Цели проекта

• Повышение эффективности работы склада, цеха сборки и отдела закупок
• Автоматизация учета доходов и расходов
• Подключение всех сотрудников к работе в 1С
• Сокращение рутинных операций по планированию работы производства и закупки материалов и товаров у поставщиков.

Ситуация до внедрения

"КВАДРАТИС" – это производственно-торговая компания, которая поставляет широкую номенклатуру уплотнительных прокладок для автоиндустрии во все регионы Российской Федерации и за ее пределы. Производство успешно функционирует и развивается уже более 17 лет. Производственные мощности дают возможность выпускать широкий ассортимент продукции, используемой при ремонте и обслуживании всех основных моделей отечественных легковых (ВАЗ, ГАЗ, УАЗ) и грузовых (МАЗ, КАМАЗ, ЗИЛ, ГАЗ) автомобилей, а также иномарок, лодочных моторов и другой техники.

Ранее для ведения учета в компании использовался программный продукт "1С:Управление торговлей" ред. 10. При этом не были автоматизированы складские операции и процесс закупки.

Отдел продаж:

1. Было сложно прогнозировать сроки отгрузки клиентам, т.к. в системе не было информации о планируемых сроках поступления товаров от поставщика.
2. Не было возможности контролировать процесс отгрузки товаров по заказу клиента на складе. Контроль происходил путем звонков и сообщений в мессенджерах.
3. Занесение данных по заказам клиентов происходило в Excel. Это занимало много времени в связи с тем, что наименования клиента и наименования в нашей базе отличались, сопоставление происходило вручную.

Снабжение:

1. В системе "1С" не было механизмов для расчета потребности в количестве комплектов, которые требуется произвести для продажи, эти операции производились в Excel. Также в "1С" невозможно было определить количество материалов, которые требуется закупить для производства. Для формирования заказов в производство и заказов поставщику отдел закупки самостоятельно рассчитывал в Excel потребность в комплектах, которые необходимо произвести. На основании рассчитанной потребности производства вычислялась потребность в материалах, которые необходимо закупить, чтобы обеспечить производство и отгрузки. В связи с тем, что в разных комплектах состав может пересекаться, приходилось сводить таблицы между собой вручную. Это занимало много времени.
2. Поскольку расчет потребностей происходил отдельно от системы "1С", в базе не оформлялись заказы поставщику и заказы в производство. Из-за этого не было информации об ожидаемом поступлении материалов, и сложно было прогнозировать сроки производства. Также сложно было отслеживать, что было заказано у поставщика и что уже пришло по факту.
3. Много времени уходило на ввод приходной накладной от поставщика, т.к. заказ поставщику оформлялся вне "1С". Документ поступления товаров вбивался вручную. Причем в связи с тем, что наименование поставщика могло отличаться от нашего наименования, дополнительно уходило время на сопоставление позиций в накладной и в базе.
4. Невозможно было контролировать процесс приема товаров на складе. В случае расхождений между фактическим количеством и количеством в накладной, эти расхождения никак не учитывались в системе.
5. Также отдел снабжения контролировал корректность заполнения данных в справочнике номенклатуры. В старой системе структура справочника была построена неоптимально, из-за этого возникало много ошибок в дальнейших процессах: производство, закупка, отгрузка, ценообразование, анализ отчетности и др.
6. Контроль сроков оплат происходил вне системы.

Склад:

1. Поскольку не было внедрено адресное хранение, поиск нужного товара или материала отнимал много времени из-за отсутствия в системе данных о том, в какой ячейке находится товар.

Цех сборки:

1. Закупщик формировал заказы на сборку в Excel. Далее цех сборки собирал заказ, кладовщики цеха сборки на бумаге отмечали, какой заказ и какой бригадой собран. После чего заказ передавался закупщику, который вручную вносил сведения в "1С". Невозможно было в оперативном режиме отслеживать стадии сборки, какие комплектующие уже заказаны и какие требуется заказать, общее количество заказов. Для сбора такой информации требовалось много времени. Также в связи с тем, что у цеха сборки не было доступа к программе, состав комплекта брался из Excel, из-за чего также возникало много ошибок в учете.

