Цели проекта

Внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО) и обеспечить единое цифровое пространство для 1 800 сотрудников вне зависимости от локации.

Задачи проекта:

• Обеспечить возможность электронного подписания кадровых документов.
• Минимизировать затраты на бумажный документооборот, печать, пересылку и архивное хранение.
• Снизить регуляторные риски при ведении кадрового документооборота.
• Сократить сроки обработки кадровых документов и трудозатраты на ведение кадрового учета.

Ситуация до внедрения

Solopharm (ООО "Гротекс") – системообразующее предприятие фармацевтической отрасли России. Предприятие выпускает почти 300 лекарственных препаратов, медицинских изделий и БАДов – для сохранения здоровья и качества жизни людей.

• Solopharm Solid Plant – крупнейший в России производитель твердых лекарственных форм;
• Solopharm Liquid Plant – завод по производству жидких лекарственных форм;
• Solopharm Soft Forms Plant – завод по производству мягких лекарственных форм (гели);
• Matrix Wall – завод по производству чистых производственных помещений.
• Biotech – площадка по разработке и производству биотехнологических продуктов;
• БАД Solopharm – площадки по производству капсул и стик-пакетов.

Solopharm занимает 8‑е место в рейтинге 20 лучших фармацевтических производителей России по версии Forbes по итогам 2025 года и стабильно остается в лидерах отраслевых рейтингов. В номинациях "Работодатель года 2025" премии "Фонтанка.ру" компания входит в топ-10, а основатель компании Олег Викторович Жеребцов включен в топ‑100 самых влиятельных людей в фарме и медицине в категории "Основатели/собственники".

На нескольких производственных площадках предприятия работают 1 800+ человек, включая более 240 удаленных коммерческих и "полевых" сотрудников в регионах — более чем в 70 городах присутствия.

Бумажные кадровые процессы (отпуска, командировки, оформление документов) приводили к заметным задержкам и повышали риск потери документов. При ежегодном росте штата это вело к росту операционных затрат и потребности в расширении штата кадровых специалистов.

Географическая распределенность, строгие регуляторные требования отрасли и стремительный рост бизнеса сформировали стратегическую необходимость перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

При выборе решения для КЭДО рассматривали несколько вариантов решений и подрядчиков. В итоге руководство предприятия остановилось на использовании "1С:Кабинет сотрудника" — сервис наиболее соответствовал требованиям по функциональности, масштабируемости и интеграции с действующей системой. Исполнителем проекта выбрали компанию "1С‑Рарус", с которой у Solopharm уже был многолетний опыт сотрудничества: команда внедрения хорошо знала архитектуру системы, бизнес‑процессы и специфику фармпроизводства заказчика.

В конце 2024 года был инициирован проект по внедрению КЭДО, который в 2025 году перешел в активную фазу реализации. Сначала проектная команда обследовала и оптимизировала действующие кадровые процессы для перехода на электронный формат. Затем обновили шаблоны кадровых документов для использования в электронном виде, убрали необязательные реквизиты (например, подпись сотрудника об ознакомлении с приказами на отпуск и приказами о премии).

Параллельно совместная проектная команда подготовила организационные изменения: разработали необходимые локальные нормативные акты и актуализировали действующие, чтобы переход на КЭДО был юридически значимым и полностью законным.

На предприятии создали группу амбассадоров — несколько человек от каждого подразделения, которые первыми начали работать в новом сервисе. Так внутри компании накапливали экспертизу и формировали компетенции по работе в КЭДО. К концу марта 2026 года к сервису подключили 602 сотрудника из 55 подразделений. ИТ‑часть проекта уже завершена, основной запуск для заводов запланирован на осень 2026 года, а полный организационный переход — до конца 2026 года.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта в том, что это первое внедрение КЭДО такого масштаба на российском фармацевтическом предприятии, где требования к кадровому документообороту особенно высоки из‑за стандартов GMP и жесткого регуляторного контроля. Фармацевтические компании проходят частые проверки Государственной инспекции труда, Роспотребнадзора и профильных контролирующих органов, поэтому система КЭДО должна обеспечивать безупречную полноту, корректность и сохранность кадровых документов.

В ходе проекта команда "1С-Рарус" выполнила уникальные доработки по созданию личного кабинета на основе "1С:Кабинет сотрудника" и "1С:ERP", которые обеспечили:

Дополнительно внедрено и настроено 50 печатных форм, учитывающих специфику предприятия и требования фарминдустрии, а также 18 шаблонов документов для сервиса "1С:Кабинет сотрудника".

Публикации о проекте

• Автоматизация фармацевтической компании ООО "Гротекс" на базе программного продукта "1С:ERP Управление предприятием"

Результаты проекта

Проект КЭДО продолжил комплексную программу цифровой трансформации предприятия на базе экосистемы 1С. В результате проекта кадровый документооборот предприятия с 1 800 сотрудниками на нескольких производственных площадках переведен в электронный формат.

На базе адаптированных под потребности заказчика систем "1С:ERP" и "1С:Кабинет сотрудника" создано единое окно взаимодействия со службой персонала для сотрудников предприятия.

"Вместо разрозненных бумажных процессов появился единый цифровой контур, который связал всех сотрудников в общее кадровое пространство. Команда "1С‑Рарус" при проработке принципов КЭДО учла специфику фармпроизводства — от требований GMP до работы смен на линиях, — поэтому система органично вписалась в нашу реальность. Контроль этапов подписания документов дал возможность точно определять ответственный отдел или исполнителя, выявлять задержки и вовремя реагировать на возникающие трудности. Сотрудники подписывают документы с любого устройства, и это заметно повышает удобство и качество работы с персоналом".

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Архитектура решения и масштаб проекта

• "1С:ERP Управление предприятием" (учетная система заказчика);
• "1С:Кабинет сотрудника" (локальная версия, развернутая в инфраструктуре заказчика).

Схема взаимодействия "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Кабинет сотрудника".