Цели проекта

• Полное управление с помощью контроля показателей по финансовой и операционной деятельности предприятия;
• Быстрое и качественное взаимодействие между подразделениями для оказания высокого сервиса клиентам;
• Оперативное и корректное принятие решений по заказам и производству с помощью расширения функционала системы;
• Безубыточная работа склада благодаря своевременному управлению товаропотоками в программе;
• Повышение качества и скорости получения информации для управления бизнесом.

Ситуация до внедрения

Буркит Сэйфти - ведущий поставщик высококачественных средств индивидуальной защиты (СИЗ) с опытом работы более 13 лет в Казахстане. Реализует ассортимент из более чем 5000 ед. средств индивидуальной защиты производства Европы, Канады, США, UK и Казахстана, это химзащитные комбинезоны, алюминизированные костюмы, спецодежда из огнестойкого волокна, спецобувь, газоанализаторы, выдыхательные аппараты, самоспасатели и связанные услуги. На фабрике Буркит Сэйфти организовано собственное производство спецодежды, предусмотрена доставка по всему Казахстану.

Складские запасы на 7 миллионов долларов распределены по 6 населенным пунктам Казахстана (Атырау, Алматы, Актау, Актобе, Тенгиз Аксай). Компания обслуживает свыше 2 000 квадратных метров мест хранения средств индивидуальной защиты.

В 2022 году запущено собственное производство газоанализаторов. Аккредитованная лаборатория Буркит Сэйфти оказывает услуги по ремонту и государственной поверке газоанализаторов, а также обслуживанию дыхательных аппаратов, предоставляет техническую и информационную поддержку клиентам.

В компании Буркит Сэйфти использовалась устаревшая конфигурация "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана", ред.2.0, кадровый учет велся в "1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана" ред.2.0. Так как решение "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана" официально более не поддерживалось, был недоступен современный функционал интеграции с актуальными государственными Информационными площадками.

Устаревшие процедуры и алгоритмы негативно сказывались на производительности и функциональности текущей программы, периодично слетали права пользователей.

Специалисты 1С:Первого Бита провели обследование системы на наличие доработок, провели интервью со сотрудниками Буркит Сэйфти, учли пожелания структурных подразделений по ведению финансового, торгового, складского, кадрового учета на единой платформе и предложили внедрение "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана".

Внедрение "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана" предусматривало перенос данных из двух систем: "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана" и "1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана". Широкий функционал, доступный в типовом решении "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана", покрывает необходимые области, включая производство, кадры, склады, финансы, сервис, торговлю и др.

Уникальность и инновационность проекта

1. Буркит Сэйфти - многопрофильная компания с большим количеством бизнес-процессов и направлений деятельности. Эксперты компании 1С:Первый Бит учли специфику производства, ведение складских операций, импорта, функционала по продажам.
2. Согласно поставленным задачам, эксперты 1С:Первого Бита доработали функционал "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана".

В документ Заказ поставщику добавили:

1. Номер счета
2. Адрес склада
3. Гарантии
4. Сертификаты

При формировании заказа поставщикам теперь доступен выбор склада. Менеджер создает полный заказ поставщику для отгрузки с указанием города, точного адреса, исключая дополнительные ручные описания в заказах. Теперь также доступен ввод номеров сертификатов и гарантии: допустим, пришел запрос по товару на гарантии, тогда применяется действующий код гарантии.

Ранее в "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана" курс валюты вводился вручную. Срабатывал человеческий фактор, так как часть оплаты поставщикам проходила по курсу даты аванса, а остаток - по дате фактического приема товара. Благодаря доработке Расчет с поставщиками по дате авансовых платежей курс напрямую подтягивается из Национального банка и поступления садятся корректно по дате авансовых платежей.

Благодаря доработке Состояние выполнения заказа специалист склада или отдела продаж отслеживает статус заказа, управляет процессами отгрузки, передачи товаров, учета остатков.

Большинство заказов поставщикам создаются на основании заказов клиентов. В случае отмены заказа клиента, связанный с ним заказ поставщику теряет значимость.

В обработке Закрытие заказов поставщикам и клиентам прослеживается цепочка и подтверждается потребность со стороны клиента для дальнейшего формирования запросов.

В Заказ покупателя добавлено поле "Размещение", в котором менеджеры Буркит Сэйфти выбирают "Заказ поставщику" либо "Склад", благодаря чему при формировании заказа менеджеры отдела продаж отслеживают остатки в разрезе складов и идет распределение заказов по складам компании Буркит Сэйфти. Если заказа нет в наличие, идет прямое оформление Заказа поставщику. Покупатель оперативно получает информацию, в каком городе, на каком складе доступен заказ на средства защиты.

Также доступна аналитика. Например, сформирован заказ на 100 комплектов специальной защиты от контрагента X, отгрузка происходит частично, представители заказчика приезжают, выбирают подходящие размеры и забирают товар на складах. Инструмент Анализ учитывает количество по выданным комплектам и по планируемым к выдаче.

В документах Реализация ТМЗ и услуг, в табличной части доработан механизм отгрузки по нескольким складам. Если Контрагент-покупатель работает в нескольких городах, сотрудники Буркит Сэйфти собирают единый заказ и отгружают товары сразу с нескольких складов по месту требования.

Предоставление скидки клиентам в виде указываемого процента реализовано в типовом решении "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана" в расширении Заказ покупателя. Настроены права доступа к скидкам только группе сотрудников.

Для наглядности разработаны файлы, адаптированные для печати:

• Счет на оплату,
• Заказ покупателя,
• Заказ поставщику,
• Коммерческое предложение.

Бланки передаются нарочно покупателям для оплаты и получения заказа, поставщикам для сборки и отгрузки заказов. Готовое коммерческое предложение исключает ручное формирование, сохраняет единую стилистику и требует минимальных уточнений. Менеджер использует корректные остатки, характеристики из "1С".

Пожелания менеджеров компании Буркит Сэйфти к новой учетной системе, например, такие как сверка управленческого и бухгалтерского учета, остатки по номенклатуре, списание и оприходование, единое во всех отчетах, реализованы путем внедрения типового функционала "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана".

Для того чтобы поставить задачу в производство, менеджер Буркит Сэйфти с помощью доработки Формирование заказов по потребностям для производства анализирует заказы с нулевым и минимальным количеством в наличии. Таким образом избегает излишка на складах и рационально использует ресурсы производственного отдела. Для отслеживания стадий заказов добавлены статусы: Создан, Выполнен, Отменен.

Менеджер по работе с клиентами с помощью обработки Рабочее место менеджера при создании заказа покупателя, заказа поставщику и отгрузки товара использует номенклатуру, остатки в разрезе складов.

С помощью отчета по продажам менеджер отслеживает созданные заказы, статусы перемещения, выданные и планируемые к выдаче товары. Отчет по выписанным счет-фактурам определяет наличие закрывающих документов по отгруженным товарам.

Теперь финансовому директору или главному бухгалтеру на основании выданных прав доступен механизм выделения номенклатуры, которая не доступна к заказу. Таким образом менеджеры отдела продаж владеют корректной и оперативной информацией по товарам для выдачи клиентам и производства.

Доработан документ Кадровый приказ с 5 видами операций:

• Премирование
• Возмещение расходов
• Представительские расходы
• Материальная помощь
• Удержание

Данные встроенные операции исключают ручное формирование, сохраняют единую стилистику и нормы, также по ним доступна прямая распечатка из "1С".

Специалисты компании "1С:Первый Бит" перенесли из "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана" и "1С:Зарплата и управлением персоналом для Казахстана" в "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана" следующие данные:

• справочники системы,
• остатки регламентированного учета
• регистры накоплений
• регистры сведений

Перенесены и сохранены исторические данные: средняя зарплата сотрудников и взаиморасчёты с сотрудниками. Консультантами "1С:Первого Бита" разработаны и применены правила переноса документов, сформирован список по приоритету и структурированные алгоритмы передачи информации.

