Группа компаний "Монолит" — крупный инвестиционно-строительный холдинг, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым.

Ранее задачи в компании обрабатывались через почту. Отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Как следствие, многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (в файловых хранилищах, на корпоративном портале, на компьютерах сотрудников). В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.

Договорная документация согласовывалась в бумажном виде. Несмотря на принятый маршрут согласования, часто согласование выполнялось не с теми сотрудниками. Согласование договоров затягивалось и занимало более 2 недель, что порой приводило к задержке строительных работ.

Отсутствовал внутренний Центр компетенций по документообороту, который бы контролировал сроки исполнения документов и задач, а также занимался бы разработкой унифицированных форм документов и формализацией делопроизводственных процессов. В результате в каждом подразделении сложились свои правила ведения документации, что мешало эффективному взаимодействию сотрудников разных подразделений в рамках «сквозных» бизнес-процессов. 

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот". Партнером по внедрению стала компания "Портал-Юг", имеющая успешный опыт автоматизации в Южном федеральном округе и за его пределами, подтвержденный положительными отзывами и рекомендациями клиентов.

Проект внедрения длился 6 месяцев и был завершен в плановые сроки и в рамках планового бюджета. На данный момент в системе работает более 300 сотрудников предприятия.

Ключевые итоги проекта:

• Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет формализации и контроля задач. Руководство предприятия теперь может постоянно осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной. Исполнители задач могут лучше и быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач завязано на систему мотивации сотрудников. Просрочка задач сократилась на 80%.
• Организовано единое хранилище входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации. Это позволило обеспечить сотрудникам быстрый доступ к документам. Теперь на поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Также полностью решена проблема потери документов.
• Ускорился процесс согласования договоров с 2 недель до 3 дней. Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгого согласования. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать договор от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения.
• Создано новое структурное подразделение — отдел делопроизводства, на который возложены функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы. В результате взаимодействие подразделений улучшилось, а обработка распорядительной и нормативно-справочной документации, а также входящей и исходящей корреспонденции ускорилась в 2 раза. Например, если раньше входящее письмо доходило адресату на исполнение в течение 3-4 дней, то теперь — максимум в течении 2 дней.

Начальник Департамента информационных технологий Смагин Игорь Витальевич отмечает: "Система электронного документооборота на базе решения „1С:Документооборот“ позволила повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Руководство получило инструмент контроля за оперативной деятельностью компании. Благодаря программе, договоры теперь согласовываются не недели, а считанные дни".


Группа компаний "Монолит" является крупным инвестиционно-строительным холдингом, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. Группа занимает лидирующие позиции среди застройщиков полуострова Крым. Адрес: Республика Крым, г. Симферополь, пр. Победы, 28А.

Тел.: 8 (800) 302 88 08; сайт: http://monolit.site/, e-mail: rielt@monolit.net.

Компания "Портал-Юг" — официальный партнер фирмы "1С" с 2001 года.

Портал-Юг имеет статусы: 1С:Франчайзи, 1С:Центр реальной автоматизации, 1С:Центр ERP, Центр компетенции 1С:КОРП, 1С:Центр компетенции по документообороту, 1С:Центр компетенции по образованию, 1С:Центр сертифицированного обучения, Авторизованный центр сертификации, 1С:Центр сетевой компетенции, 1С:Консалтинг, 1С:Центр компетенции по медицине, 1С:Центр компетенции по бюджетному учету.

Компания сертифицирована по ISO 9001:2015. За 19 лет работы на рынке постоянными клиентами компании стали свыше 3 000 предприятий Южного федерального округа.

В компании работает 130 консультантов-программистов, имеющие более 1 500 сертификатов 1С по системам на платформе "1С:Предприятие 8". Адрес: 350020, Краснодарский край, г. Краснодар, ул. Коммунаров, д. 268, корпус Д, 3 этаж, оф. 701

Тел.: 8 (861) 279-33-66; сайт: www.portal-yug.ru; e-mail: mail@portal-yug.ru.

https://v8.1c.ru/news/1s-dokumentooborot-pomog-stroitelnomu-kholdingu-monolit-sokratit-prosrochku-za...