Цели проекта

Целью проекта представительств транснациональной корпорации PepsiCo в странах СНГ стало осуществление перехода на региональные версии информационных систем по кадровому учету и расчету заработной платы на базе платформы "1С:Предприятие 8".

Переход на современное программное решение "1С:Зарплата и управление персоналом для Узбекистана", Казахстана и Беларусь позволит добиться решения ряда задач, среди них:

• унификация процессов кадрового учета и расчета заработной платы;
• приведение процессов по кадровому учету и расчету заработной платы к стандартам компании PepsiCo;
• выгрузка консолидированных данных в локальные системы "1С:ERP Управление предприятием";
• создание единой среды для ведения кадрового учета и расчета заработной платы с поэтапным объединением юридических лиц всей группы компаний;
• снижение затрат на поддержку, обновление и развитие системы кадрового учета и расчета заработной платы за счет использования единой конфигурации системы;
• возможность получения всей необходимой достоверной, оперативной, детальной и непротиворечивой информации по персоналу по всей группе компаний из единого окна;
• контроль ввода данных и разделение прав доступа согласно внутренним регламентам компании.

Ситуация до внедрения

В Узбекистане процессы кадрового учета и расчета заработной платы сотрудников представительства PepsiCo ранее не были автоматизированы и велись в электронных таблицах и устаревшей версии "1С:Бухгалтерия для Узбекистана".

В Казахстане и Беларуси кадрово-расчетный учет велся в старых необновляемых региональных конфигурациях "1С:Зарплата и управление персоналом". Поддержка и развитие этих программ не представлялись возможными. Большое количество операций рассчитывалось вручную и только фактические данные вносились в системы.

В связи с этим руководством группы компаний PepsiСo в СНГ в 2023 году была поставлена задача по переводу и адаптации вышеуказанных систем для трех подразделений на современное программное решение "1С:Зарплата и управление персоналом" редакции 3 с приведением целевых процессов к единым корпоративным стандартам.

Интегратором выступил надежный партнер фирмы "1С" - компания "WiseAdvice-IT" с 20-летним опытом внедрения, в том числе программных решений HRM-класса в области автоматизации кадровых процессов и расчета заработной платы для топовых российских компаний из рейтинга "РБК 500".

Уникальность и инновационность проекта

Проект внедрения зарплатного блока и кадрового учета в компаниях PepsiCo в трех странах СНГ был реализован за 4 месяца.

Внедрение проходило в 6 этапов:

1. Предпроектное обследование: проведение интервью, анализ текущих информационных систем PepsiCo для Узбекистана, Казахстана и Беларуси.
2. Перенос доработанного функционала на новые конфигурации, доработка новых конфигураций под требование бизнеса.
3. Миграция данных из текущих автоматизированных систем.
4. Подготовка к вводу в действие: развертывание информационных баз, обучение пользователей, настройка доступа к новым автоматизированным системам.
5. Опытно-промышленная эксплуатация. Ведение двойного учета в старой и новой системах, поиск и исправление ошибок, сверка итоговой управленческой отчетности.
6. Промышленная эксплуатация. Гиперподдержка на этапе промышленной эксплуатации, консультирование пользователей и доработка функционала по необходимости.

Внедрение выбранного программного решения происходило по регионам. Сначала новая региональная "1С:Зарплата и управление персоналом" версии КОРП была внедрена для Узбекистана, затем в Казахстане и Беларуси – профессиональные версии актуальной редакции.

Особенность проекта заключалась в следующем:

• соблюдение стандартов ведения учета в рамках локального законодательства;
• необходимость адаптации под требования законодательства региональных систем;
• высокие требования к автоматизации бизнес-процессов со стороны PepsiCo с точки зрения контроля и ограничения прав доступа.

Публикации о проекте

• Цифровизация процессов "ПепсиКо Холдингс Тошкент" на базе регионального решения 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 версии КОРП для Узбекистана
• Переход PepsiCo Беларусь на современную HRM-систему на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 3.0 для Беларуси"
• Цифровизация процессов кадрово-расчетного отдела PepsiCo Казахстан с помощью HRM-системы на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана"

Результаты проекта

По окончании проекта внедрения региональных конфигураций "1С:Зарплата и управление персоналом" редакции 3 для представительств Республик Беларусь, Казахстан и Узбекистан были достигнуты все поставленные цели и отмечены следующие результаты:

• Процессы кадрового учета и расчета заработной платы приведены к единым стандартам PepsiCo в 3 странах.
• Оптимизирована стоимость владения программным обеспечением с минимизацией риска снятия с поддержки исторических систем за счет перехода на современную платформу "1С:Предприятие 8.3" с возможностью получения типовых обновлений.
• В Республике Узбекистан автоматизированы процессы кадрового учета, расчета заработной платы и сдачи регламентированной отчетности в контролирующие органы в соответствие с региональными требованиями.
• Автоматизированы процессы сдачи отчетности для Республики Беларусь, с 2024 года была введена новая форма обязательного отчета ПО-3 (сведения о доходах физических лиц).
• Повышена оперативность получения информации за счет интеграции с основной системой учета "1С:ERP Управление предприятием" в каждом региональном подразделении.
• Реализована интеграция с системой "Клиент-Банк" по выгрузке первичных платежных поручений, за счет этого получилось высвободить до 10% времени сотрудников.
• Повышена прозрачность процессов расчета заработной платы и управления кадрами и разделение прав доступа на основании внутренней политики PepsiCo.
• Выросла производительность труда персонала за счет исключения дублирования функций, ошибок ввода и излишней обработки информации.
• Исключен риск ввода данных задним числом без согласования вышестоящих руководителей.

Актуальные версии региональных решений на базе "1С:Зарплата и управление персоналом" позволили группе компаний PepsiCо оптимизировать процессы расчета заработной платы и высвободить до 25% времени сотрудников кадровых и расчетных подразделений, а также сократить затраты на 30% на обновление, развитие и поддержку баз "1С".

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП для Узбекистана :
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Регламентированная отчетность
• Интеграция с внешними системами

1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана :
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Регламентированная отчетность
• Интеграция с внешними системами

1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси :
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Регламентированная отчетность
• Интеграция с внешними системами

Архитектура решения и масштаб проекта

• Среда разработки – для разработки новой функциональности в конфигурациях "1С:Предприятие".
• Среда для тестирования. Предназначена для тестирования разработанной функциональность, проведения нагрузочного тестирования.
• Продуктивная среда – для промышленной эксплуатации системы.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Jira (Atlassian) – программное обеспечение для совместного отслеживания задач и ошибок по проектам;
• Confluence (Atlassian) – вики-система для удобной командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам;
• 1C Marker – онлайн-сервис для UI и UX дизайна решений на базе 1С:Предприятие;
• Корпоративный ZOOM – для видеоконференций проектных групп;
• Draw.io и Visio – сервисы для создания схем бизнес-процессов.