Цели проекта

Основной целью проекта стало обеспечение единой системой всех сотрудников клиники: врачей, сотрудников регистратуры и руководства. При этом руководству было важно выстроить работу в гибкой системе с возможностью поэтапного внедрения новых функций и перспективы масштабирования решения.

• Сокращение ручного труда и максимальное исключение из бизнес-процесса монотонной работы.
• Полный переход врачебной деятельности в единую информационную систему для консолидации данных и систематизации приемов.
• Консолидация учетных и финансовых данных по филиалу.
• Сегментирование клиентской базы с целью повышения возвращаемости пациентов.
• Переход на единую систему на базе "1С" с целью последующего масштабирования решения и консолидации данных в процессе роста бизнеса.

Ситуация до внедрения

Косметологическая клиника Алины Бухаровой – один из лидеров на рынке косметологии республики Татарстан. В работе специалисты клиники используют актуальные методы лечения и самые современные технологии, внедренные в отрасли на сегодняшний день.

В целях оптимизации затрат на содержание и развитие учетных систем, было принято решение перенести весь комплекс медицинской и управленческой деятельности в "БИТ.Управление медицинским центром". В качестве партнера по переходу была выбрана компания "1С:Первый Бит", являющаяся разработчиком конфигурации.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность решения заключается в гибкой настройке конфигурации под задачи и бизнес-процесс клиники. При этом сохранена возможность обновлять ПО одновременно с появлением новых релизов без необходимости последующих дополнительных доработок.

Специалисты полностью ушли от ведения процедур и приемов в excel или сторонних системах, данные об оказанных услугах заносятся в медицинские карты в системе, что позволяет отслеживать нагрузку кабинетов и каждого конкретного сотрудника.

Удалось обеспечить единую рабочую среду для медработников посредством введения интерактивных форм и графических шаблонов, которые врачи могут использовать в своей деятельности.

Медицинская деятельность

Шаблоны приемов адаптированы под специфику клиники и разделены по направлениям.

Разработаны уникальные шаблоны услуг: при проведении косметологических процедур врачи могут работать с овалом лица пациента прямо в системе на встроенной модели – выделять заранее определенные зоны, над которыми после работают с помощью медицинского оборудования.

В силу отличающейся специфики услуг, для каждого типа разработаны уникальные шаблоны. Так, например, в ходе дерматологических, трихологических процедур и удаления татуировок и татуажа используются разные уникальные шаблоны, которые позволяют работать с зонами на теле пациента и прозрачно отражать это в программе простым нажатием на модель в программе.

От зафиксированных в программе зон зависит и стоимость услуг, которая автоматически подсчитывается и отображается в итоговых отчетах. Благодаря доработке удалось обеспечить простой алгоритм оказания услуг и их учет с помощью наглядной визуализации.

Для комплексных услуг, проводимых в течение нескольких процедур, автоматизирован процесс планирования приемов. Теперь плановые приемы бронируются автоматически и отображаются в расписании клиники, что позволяет оперативно информировать пациентов о предстоящих процедурах, управлять нагрузкой врачей, кабинетов и единиц оборудования.

При этом информация о загрузке кабинетов и врачей отражается в отчетах, где занятость специалистов в течение месяца можно отслеживать в процентном соотношении, что позволяет принимать управленческие решения по стимуляции потока пациентов путем формирования специальных предложений и акций на конкретные дни недели или время суток.

Полностью в программу перешел процесс заведения медицинских документов и заполнения медицинских карт, что позволило сократить время на ввод информации и избежать дублирования данных при обмене информацией с государственными системами, в том числе ЕГИСЗ и реестром МДЛП.

Сегментация клиентской базы

В рамках автоматизации процессов бизнес-аналитики реализована сегментация клиентской базы по типам и количеству трат. В окне программы сотрудник регистратуры может формировать списки клиентов с помощью фильтров по количеству трат, задолженностям и типам заказанных услуг. Это позволяет отправлять рассылки или информировать об акциях конкретные категории пациентов, стимулируя их возвращаемость.

В случаях, когда клиенты не пользуются регулярными комплексными процедурами, для повышения их возвращаемости реализован функционал листов ожидания.

Лист ожидания – это база клиентов клиники, у которых не назначены регулярные комплексные процедуры и их следующий визит нельзя определить заранее. Это позволяет точечно применять маркетинговые инструменты на конкретную категорию клиентов и избежать их потери.

Регистратура

Для удобства получения пациентом информации о запланированных визитах и уменьшения времени администратора на подтверждение приемов была реализована интеграция с WhatsApp. Сейчас клиника активно использует информационные рассылки и ведет диалог с клиентами напрямую из "БИТ.Управление медицинским центром" путем переписки в личных чатах.

Для повышения качества клиентского сервиса настроена телефония. В результате оптимизированы затраты на реализацию телефонных рассылок, а настроенная сегментация позволила бизнесу определять подход к клиентам в зависимости от их лояльности к бренду клиники и частоты посещения. Благодаря записи звонков стало возможно корректировать работу администраторов и работать на повышение качества сервиса.

Доработана интеграция с мобильным приложением клиники. Информация о записях из приложения автоматически отражается в расписании.

Управленческий учет

Деятельность бухгалтеров, директоров и отдела маркетинга также перешла в программу. Благодаря настроенным формам отчетности и автоматическому алгоритму подсчета заработной платы сотрудники ушли от заполнения и согласования документов в excel, сбор регламентированной отчетности удалось ускорить в два раза.

Автоматизирован блок подсчета заработной платы. "Клиника Алины Бухаровой" предлагает несколько десятков услуг, которые отличаются по стоимости. В результате от количества выполненных врачом работ зависит и подсчет заработной платы. Теперь, когда учетная система единая, зарплата рассчитывается автоматически и есть возможность прозрачно отслеживать начисления без ручного анализа отчетов по оказанным услугам.

Чтобы окончательно уйти от бумажного документооборота, формы, которые пациенты подписывают при визите в клинику, переведены в электронный вариант и подписываются с помощью планшета. Подписанные документы в режиме реального времени учитываются в системе со статусом "подписано на планшете".

Складской учет

Автоматизирован учет космецевтики. Справочник предлагаемых в клинике препаратов полностью перенесен "БИТ.Управление медицинским центром", настроена интеграция с реестром МДЛП. В результате отпуск препаратов соответствует всем законодательным нормам, а в процессе учета исключена рутинная ручная работа.

Аналитика

Данные о количестве оказанных услуг, нагрузка врачей учитываются во встроенном блоке аналитики. У руководителей клиники появилась возможность оперативно отслеживать востребованность определенных видов услуг, не поднимая бумажные документы.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "БИТ.Управление медицинским центром" в ООО "КЛИНИКА АЛИНЫ БУХАРОВОЙ" на базе "1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ"

Результаты проекта

В результате работы над проектом, на базе "БИТ.Управление медицинским центром" создана единая комплексная информационная система по управлению бизнес-процессами клиники, оказывающей широкий спектр косметологических услуг.

Создано уникальное решение, в котором ряд функций адаптирован под специфику клиники. При этом не нарушена работа типового функционала программы, а наработки итогового решения можно использовать при автоматизации медицинских клиник и центров косметологии.

Ключевые итоги проекта:

• Исключены ошибки в начислении заработной платы.
• Автоматизирован складской учет космецевтики, настроена интеграция с реестром МДЛП.
• Полный уход от согласования бумажных документов.
• Сбор финансовой отчетности ускорен в 2 раза.
• Обеспечение единой рабочей среды для 90% штатных сотрудников.
• Перспектива масштабирования системы.
• Реализована интеграция с телефонией и WhatsApp;
• Пользователи обучены работе с новой единой информационной системой.
• Расширен блок аналитики с помощью сегментации клиентской базы.
• К системе подключен эквайринг, клиника оснащена контрольно-кассовой техникой с возможностью оплачивать услуги картой и по QR-коду.

БИТ.Управление медицинским центром

Архитектура решения и масштаб проекта

БИТ.Управление медицинским центром + БИТ.АТС + БИТ.Phone