Цели проекта

1. Перейти с зарубежной ERP системы на российский продукт "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2" в рамках импортозамещения
2. Автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с требованиями Российского законодательства, исключить ведение учета и отчетности в таблицах Excel, связанными с этим дополнительными трудозатратами и ошибками
3. Внедрить систему финансового управления организацией, в том числе управление заявками на оплату, систему управленческих и финансовых отчетов для принятия управленческих решений
4. Определить и внедрить единый программный продукт 1С:ERP+PM для организации АО "Искра Технологии" (переход с зарубежной ERP) с 01.01.2023 г. и для присоединяемой к ней организации АО "РТСофт" с 01.08.2023 г. (переход с 1С:Управление проектной организацией).

Ситуация до внедрения

АО "Искра Технологии" - российский разработчик и производитель решений в области телекоммуникации и коммуникационного оборудования, разработчик специализированного и прикладного ПО, работает на российском рынке 30 лет.

Организация вела управленческий и регламентированный учет на базе зарубежного программного продукта ERP, но в виду необходимости перехода на российскую систему, Заказчик принял решение о переходе на российский продукт "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2".

В момент старта на автоматизируемом объекте использовались следующие автоматизированные системы:

• Зарубежная CRM (процессы маркетинга, продаж и обслуживания клиентов)
• Зарубежная ERP (система управления ресурсами предприятия и оперативного учета)
• "1С:Управление проектной организацией" (система проектного, оперативного и регламентированного учета в присоединяемой организации АО "РТСофт")
• "1С:Зарплата и управление персоналом" (кадровый учет и расчет заработной платы)

• Сторонняя система электронного документооборота

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта столкнулись со следующими задачами, которые были успешно решены:

1. Перенос остатков с зарубежной ERP в 1С:ERP+PM и изменение методологии учета, реализация требований ФСБУ, переход на план счетов в соответствии с Российским законодательством;
2. Интеграция с зарубежной CRM реализована с помощью обработки по загрузке спецификаций из зарубежной CRM в документ Заказ клиента 1C:ERP+PM с одновременной проверкой наличия необходимой товарной номенклатуры в справочнике и автоматического отправления запроса ответственному за справочник номенклатуры в 1С:ERP+PM для добавления новой позиции;
3. Присоединение организации АО "РТСофт" к АО "Искра Технологии" в августе 2023 г., необходимость перехода на информационную систему головной организации с жесткими сроками перехода и подготовки отчетности по объединенной организации. Отчетность должна была быть подготовлена и сдана через 2 месяца от даты присоединения. При этом в организациях возникли разницы в учете, связанные с переносом данных в середине месяца и середине года, разные учетные политики, необходимость переноса проектов и проектного учета.
4. Реализован сводный отчет по портфелю заказов с необходимыми рыночными аналитиками, включающий как информацию по заказам клиентов в контуре "продажи", так и информацию по проектам в контуре "проекты".
5. Разработана методика и автоматизирован расчет распределения общепроизводственных расходов по базе "нормативная оплата труда" по направлениям деятельности, без использования учета трудозатрат в производственном контуре, по фактическим данным документа "отражение зарплаты в финансовым учете".

Дополнительная информация к описанию проекта

• Зарубежная ERP была заменен на 1С:ERP+PM,
• Учет трудозатрат по проектной деятельности ведется в 1С:ERP+PM, данные выгружаются в 1С:Зарплата и управление персоналом, в которой проводится кадровый учет, начисление заработной платы, начисление резервов, отражение заработной платы в финансовом учете с выгрузкой документов обратно в 1С:ERP+PM.

Результаты проекта

В результате внедрения новой системы достигнуты следующие положительные эффекты:

• Сокращение трудозатрат на трансформацию данных и подготовку отчетности;
• Расширение детализации управленческой отчетности;
• Повышение контроля дебиторской и кредиторской задолженности:
• Сокращение сроков подготовки управленческой отчетности;
• Расширенная возможность контроля казначейских операций;
• Обеспечение целостности данных в корпоративной информационной системе за счет интеграций;
• Возможность оперативного мониторинга финансовых показателей.

