Цели проекта

1. сделать инструмент для принятия управленческих решений;
2. автоматизировать управление проектной компанией;
3. создать инструмент для получения оперативной информации о всех рабочих транзакциях, в том числе визуализировать аналитику эффективности работы сотрудников, складскую аналитику и финансовую аналитику в дашборды;
4. автоматизировать расчет мотивационных схем для сотрудников;
5. создать систему, которая будет помогать сотрудникам систематизировать рабочий процесс, планировать временные и производственные ресурсы, выходить на более высокий профессиональный уровень;
6. настроить механизм согласования по проекту в рамках системы с учетом формирования уведомлений об окончании сроков проекта, поступлении товаров, согласовании проектных задач.

Ситуация до внедрения

Инжиниринговая компания полного цикла ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" специализируется на проектировании и технической разработке в области промышленной автоматизации, а также импортозамещении и локальной техподдержке производственных процессов. Компания осуществляет широкий спектр услуг: технический аудит производства, разработка проектно-технической документации и программного обеспечения среднего и высокого уровня, производство комплексных шкафов автоматики, а также шеф-монтажные и пуско-наладочные работы с последующим сервисным обслуживанием систем, в том числе путем удаленной диагностики и мониторинга технологического оборудования.

До внедрения ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" имело низкий уровень автоматизации внутренних производственных процессов (разработка документации, согласование, синхронизация выполнения и др.), весь учет, касающийся проектной, логистической, закупочной и иной хозяйственной деятельности, велся вручную в таблицах xlsx. У компании на момент обращения было одновременно в работе 18 проектов автоматизации заводских предприятий. Каждый проект предполагает следующие этапы: обследование или предпроектные изыскания, согласование концепции проекта, создание рабочей конструкторской документации и исполнительной документации, закуп материалов, сборка оборудования, монтаж, пуско-наладочные работы. При этом на основе множества разрозненных документов и нескольких таблиц xlsx невозможно было проводить сквозную аналитику по загруженности и эффективности того или иного специалиста, по рентабельности проекта и в иных разрезах. Соответственно, и скорость принятия управленческих решений была ограничена.

В какой-то момент объем заказов превысил возможности ручного управления. ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" рассматривала разные варианта формирования единой информационной системы как для управления своей основной деятельностью – проектной автоматизацией, так и для управления сопутствующими блоками – финансы, расчет зарплаты и управление персоналом, закупки. Важным для компании была возможность, во-первых, быстрого получения MVP, возможность использовать систему в боевых условиях; во-вторых, простота и интуитивно понятный интерфейс, дружелюбный к пользователю; в-третьих, возможность в рамках этой системы делать сквозную аналитику и визуализировать ее результаты дашбордами.

Совместно с проектной командой был выбран в качестве основы новой системы программный продукт "1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой". Такой выбор был обусловлен широким функционалом проектного блока, позволяющим полноценно управлять проектами, а большое количество разрезов, аналитик, настроек, отчетов позволяет сделать проектный учет максимально прозрачным для руководства. Отраженный в 1С:УНФ функционал полноценного учета, включающий закупки, продажи, бухгалтерию, закрывал все потребности ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС". Открытый код 1С позволял кастомизировать систему под пожелания компании.

Уникальность и инновационность проекта

Проект изначально отличался высокой степенью неопределенности: не было конкретных требований к системе, был низкий уровень текущей автоматизации, существовало некоторое недоверие со стороны ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" к самой возможности создать комплексную управленческую систему, так как со стороны компании это была не первая попытка автоматизировать проектное управление.

В связи с вышесказанным проектная команда предложила ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" реализовывать проект при помощи гибкой проектной методологии scrum. Работа над проектом велась в рамках двухнедельных спринтов, каждый день совместно с руководителем проекта со стороны ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" проводились стендапы по выполненным задачам из утвержденного на спринт бэклога, вносились коррективы.

Благодаря максимальной включенности в проект со стороны ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС", оперативной обратной связи и быстрому согласованию технических моментов, проектной команде удалось в минимальные сроки – 6 недель – передать пользователям MVP систему, закрывающую базовые потребности.