Также перенесены доработанные отчеты:

• Анализ доступности товаров на складах,
• Анализ продаж: Продажи,
• Ведомость по заказам поставщику,
• Анализ плановых остатков,
• Отчет о доходах и убытках,
• Отчет о денежных средствах,
• Ведомость по товарам на складах,
• Ведомость по свободным остаткам,
• Товары в резерве на складах,
• Анализ точки заказа.

И свыше 30 документов, некоторые из них:

в "1С:Управление торговым предприятием для Казахстана"	в "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана "
Авансовый отчет	Авансовый отчет
Списание ТМЗ	Внутреннее потребление - Списание на расходы
Возврат товаров от клиента	Возврат товаров от клиента
Возврат товаров поставщику	Возврат товаров поставщику
Заказ клиента	Заказ клиента
Заказ поставщику	Заказ поставщику
Заявление о ввозе товаров из ЕАЭС	Заявление о ввозе товаров из ЕАЭС
Перемещение товаров	Перемещение товаров
Платежное поручение входящее	Поступление безналичных денежных средств
Принятие к учету ОС	Принятие к учету ОС
Поступление ТМЗ и услуг	Приобретение товаров и услуг
Поступление доп. расходов/ приобретение услуг	Приобретение услуг и прочих активов
Приходный кассовый ордер	Приходный кассовый ордер
Приходный ордер на товары	Приходный ордер на товары
Отчет производства за смену + Требование-накладная	Производство без заказа
Оприходование товаров	Прочее оприходование товаров
Расходный кассовый ордер	Расходный кассовый ордер
Расходный ордер на товары	Расходный ордер на товары
Реализация ТМЗ и услуг	Реализация товаров и услуг
Комплектация ТМЗ	Сборка товаров
Платежное поручение исходящее	Списание безналичных денежных средств
Списание ТМЗ	Списание недостач товаров
Списание ОС	Списание ОС
Счет-фактура выданный	Счет-фактура выданный
Счет-фактура полученный	Счет-фактура полученный
ГТД по импорту	Таможенная декларация на импорт
Оплата от покупателя плат картой	Экваринговая операция

В каждой точке отгрузки товаров интегрировали 1С:Webkassa с "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана", благодаря чему данные по продажам передаются в ОФД согласно требованию законодательства Казахстана.

Настроено разделение прав доступа, например, доступ к заработной плате, к начислениям переменной части, скидкам и другой конфиденциальной информации имеется только у определенной группы пользователей.

Так как следующим этапом запланировано внедрение финансового, производственного, сервисного учета, при переносе учтены методологии и подходы для подготовки системы к интеграции с БитФинанс, особенности производства и серийного учета в сервисе.

Публикации о проекте

• Процесс производства газоанализаторов в Буркит Сейфти

• Внедрение автоматизированной информационной системы на базе ПП "1С:Комплексная автоматизация для Казахстана. Редакция 2.4" в ТОО «Borkit Safety»

Результаты проекта

1. Создана современная единая платформа для финансового учета и управления операционной деятельностью;
2. Все реализованные процессы призваны обеспечить получение клиентом на всех этапах обращения к поставщику СИЗ Буркит Сэйфти высокого сервиса – начиная с коммерческих предложений и заканчивая детализированными заказами на отгрузку;
3. Детальный учет по товаропотоку: учет по заказам клиентов, заказам поставщикам, отгруженным заказам, остаткам на складах;
4. Высвобождение денег из запасов путем определения излишков и формирования заказов только по нулевым позициям;
5. Снижены или исключены ошибки, связанные с человеческим фактором;
6. Исключены дублирования ручного ввода данных;
7. Организован процесс учета затрат на производстве.

Внедренные программные продукты

1С:Комплексная автоматизация для Казахстана :
• Внеоборотные активы
• Закупки
• Склады
• Зарплата и кадры
• Продажи
• Финансовый результат и контроллинг
• Казначейство, банк и касса

Архитектура решения и масштаб проекта

В компании Буркит Сэйфти работает 300 сотрудников, автоматизированы 100 рабочих мест в бухгалтерии, отделе кадров, отделе продаж, складском отделе и у финансистов.