Внедрены инструменты мониторинга деятельности для повышения управляемости бизнеса для акционеров, автоматизированные на базе "1С:ERP+PM Управление проектной организацией":

• Достоверные финансовые результаты деятельности – единая НСИ, оперативный учет, расшифровка бухгалтерской отчетности с помощью дополнительной управленческой отчетности с набором необходимой детализации и аналитических срезов;
• Методология расчета финансового результата – разработанная в соответствии с особенностями бизнеса, автоматизированная в системе;
• Комплект управленческих отчетов под нужды бизнеса;
• Необходимые аналитические срезы бизнес-деятельности (сегменты, рынки, продуктовые направления и решения) и отчеты по продажам;
• Прогнозирование портфеля проектов, финансовых результатов по выручке и валовой прибыли с детализацией до конкретной сделки и единицы реализуемой продукции, работы, услуги;
• Бюджетирование (лимиты платежей, БДР, БДДС, бюджеты проектов);
• Процедуры контрольного уровня, автоматизированные в системе: порядок оплаты заявок, согласование договоров, расчет резервов;
• Управление ДДС, управление дебиторской задолженностью.

В рамках подпроекта по реорганизации путем присоединения организации достигли следующих результатов:

- Перешли с "1С:Управление проектной организацией" на "1С:ERP+PM Управление проектной организацией" без потери информации, с переносом всех справочников и начальных остатков;

- Минимизированы сроки перехода, отчетность по объединенной организации сдана в срок;

- В течение месяца, без остановки в учете, внедрен проектный учет и учет трудозатрат инженерными исполнителями (80 пользователей) и отражение зарплаты по проектам в соответствии с фактическими трудозатратами.

1С:ERP+PM Управление проектной организацией :
• Продажи
• Регламентированный учет
• Внеоборотные активы
• Казначейство
• Производство
• Закупки
• Склад и доставка
• Финансовый результат и контроллинг
• Управление проектами

Архитектура решения и масштаб проекта

В автоматизации участвовали распределенные подразделения по России:

• Центральный офис в г. Екатеринбурге
• филиал в г. Москве
• филиал в г. Новочеркасске

В качестве основной архитектуры развертывания информационной системы была выбрана трехзвенная. Под трехзвенной архитектурой подразумевается разделение по функциональному назначению элементов системы на клиентскую часть, сервер приложений и сервер системы управления базами данных.

Клиентская часть — это интерфейсный компонент, который представляет первый уровень, собственно приложение для конечного пользователя. Данный уровень не имеет прямых связей с базой данных (по требованиям безопасности), не нагружен основной бизнес-логикой (по требованиям масштабируемости) и хранит состояние приложения (по требованиям надежности). На первый уровень вынесена простейшая бизнес-логика: интерфейс авторизации, алгоритмы шифрования, проверка вводимых значений на допустимость и соответствие формату, несложные операции (сортировка, группировка, подсчет значений) с данными.

Сервер приложений располагается на втором уровне. На втором уровне сосредоточена большая часть бизнес-логики. Вне его остаются фрагменты, экспортируемые на клиенте.

Сервер базы данных обеспечивает хранение данных и выносится на третий уровень. Это реляционная СУБД.

По отношению к варианту использования файловой базы данных, трехзвенный подход имеет ряд преимуществ:

1. Возможность легкой масштабируемости решения.

2. Повышенная информационная безопасность, т.к. пользователи имеют опосредованный доступ к данным через сервер приложений.

3. Увеличенное количество параллельно работающих пользователей, вводящих данные (для файловой базы приемлемая работа пользователей возможна для одновременного количество подключений не более 3).

4. Сокращение времени и сложности обслуживания базы данных.

Распределение элементов трехзвенной архитектуры по аппаратным серверам представлен на рисунке ниже.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Дополнительное приобретенное ПО: "1С:Документооборот", ред. 3.0.