2. Расчет зарплаты цеха сборки тоже происходил вне системы и занимал много времени. Сумму зарплаты требовалось включать в себестоимость произведенных комплектов.

Учет доходов и расходов:

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта основной задачей была оптимизация процесса анализа потребности в производстве и закупки материалов для производства. Для этого использовалось стандартное рабочее место по формированию заказов по потребностям, которое было доработано под бизнес-процессы и потребности заказчика.

Также при внедрении ордерной схемы и адресного хранения на складе были выполнены доработки рабочих мест, которые упрощают и ускоряют создание документов, отражающих факт отбора или размещения товаров в ячейки.

Для цеха сборки было разработано отдельное упрощенное рабочее место, которое позволяет "одной кнопкой" отражать факт производства комплекта. Также реализованы механизмы расчета управленческой заработной платы цеха сборки.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Управление торговлей 8" в ООО "Квадратис"

Результаты проекта

Отдел продаж:

1. В оперативном режиме видна информация о заказах клиента, которые склад отгружает, видно текущее состояние отгрузки.
2. Отчеты по контролю оплат формируются в системе.

Снабжение:

Закупщик формирует в "1С" заказы на сборку, анализирует наличие комплектующих, если чего-то не хватает – формирует заказ поставщику. Расчет комплектующих происходит автоматически. Сейчас процесс занимает 1-2 часа, ранее уходило гораздо больше времени.

2. В связи с тем, что процесс расчета потребностей происходит в системе, то формирование заказа поставщику происходит автоматически. Это ускорило ввод приходных накладных при поступлении товаров, а также появилась информация об ожидаемых поступлениях товаров и сроках поставки.

3. Контроль сроков оплат поставщикам происходит в системе.

4. В оперативном режиме видна информация о процессе приемки товаров на склад, а также появилась возможность контроля расхождений между накладными и фактически пришедшим количеством.

5. Была оптимизирована структура справочника номенклатуры, что упростило все дальнейшие процессы предприятия.

Склад и цех сборки:

Кладовщики и цех сборки подключены к работе в "1С". Внедрена ордерная схема и адресная схема на складах. При поступлении в "1С" заказа от отдела продаж кладовщики сразу берут его в работу. Ранее для большей оперативности нужно было звонить в цех сборки.

2. За счет того, что цех сборки подключен к базе, уменьшилось количество ошибок, связанных с неактуальностью спецификаций, т.к. теперь материалы, из которых необходимо произвести комплект, цех сборки видит сразу в программе.

3. Видна текущая загрузка склада и цеха сборки. У кладовщиков появилась возможность контролировать остатки по своим складам.

4. Автоматизирован расчет заработной платы работников цеха сборки. Реализованы механизмы включения зарплаты в себестоимость произведенных комплектов.

Учет доходов и расходов:

Теперь из "1С" легко получить отчет по доходам и расходам, по прибыли, по убыткам, по движению денежных средств.

Планы на будущее:

1. Внедрение ТСД
2. Создание обезличенных рабочих мест на складе, чтобы ускорить процесс выдачи заданий на отбор (размещение) товара
3. Внедрение механизмов для анализа загрузки производства и склада

4. Внедрение механизмов по управлению очередью сборки и отгрузки заказов.

Внедренные программные продукты

1С:Управление торговлей :
• Управление отношениями с клиентами
• Управление правилами продаж
• Управление процессами продаж
• Управление торговыми представителями
• Управление запасами
• Управление закупками
• Управление складом
• Управление доставкой товаров
• Управление финансами
• Контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия

Архитектура решения и масштаб проекта

• Управление продажами и взаиморасчетами с клиентами
• Ордерный учет на складе, адресное хранение
• Управление производством комплектов
• Управление денежными средствами и доходами и расходами предприятия
• Ценообразование, формирование прайсов
• Снабжение и управление взаиморасчетами с поставщиками
• ЭДО с контрагентами

В рамках проекта актуализированы данные по НСИ, накопившиеся за более чем 10 лет работы в предыдущей системе. Выстроена более оптимальная структура НСИ, позволяющая получать отчетность в требуемых разрезах.

Разработан функционал по загрузке НСИ, остатков, цен номенклатуры, истории продаж за последние 2 года работы.

Количество автоматизированных рабочих мест: 23