Цели проекта

1. Обеспечение неизменяемости и сохранности подписанных кадровых электронных документов при корректировках расчётных периодов в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 3.1. (1С:ЗУП КОРП).
2. Исключение возможности случайного или умышленного удаления подписанных приказов и личных дел сотрудников.
3. Создание централизованного хранилища кадровых документов трёх компаний с разграничением доступа и юридически значимой подписью.
4. Сокращение времени доступа к архивным кадровым документам при внутренних и внешних запросах.

Ситуация до внедрения

УГМК-Телеком – системный интегратор, относящийся к сегменту крупного предпринимательства, работающий на рынке более 20 лет. ООО "УГМК-Телеком" было основано в 2006 году как предприятие телекоммуникационного комплекса Уральской горно-металлургической компании. С момента основания и до сегодняшнего дня компания постоянно развивалась, открывались новые направления деятельности, расширялись зоны влияния и рынки.

За эти годы компания выросла из телекоммуникационного оператора в поставщика системных решений для жизни и бизнеса, объединив в себе 5 ключевых направлений деятельности. Охват территории присутствия и деятельности компании: от рудников Норильского никеля на севере до предприятий Оренбургской области на юге, от подмосковных объектов и месторождений в Карачаево-Черкесской республики на западе до порта в Находке на востоке. Клиентами компании являются крупные промышленные и горнодобывающие предприятия, коммерческие организации и государственные заказчики.

Уникальность и инновационность проекта

Результаты проекта

Устранение главного риска: вероятность удаления или подмены подписанного кадрового документа при корректировках прошлых периодов снижена до 0%. Исключена практика подписания документов "задним числом".

Скорость доступа: время предоставления архивной копии приказа по запросу сотрудника или госоргана сократилось с 45 минут до 30 секунд (поиск по метаданным в 1С:Архив вместо ручного перебора журналов 1С:ЗУП КОРП).

Прозрачность для проверяющих органов: при запросе компания предоставляет архивные документы из изолированного неизменяемого хранилища с подтверждением ЭП и временем фиксации.

Экономическая эффективность:

1. Прямые затраты на внедрение (лицензии + работы) окупились за 2 месяца за счёт исключения трудозатрат на восстановление удалённых/утраченных документов и предотвращения потенциальных штрафов.
2. Снижение нагрузки на ИТ-отдел: прекращены обращения по поводу "пропавших приказов" при закрытии зарплатных периодов - экономия около 25 человеко-часов в месяц.

Производственные метрики: за первые 4 месяца работы архива 0 инцидентов с утратой юридической силы кадровых документов.

Состав выполненных работ:

Первым этапом проекта был детальный аудит существующего контура кадрового электронного документооборота в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, ред. 3.1. Команда внедрения проанализировала электронные документы и разработала методику ведения электронного кадрового архива - с правильной номенклатурой дел и томами хранения.

Вторым этапом стала установка и первоначальная настройка конфигурации 1С:Архив. Решение было развёрнуто на существующей серверной инфраструктуре заказчика без замены СУБД, что позволило минимизировать затраты и уложиться в сжатые сроки. Также были настроены роли для конечных пользователей - сотрудников кадровой службы, которые получают запросы от действующих сотрудников компании.

Третьим и ключевым этапом стала настройка интеграционного обмена между 1С:ЗУП КОРП и 1С:Архив. Интеграция реализована на штатных механизмах 1С с использованием правил синхронизации справочников. Были настроены соответствия по справочникам "Сотрудники", "Подразделения", "Должности" и "Виды документов" с контролем уникальности идентификаторов, чтобы исключить дублирование при передаче.

Четвертым этапом было тестирование и опытная эксплуатация. На тестовом контуре были смоделированы сценарии корректировки прошлых периодов, которые ранее приводили к удалению документов. В новой схеме при попытке удалить или изменить подписанный приказ сотрудник получал блокирующее сообщение о том, что документ находится на архивном хранении.

Пятым, завершающим этапом стал ввод в промышленную эксплуатацию и обучение пользователей. В штатном режиме система начала работать с первого числа календарного месяца после завершения тестирования. Было проведено два обучающих вебинара для кадровой службы, на которых разобраны сценарии поиска документов в архиве, формирования архивных справок по запросам сотрудников и работы с запросами государственных органов.

Также была подготовлена краткая инструкция пользователя в формате PDF, размещённая в общем доступе на внутреннем портале компании.

1С:Архив

Архитектура решения и масштаб проекта

Масштаб: