Цели проекта

• использование единой системы электронного документооборота всеми компаниями Группы КТЗ;
• модификация и доработка программного обеспечения системы электронного документооборота под требования бизнеса и пользователей системы;
• унификация процессов документооборота.

Ситуация до внедрения

Группа КТЗ (группа компаний Концерна "Тракторные заводы" - совокупность обществ, образующих с ООО "КТЗ" одну группу лиц) – крупнейшее объединение, интегрирующее проектирование, производство, продажу, обеспечение комплектующими и запчастями, а также сервисное обслуживание техники.

Высочайшее качество и конкурентоспособность продукции – основа деятельности компании: от маркетинга и проектирования до отгрузки и сервисного обслуживания.

Предприятия Группы КТЗ в качестве системы электронного документооборота с февраля 2022 года используют систему электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот КОРП".

На момент начала проекта система электронного документооборота была внедрена на 10 предприятиях Группы КТЗ, расположенных в городах Москва, Чебоксары, Саранск, с количеством пользователей – 1500 сотрудников.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальностью настоящего проекта является:

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Внедрение системы электронного документооборота на 7 предприятиях с передачей системы в промышленную эксплуатацию осуществлялось в период с февраля 2023 года по август 2023 года включительно. На сроки и качество внедрения большое влияние оказал опыт предыдущего внедрения на предприятиях Группы КТЗ, знание общих требования к процессам документооборота между предприятиями Группы КТЗ. Процессы документооборота внутри предприятий выстраивались и внедрялись исходя из потребностей пользователей и бизнес-процессов предприятий. По имеющемуся опыту работы в системе электронного документооборота с февраля 2022 года пользователями предприятий Группы КТЗ были высказаны пожелания о необходимости изменения интерфейсной составляющей системы типовой конфигурации, исходя из специфики процессов согласования - внесения изменений в типовую процедуру согласования, доработки типовой конфигурации в части многоадресной рассылки документов, расширении реквизитного состава и др.

Результаты проекта

В результате реализации проекта "Внедрение и модификация системы электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот КОРП" было получено следующее:

1. документооборот по 7 компаниям Группы КТЗ перенесен в единую базу, стандартизирован;

2. проведены работы по доработке функционала системы:

2.1. процесс согласования:

• в системе реализован механизм "Согласование до визы" (петлевое согласование);
• в окна просмотра задач выведена форма "Ход согласования";
• реализован механизм прерывания процесса согласования с выводом комментариев в лист согласования.

2.2. многоадресная рассылка:

• настроена многоадресное направление документов с учетом видовой принадлежности документа: в переписке – множественные адресаты, в организационно-распорядительных документах – список рассылки, во входящих документах – основной и дополнительные адресаты.

2.3. документы:

• созданы 11 дополнительных видов документов, в каждом из которых прописаны по 17 шаблонов с индивидуальным маршрутом движения;
• путем индивидуального подхода к каждому виду документа решен вопрос с направлением документов по адресации, настроена автозамена автора процесса на подписанта.

2.4. печатные формы:

• доработаны имеющиеся формы листов согласования;
• разработана форма контрольной карточки по процессу исполнения, стоящему на контроле.

2.5. интерфейс:

• реализовано деление файлов на основные и вспомогательные;
• настроен расчет суммы НДС в договорных документах в соответствии с выбранной ставкой.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП :
• Документы и файлы
• Мероприятия
• Совместная работа
• Управление бизнес-процессами
• Учет рабочего времени
• Мобильный клиент 1С:Документооборот 8

Архитектура решения и масштаб проекта

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Сервис "1С:Контрагент"
• Сервис "1СПАРК Риски"
• 1С:Сервер взаимодействия
• Windows Server 2019
• Microsoft SQL Server 2019
• Internet Information Services (IIS)
• Microsoft Exchange Server
• Microsoft Office