Цели проекта

Целью проекта являлось внедрение кадрового электронного документооборота и построение единого цифрового контура взаимодействия между кадровыми процессами, сотрудниками и системой охраны труда. Заказчик стремился отказаться от бумажного документооборота, ускорить процессы согласования и подписания документов, а также обеспечить юридически значимое хранение и обмен электронными документами.

В рамках проекта решались задачи внедрения типового решения на базе "1С:Кабинет сотрудника" с интеграцией в систему 1С:ЗУП КОРП, а также обеспечения взаимодействия с отдельной системой "1С:Производственная безопасность. Охрана труда", которая функционирует вне контура 1С:ЗУП КОРП и выступает самостоятельной системой со своими процессами.

Также требовалось автоматизировать формирование документов, их передачу на подписание, обработку электронных подписей, хранение результатов и обеспечить доработку функциональности под особенности бизнес-процессов заказчика. Дополнительно стояли задачи обучения пользователей, пилотного внедрения и последующего масштабирования решения на все юридические лица компании с передачей в промышленную эксплуатацию.

Ситуация до внедрения

ЛАНИТ - многопрофильная ИТ-компания, лидер российской отрасли информационных технологий. Бизнес-юниты ЛАНИТ предоставляют полный комплекс ИТ-услуг, который расширяется за счёт освоения передовых и востребованных технологий.

До внедрения проекта процессы кадрового документооборота и документооборота в области охраны труда были организованы в разрозненном виде и преимущественно на бумажных носителях. Документы формировались, согласовывались и подписывались вручную, после чего направлялись в архивное хранение. При этом система охраны труда функционировала отдельно от учетной системы 1С:ЗУП КОРП и не имела полноценной интеграции с кадровыми процессами.

Процессы согласования занимали значительное время, документы проходили множество этапов вручную, что увеличивало риск задержек и потери документов. Отсутствовала единая система контроля статусов подписания, а для получения информации по документам, в том числе для проверок контролирующих органов, требовался ручной поиск в архиве.

Это было особенно сложно в условиях большого количества юридических лиц и значительных объемов документации. Взаимодействие между системами кадрового учета и охраны труда происходило несогласованно, что ограничивало прозрачность процессов и усложняло управление ими.

Также были высокие расходы на бумагу и в связи с распределенной структурой холдинга еще и на доставку документов между подразделениями. Плюс из за большого количества документов, холдинг нес расходы в связи с хранением бумажных копий документов, а также сложности с оперативным поиском необходимых документов из бумажного архива.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевой особенностью проекта является построение интеграционного решения между тремя компонентами: 1С:ЗУП КОРП, "1С:Кабинет сотрудника" и отдельно функционирующей системой "1С:Производственная безопасность. Охрана труда", которая остается независимым контуром и при этом участвует в сквозных бизнес-процессах документооборота.

Такой подход позволил объединить кадровый документооборот и процессы производственной безопасности в единую связанную экосистему без необходимости отказа от специализированной системы охраны труда. В результате была реализована глубокая интеграция между системами с сохранением их автономности и предметной специализации.

Дополнительной особенностью является организация единого интерфейса взаимодействия через кабинет сотрудника, что обеспечивает удобство для пользователей и исключает необходимость работы в нескольких разрозненных системах. При этом реализована централизованная модель хранения и контроля электронных подписей, а также единый журнал документов со статусами подписания, доступный для анализа и контроля.

Проект также отличается гибкостью в части обработки большого количества доработанных печатных форм и их адаптации под электронный формат, а также поддержкой сложной организационной структуры с учетом совместителей, доверенностей и распределенной ответственности подписантов.

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Кабинет сотрудника" в компании "ЛАНИТ"

Результаты проекта

В результате реализации проекта была выстроена интегрированная система электронного документооборота, объединяющая кадровые процессы и процессы охраны труда через связку трех систем. Существенно сократилось время согласования и подписания документов за счет автоматизации процессов и исключения бумажного документооборота.

Появилась возможность централизованного контроля статусов документов в режиме реального времени, что повысило прозрачность процессов и упростило управление ими. Исключены риски потери документов, обеспечено их юридически значимое хранение с использованием электронных подписей и формированием полных архивов документов.

Снизились операционные затраты, связанные с печатью, хранением и обработкой бумажных документов, а также освободились архивные площади. По оценкам участников проекта, значительно сократилось время обработки документов, а уровень потерь документов был сведен к минимуму.

Для сотрудников и руководителей внедрение системы обеспечило удобный доступ к документам через единый интерфейс, возможность оперативного подписания и прозрачного отслеживания статусов. В целом проект позволил повысить эффективность бизнес-процессов, улучшить взаимодействие между подразделениями и обеспечить современный уровень цифровизации документооборота с учетом требований юридической значимости и производственной безопасности.

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника :
• Отправка и хранение расчетных листов
• Контроль количества дней отпуска
• Заказ справок сотрудниками
• Подписание кадровых документов (прием, перевод, индексация и.т.д.)
• Спец оценка условий труда

Архитектура решения и масштаб проекта

В проекте была реализована интегрированная архитектура, в которой система 1С:ЗУП КОРП выступает как центральный учетный контур кадровых данных, "1С:Кабинет сотрудника" — как личный кабинет для сотрудников и руководителей, а "1С:Производственная безопасность. Охрана труда" — как отдельная независимая система, отвечающая за процессы производственной безопасности и документооборота в своей предметной области.

Важно, что "1С:Производственная безопасность. Охрана труда" не входит в контур 1С:ЗУП КОРП и функционирует автономно, при этом интегрируясь с 1С:ЗУП КОРП и "1С:Кабинетом сотрудника" через обмен данными. Именно через эту интеграцию обеспечивается сквозной процесс формирования, подписания и хранения документов.

Работа решения построена следующим образом: в системе "1С:Производственная безопасность. Охрана труда" инициируется процесс формирования документа или запроса. Далее в рамках интеграции в системе 1С:ЗУП КОРП и обмена нормативно справочной информации, создается карточка электронного документа, которой присваивается уникальный идентификатор. После этого документ может быть направлен в "1С:Кабинет сотрудника" для подписания электронной подписью. Подписанный документ возвращается в 1С:ЗУП КОРП, где фиксируется факт подписания, формируется архив электронного документа, включающий PDF-файл, метаданные, файлы электронных подписей и визуализацию подписей. Затем сформированный архив передается обратно в систему "1С:Производственная безопасность. Охрана труда" для хранения и использования в процессах производственной безопасности.

Обмен данными между системами реализован через интеграционные механизмы с использованием формата JSON. Архитектура включает тестовый и промышленный контуры, где на этапе пилота (около 15 пользователей) проводилась проверка функциональности и отладка процессов, после чего решение было масштабировано каскадным способом на всю организацию, охватив порядка 4000 пользователей. Используются существующие роли пользователей без значительного расширения ролевой модели, что позволило сохранить привычные сценарии работы.

Также компания полностью перешла на систему электронного документооборота в компании по большинству кадровых процессов. В результате работы были переведены около 115 различных видов заявок для взаимодействия кадровой службы с сотрудниками. Были реализованы доработки, связанные с преобразованием документов в формат PDF/A и автоматическим формированием форм в зависимости от юридического лица холдинга, управлением очередями отправки на подписание, поддержкой различных сценариев подписания, логикой выбора подписантов с учетом доверенностей и организационной структуры, а также интеграцией с средствами электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов.