной проблемы проектная команда "1С:Первого Бита" в оперативном порядке нарастила трудовые ресурсы, и пролонгировала этап опытно-промышленной эксплуатации.

• Смена участников проекта

В ходе проекта со стороны заказчика произошла смена руководителя проекта, администратора проекта, технического архитектора проекта и ИТ-директора. Также серьезные изменения были в команде компании-интегратора. Эти изменения привели к пересмотру состава проектной документации, содержания проекта, его ограничений.

Во избежание срыва сроков пришлось в срочном порядке пересматривать подход к выполнению проекта.

Публикации о проекте

• Комплексная автоматизация бизнес-процессов крупнейшего алкогольного дистрибьютора Simple

Результаты проекта

В кратчайшие сроки были запущены в системе "1С:ERP Управление предприятием" + "БИТ.Финанс" следующие функциональные блоки:

• Казначейство

• Себестоимость

• Товарооборот

• Закупки

• Продажи

• Склад

В результате завершения первого этапа проекта удалось автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Консолидированы и синхронизированы виды учета (Управленческий учет, РСБУ/НУ) в единой базе. Первичный документ обрабатывается один раз и отражается по всем учетным стандартам;
• Автоматизирован блок учета торговых инвестиций (специфика компании-заказчика): промо, скидки, бонусы клиентам;
• Внедрено автоматическое формирование регламентированной отчетности в единой базе;
• Блок казначейства в программном решении "БИТ.Финанс" внедрен с сохранением всех нетиповых наработок компании-заказчика.

1С:ERP Управление предприятием :
• Товарооборот
• Закупки
• Продажи
• Склад
• Себестоимость

Архитектура решения и масштаб проекта

Целевая схема ИС и потоков:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

БИТ.Финанс 3 (Каначейство).