Цели проекта

1. Сокращение трудоемкости создания документов и обработки данных на основных этапах закупочного процесса путем перехода от бумажных носителей и таблиц Excel к объектам системы "1С".
2. Создание взаимосвязей между этапами закупочного процесса путем интеграции программных продуктов "1С" в единое информационное пространство.
3. Достижение прозрачности всех этапов закупочного процесса.
4. Унификация названий номенклатурных позиций и технических описаний лекарственных препаратов.

Ситуация до внедрения

Национальный медицинский исследовательский центр имени В. А. Алмазова Минздрава России — одно из крупнейших федеральных научно-лечебных учреждений. В центр входят: главный клинический комплекс, консультативно-диагностический центр, лечебно-реабилитационный комплекс, РНХИ имени профессора А. Л. Поленова, специализированный перинатальный центр, детский лечебно-реабилитационный комплекс и станция переливания крови. В центре работает 7 000 сотрудников, он ежегодно принимает 35 тыс. стационарных пациентов и обслуживает 300 тыс. амбулаторных посещений, мощность центра превышает 1,5 тыс. коек.

Для осуществления своей деятельности центр ежегодно закупает более 8 000 номенклатурных позиций, включающих как непосредственно лекарственные средства, так и расходные материалы, при этом все закупки ведутся в рамках 44-ФЗ.

Закупочный процесс включает в себя несколько этапов, часть из которых до внедрения осуществлялась на бумажных носителях и в таблицах Excel. Другая часть этапов осуществлялась с помощью программных продуктов "1С": "1С:Документооборот КОРП", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", "Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", "1С:Медицина. Больничная аптека".

В программах отсутствовала взаимосвязь между всеми этапами закупочного процесса, что обуславливало ручное дублирование информации в разных системах. Данный факт существенно увеличивал трудоемкость формирования документов.

Этапы закупочного процесса до внедрения:

1. Формирование документов "Заявка на закупку" от структурных отделений на бумажном носителе.
2. Консолидация документов "Заявка на закупку" в таблице Excel.
3. Обработка консолидированных данных, многоступенчатый расчет начальной максимальной цены контракта (НМЦК) по каждой закупочной позиции в таблицах Excel (итогом являются документы "Обоснование НМЦК"), формирование документов "Спецификация", включающих техническое описание лекарственных препаратов, в файлах Word.
4. Формирование документов "Финансовая заявка" (консолидированные данные по документам "Заявка на закупку" в укрупненной аналитике) для дальнейшего формирования плана финансово-хозяйственной деятельности.
5. Формирование документов "Служебная записка на закупку" (приложенными файлами являются документы "Обоснование НМЦК" и "Спецификация" из этапа 3) для прохождения комплексного маршрута согласования и утверждения закупаемых препаратов в системе "1С:Документооборот КОРП".
6. Создание документов "Лот плана-графика" с заполнением технического описания по каждому препарату, формирование документа "План-график" из созданных лотов, выгрузка на портал "Гос. закупки" (в подсистеме "Закупки").
7. Формирование документов "Закупка" для проведения закупок на площадках, выгрузка документов на портал "Гос. закупки" в подсистеме "Закупки".
8. Формирование документов "Сведения о контракте" (данные о контрагенте и спецификация контракта) в подсистеме "Закупки".
9. Формирование документов "Договор" и "Спецификация" (данные о контрагенте и спецификация контракта) в системе "1С:Медицина. Больничная аптека".

Уникальность и инновационность проекта

Специфика работы специалистов ФГБУ "НМИЦ им. В. А. Алмазова" Минздрава России обуславливает автоматизацию задач, входящих в состав этапов формирования плана-графика закупок и непосредственного осуществления закупочной деятельности, в разных информационных системах "1С".

В процессе реализации проекта были созданы взаимосвязи между этапами закупочного процесса путем интеграции программных продуктов "1С:Документооборот КОРП", "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", "1С:Финансовое планирование. Дополнение к "1С:БГУ 2.0", "1С:Медицина. Больничная аптека" с учетом логики процесса закупки и специфики работы медицинского учреждения. В результате была обеспечена прозрачность всех этапов закупочного процесса.

Публикации о проекте

• Автоматизация учета на базе "1С:Медицина. Больничная аптека" в ФГБУ «НМИЦ им. В.А. Алмазова» Минздрава России
• Внедрение автоматизированной системы документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в ФГБУ «НМИЦ им. В. А. Алмазова»

Результаты проекта

Все этапы закупочного процесса автоматизированы в единой информационной среде учреждения. Всю цепочку документов можно проследить до каждого первичного документа – заявки подразделения о своих требованиях на следующий год.

Автоматизированные этапы закупочной деятельности:

1. Заявки на закупку лекарственных препаратов от структурных подразделений оформляются в базе "1С:Медицина. Больничная аптека".
2. Консолидация документов "Заявка на закупку" производится в едином рабочем месте в базе "1С:Медицина. Больничная аптека".
3. Расчет начальной максимальной цены контракта и составление спецификаций с актуальным техническим описанием каждого лекарственного препарата происходят автоматически в базе "1С:Медицина. Больничная аптека". Для расчета НМЦК используются математические и статистические формулы.
4. Формирование документов "Служебная записка на закупку" для прохождения маршрутов согласования и утверждения происходит с помощью встроенной бесшовной интеграции между системами "1С:Медицина. Больничная аптека" и "1С:Документооборот КОРП". Печатные формы в утверждённом формате формируются и прикладываются к карточкам документов автоматически.
5. Лоты плана-графика закупок в подсистеме "Закупки» дополнения "1С:Финансовое планирование. Дополнение к "1С:БГУ 2.0" автоматически заполняются данными из базы "1С:Медицина. Больничная аптека" с учетом согласования служебной записки на закупку в базе "1С:Документооборот КОРП".
6. Формирование документов "Договор" и "Спецификация» в системе "1С:Медицина. Больничная аптека» происходит автоматически по данным подсистемы "Закупки" дополнения "1С:Финансовое планирование. Дополнение к "1С:БГУ 2.0".

1С:Медицина. Больничная аптека

1С:Документооборот

1С:Финансовое планирование. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0"

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Информационная система "1С:Медицина. Больничная аптека" для ведения учета лекарственных препаратов и составления первичных требований к закупаемым препаратам от структурных подразделений.
2. Информационная система "1С:Документооборот КОРП" для ведения процессов согласования и утверждения закупочных документов.
3. Информационная система "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" со встроенным дополнением "1С:Финансовое планирование. Дополнение "1С:БГУ.2.0" для формирования итогового плана-графика закупок и непосредственного осуществления закупочной деятельности.

Подробная схема, описывающая архитектуру и взаимосвясь внедряемых систем, представлена на Рис.1 Схема межсистемной интеграции, расположенном в разделе "Дополнительные файлы".