Цели проекта

1. Обеспечить фиксацию чистого денежного потока по всем объектам и компании в целом в регулярном ежемесячном режиме.
2. Повысить оперативность принимаемых решений по:

• ценам;
• структуре продаж;
• расходам, в том числе инвестиционного характера;
• формам заимствований и схемам партнерских отношений;
• приоритетам строительного производств;
• политике кредитования дольщиков и покупателей.

3. Оптимизировать внутренние процессы закупок, контроля строительного производства, договорного процесса и контроля соблюдения договорных условий.
4. Сформировать структуру управленческого финансового учета для эффективного оперативного контроля показателей деятельности и соблюдения бюджета.
5. Разработать новую бюджетную модель и автоматизировать ее.

Ситуация до внедрения

Группа компаний "White Group" реализует строительные проекты с 2016 года в качестве технического заказчика и заказчика-застройщика. Занимается строительством жилых многоквартирных домов, объектов социальной инфраструктуры (детские сады, школы) и торговых площадей в регионах Урала и Европейской части России.

Для автоматизации учетных бизнес-процессов в "White Group" уже использовали специализированное комплексное решение для строительных компаний "БИТ.Строительство". Существующий управленческий учет и отчетность бюджетирования носили "посмертный" характер, близкий по своей природе к данным регламентированного учета.

От этого управленческие решения принимались не оперативно и с опозданием, что влияло в конечном итоге на финансовый результат группы компаний.

В компании использовались разнообразные формы типа бюджета движения денежных средств (кассовый метод) и комбинированные формы. Все это вело к методологическим затруднениям, не позволяющим быстро давать исчерпывающую информацию по эффективности и результативности объектов управления: объектов строительного производства, функций заказчика-застройщика, включая технический контроль, а также субъектов обеспечения и управления бизнесом (подразделений управления). Плановые формы включали как собственно плановые данные, так и фактические. В группе компаний существовали кассовые разрывы и были сложности в точности исполнения договорных обязательств по платежам.

Топ-менеджерами группы компаний было принято решение о необходимости оптимизации процессов бюджетирования. За помощью обратились в челябинский филиал компании "1С:Первый Бит", с которой уже работали продолжительное время в рамках проекта внедрения и поддержки "БИТ.Строительство".

Уникальность и инновационность проекта

Перед стартом проекта было проведено обследование бизнес-процессов White Group, в результате которого сформированы основные цели проекта, детализированы задачи, произведена примерная оценка трудоемкости. Это позволило исключить основные риски, которые могли возникнуть в ходе внедрения.

Далее приступили непосредственно к внедрению нового модуля "БИТ.Финанс". Начали с разработки финансовой структуры и вычленения бюджета доходов и расходов.

В ходе проекта удалось отказаться от комбинированных бюджетных форм. Они были разделены на кассовый метод и метод начисления, плановые и фактические данные на уровне бюджетной политики компании.

Спроектированы формы БДДС, с возможностью использования части показателей в БДР.

ЦФО были разделены и структурированы:

• центр консолидации – центр прибыли по группе;
• центры прибыли для каждого комплекса объектов;
• центр затрат по функциям заказчика-застройщика;
• центр затрат по функциям Технического заказчика;
• центры затрат по функциям обеспечения и управления бизнесом.

Для каждого ЦФО разработан состав показателей для использования в автоматизированной бюджетной системе.

С учетом возросшей правовой грамотности покупателей и дополнительно возникших рисков со стороны рынка, за счет автоматизации бюджета качества удалось нивелировать значительную часть угроз без существенной потери прибыльности.

Для оптимизации процессов исполнения платежных обязательств спроектирована матрица ролей и прав доступа по процессам проведения платежей. Разработаны маршруты согласования заявок на расходования денежных средств. Внедрена подсистема "казначейство" решения "БИТ.Финанс.Управленческий учет".

Для обеспечения оперативного и эффективного согласования проектов договоров внедрена подсистема "договоры и закупки", что позволило сократить сроки утверждения.

Автоматизирован сбор данных для контроля поступлений по эскроу-счетам путем трансляции данных из регламентированного учета, управленческого учета и оборотов по бюджетам. Это позволило минимизировать ручной ввод информации.

Специалисты заказчика активно участвовали в проекте и взяли на себя выполнение части задач:

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Основные этапы проекта заняли чуть больше одного календарного года в связи с решением дополнительных задач масштабирования.

Результаты проекта

1. Появилась возможность автоматического формирования операционных бюджетов в сжатые сроки и постоянного контроля их исполнения.
2. Минимизированы кассовые разрывы путем использования платежного календаря и автоматизации процессов по заявкам на расходование денежных средств.
3. В 3 раза ускорен процесс согласования процессов проектов договоров.
4. У руководства появилась возможность оперативного контроля финансовых показателей группы компаний.

Внедренные программные продукты

БИТ.Финанс :
• Управленческий учет

Архитектура решения и масштаб проекта

"БИТ.Строительство" + модуль "БИТ.Финанс.Управленческий учет" (адаптированный под программный продукт "БИТ.Строительство").