В первую очередь были реализованы блоки закупки и проектный учет, подразумевающий минимально необходимый для ведения проектов и учета проектной деятельности функционал, настроенный под особенности ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС". Далее в рамках проекта осуществили следующие доработки:

• доработали обработку структура проекта. В структуре проекта был реализован механизм подсвечивания задач (просроченные, выполняемые, законченные), а также механизм установки фактического времени начала и окончания задачи;
• создали обработку и печатную форму "Работы исполнителей". Обработка предназначена для вывода списка текущих проектных задач в разрезе исполнителя. Просроченные задачи выделяются красным цветом. Есть возможность вывода данного списка работ на печать в виде заказ-наряда;
• разработали документ "Учет трудозатрат по задаче", который позволяет автоматически заполнять трудозатраты в периоде даже если задача еще не окончена. Рабочее время рассчитывается в зависимости от Доли трудозатрат и фиксируется в разрезе проекта, проектной задачи, трудового ресурса и сроков выполнения задачи;
• доработан отчет по затратам трудовых ресурсов (План-факт), который выводит информацию о том, сколько сотрудник приносит денежных средств компании по зафиксированной внешней ставке (по плану и по факту), а также сколько сотрудник реально вырабатывает относительно выплаченной ему заработной платы. Информацию можно смотреть в разрезе проектов и сотрудников;
• разработали АРМ "Управление проектами". АРМ предназначено для аккумулирования информации по проекту. АРМ содержит в себе следующую информацию: сроки, текущие задачи, данные о заказчике, данные о команде проекта и ее трудозатраты. Также АРМ обеспечивает доступ к проектной документации, расположенной на сетевом диске, и позволяет отслеживать закупки материалов и оборудования. При помощи АРМ можно фиксировать заём ресурсов между проектами;
• разработали механизм формирования и отслеживания задолженности по номенклатуре в разрезе проектов. Для того, чтобы отслеживать, какая номенклатура была взята из резерва на другой проект (вне плана), доработано несколько складских документов. При формировании отчета "Остаток резерва к возврату" выводится информация о том, какая номенклатура была взята из резерва и на какой проект ее необходимо вернуть при поступлении товара;
• доработали АРМ "Панель руководителя", в рамках которого упростили интерфейс по структуре проекта;
• реализована загрузка спецификации из Eplan. При загрузке номенклатуры указывается количество. Если номенклатуры не существует, то она создается, исходя из данных Eplan. На основании загруженного списка номенклатуры можно создать несколько заказов поставщикам, в каждый из которых попадет только нужная номенклатура.
• реализован сбор факта по бюджетам проектов. Для корректного ведения бюджета каждого проекта был доработан документ Расход со счета. Заработную плату сотрудников, с помощью доработки, можно распределить по проектам в зависимости от их фактических трудозатрат либо равномерно (как и любой другой расход). При этом система автоматически определяет список задач или трудовых ресурсов, на которые будет распределяться сумма;
• по показателям были настроены аналитические панели - Панель руководителя, Монитор проекта, Пульс бизнеса.

В планах по развитию системы настройка интеграций с 1С:Бухгалтерия и реализация пользовательского мобильного приложения.

Публикации о проекте

• Автоматизация проектного управления для инжиниринговой компании полного цикла

Результаты проекта

1. в короткие сроки создана единая для всех пользователей информационная система, функциональность которой отвечает всем первостепенным потребностям ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС";
2. автоматизирован блок проектного управления, созданы кастомные АРМы. Все процессы, касающиеся проектного управления, теперь отражаются в системе, в том числе процесс согласования документов по проекту;
3. автоматизирован блок финансовой аналитики, закупки и склад, настроена взаимосвязь с данными из блока проектного управления;
4. предусмотрена возможность визуализации сквозной аналитики, настроены 3 дашборда.

Внедренные программные продукты

1С:УНФ + РМ Управление проектной фирмой :
• Закупки
• Деньги
• Проекты
• Проектное бюджетирование
• Трудозатраты проектов
• Склад

Архитектура решения и масштаб проекта

До начала проекта ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" имел низкий уровень автоматизации внутренних производственных процессов, весь учет велся вручную в таблицах xlsx. По окончанию проекта ООО "МИКРОТЕРМ ПЛЮС" работает в единой для всех пользователей системе, созданной на базе программного продукта "1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой".