Цели проекта

• Создание места централизованного структурированного хранения сканов первичных учетных документов, используемых для отражения и проведения операций финансово-хозяйственной деятельности в бухгалтерском и налоговом учете в соответствии с системными документами, отражающими операции по ним, организация доступа и работы с документами ними;
• Автоматизация, оптимизация и унификация процессов передачи документов из бизнес-единиц, их согласования и обработки в ОЦО;
• Централизация отчётности по ведомой хозяйственной деятельности и её документальному обеспечению.

Ситуация до внедрения

ООО "ЛокоТех" управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения. В периметр группы управляемых активов входят ООО "ЛокоТех-Сервис", АО "Желдорреммаш", ООО "ЛокоТех-Лизинг", ООО "Торговый дом ЛокоТех" и др.

С целью повышения эффективности финансовых процессов был создан Общий центр обслуживания (ОЦО) – ООО "ЛокоТех Эксперт". Основная цель создания ОЦО – повышение качества отчетности и сокращение сроков ее формирования за счет централизации бухгалтерской функции.

До внедрения проекта передача и хранение документов, значимых для отражения в бухгалтерском учёте юридических лиц группы компаний "ЛокоТех" осуществлялась путем размещения на сетевых ресурсах.

Уникальность и инновационность проекта

Для обеспечения централизованного согласования, обработки и хранения документов, значимых для отражения в бухгалтерском учёте юридических лиц группы компаний "ЛокоТех", на базе 1С: "1С:Документооборот 2.1 КОРП". разработана система электронного архива (СЭА, Система). Также на базе "1С:Документооборот 2.1 КОРП" разработан ряд отчетов, позволяющий получить полную информацию о текущем статусе документов, статистические данные о количестве документов, времени их отработки и пр.

Публикации о проекте

• Разработка и внедрение системы электронного архива документов и организации работы Объединенного Центра Обслуживания (ОЦО) на базе "1С:Документооборот 2.1 КОРП"

Дополнительная информация к описанию проекта

Расчет экономической эффективности от внедрения СЭА на базе "1С:Документооборот 2.1 КОРП". не осуществлялся, т.к. ранее существовавший процесс обработки и хранения первичных документов носил принципиально иной характер. Необходимость внедрения СЭА была обусловлена комплексной реструктуризацией функционала бухгалтерских процессов ГК "ЛокоТех", а именно передача бухгалтерской функции в ОЦО.

Результаты проекта

• Автоматизация и унификация механизма сканирования и передачи документов бухгалтерского учёта в 116 бизнес-единицах проекта.
• Автоматизированы функции передачи, маршрутизации и структурированного централизованного защищённого хранения юридически значимой бухгалтерской документации. Обеспечена возможность загрузки и обработки более 15 тысяч системных документов за сутки.
• Реализация бизнес-процессов согласования и обработки документов для 250 ключевых пользователей Системы.
• С учётом внешних пользователей, число учётных записей в Системе превышает 7,5 тысяч. Для реализации проекта подготовлено и оборудовано порядка 350 автоматизированных рабочих мест, из которых 250 в ОЦО и более 100 во фронт-офисах обсуживаемых ОЦО бизнес-единиц.
• Параметры функционирования Системы соответствуют целевой модели процессов и функционально-техническим требованиям, которые были разработаны в ходе Проекта. При этом в рамках проекта была выполнена доработка стандартного функционала типовых конфигураций "1С":
  • "1С:ERP Управление предприятием 2";
  • "1С:Зарплата и управление персоналом", ред. 2.5;
  • "1С:Зарплата и управление персоналом", ред. 3.1;
  • "1С:Управление Ремонтным предприятием", ред. 1.3;
  • "1С:Управление производственным предприятием", ред. 1.3;
  • "1С:Бухгалтерия КОРП", ред. 3.0;
  • "1С:Документооборот КОРП", ред. 2.1.

Соблюдены сроки и бюджет проекта.

1С:Документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Применяется клиент-серверная архитектура с использованием тонких клиентов и обращений к базе через Web Service c использованием технологии бесшовной интеграции. Для разнесения нагрузки на Веб сервере их используется 4 штуки. Используются серверы IIS. Заменена типовая компонента распознавания кода на модифицированную компоненту ZBar, для обеспечения сканирования 2D кодов.

Общее кол-во пользователей системы - 8000 человек, из них большая часть (около 7000) подключается, используя технологию бесшовной интеграции из смежных систем ("1С:Бухгалтерия предприятия КОРП" 2.0 и 3.0; "1С:Зарплата и управление персоналом" 2.5; "1С:Управление производственным предприятием"; "1С:ERP") - всего 20 баз и 7 различных конфигураций.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

1. ImageMagick x86 http://www.imagemagick.org/script/download.php#windows
2. ZBar http://zbar.sourceforge.net/
3. GhostScript x86 (для разделения PDF на страницы) https://www.ghostscript.com/download/gsdnld.html
4. Tesseract 3.05 (для распознавания автоповорота изображения)
   • https://github.com/UB-Mannheim/tesseract/wiki
   • tesseract-ocr-setup-3.05.02-20180621.exe