Цели проекта

• Повышение эффективности принятия управленческих решений за счет построения единого информационного пространства вуза, которое обеспечивает регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке;
• Автоматизация деятельности приемной комиссии, автоматизация деятельности структурных подразделений, автоматизация отдела планирования учебного процесса, автоматизация расчета нагрузки.
• Совершенствование организационных принципов и технологий управления основными процессами деятельности ГСГУ, обеспечение системного подхода к управлению;
• Создание удобных сервисов для обучающихся и сотрудников;
• Обеспечение высокого уровня надежности и безопасности функционирования единого информационного пространства;
• Организация автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;
• Перестройка и унификация управления и контроля за бизнес процессами вуза на "1С:Университет ПРОФ";
• Валидация и верификация исторических и новых данных;
• Организация единого источника данных для обмена с другими информационными системами;
• Автоматизация ранее не автоматизированных бизнес-процессов.

Ситуация до внедрения

На момент начала внедрения в ВУЗе автоматизация бизнес-процессов осуществлялась в гетерогенной информационно среде, в которой отсутствовали полноценная бесшовная интеграция всех ее элементов, отсутствовал единый источник поступления, хранения и учета данных. Многие данные дублировались и фактически не синхронизировались за счет отсутствия единого окна поступления данных.

В ВУЗе использовались следующие инструменты, технологии и платформы:

• Система на платформе "1С" для автоматизации приемной комиссии;
• Microsoft Excel (Контингент);
• Microsoft Access (Контингент, Приказы: зачисление, отчисление, восстановление);
• Система на платформе "1С" для автоматизации деятельности деканата (личные и персональные данные, сведения об обучении, Приказы: зачисление, отчисление, восстановление, перевод, смена фамилии).

Наличие разрозненных информационных баз и реализация с использованием разного программного обеспечения привело к возникновению следующих проблем при реализации бизнес-процессов в ВУЗе:

• необходимость создания единого информационного пространства;
• необходимость организации автоматического обмена данными между внешними и внутренними информационными системами;
• проблемы синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ГСГУ.

Уникальность и инновационность проекта

В процессе внедрения программного продукта "1С:Университет ПРОФ" в ГСГУ в короткие сроки осуществлен импорт данных, необходимых для старта работы подсистем. Изменения в структуре вуза приводили к изменению и повторному проведению первичных документов. Оперативно изменялись адаптированные и разработанные отчеты, а также интерфейсные формы.

Для подразделений и ответственных сотрудников вуза разработан универсальный отчет, позволяющий получить любую интересующую информацию об учетных объектах системы в режиме конструктора запросов. В результате внедрения подсистемы управления обучающимися было проведено обновление информации об обучающихся, проведена актуализация регламентов делопроизводства, увеличилось число пользователей системы.

В ходе внедрения функционального блока приема была проведена существенная адаптация интерфейсных форм анкеты поступающих. В анкету и блок приема добавлен перечень реквизитов и функционал, аналогов которого нет в тиражном решении: функционал учета расписания экзаменов и учета прохождения внутренних курсов вуза. Также был адаптирован и внедрен функционал Личного кабинета поступающего (ЛКП), в котором для поступающих появилась уникальная возможность полного управления поступлением через ЛКП, включая возможность подачи всех типов заявлений в соответствии с порядком приема (заявление на поступление, согласие на зачисление, апелляции, отзыв заявления и т.д.); возможность удаленной записи на вступительные испытания; удаленное получение всех типов документов приемной и направления в комиссию скан-копий и иных подтверждающих документов.

Также в личном кабинете и на сайте вуза реализована выгрузка сведений о приема, которая позволяет в режиме реального времени узнать шансы на поступление, «если бы поступление произошло в данный момент».

В ходе внедрения был внедрен и адаптирован Личный кабинет обучающегося и преподавателя, реализованный на базе системы "1С-Битрикс: Корпоративный портал, отраслевое решение внутренний портал учебного заведения" и интегрируемый с "1С:Университет ПРОФ". При загрузке исторических данных была проведена не только загрузка, но и валидация и верификация данных с их последующим исправлением.

При адаптации и внедрении функционального блока планирования учебного процесса был реализован уникальный функционал, который в значительной степени изменяет логику функционального блока. В ходе реализации проекта были спроектирована, реализована и внедрена новая подсистема "Аналитический центр ГСГУ" для решения "1С:Университет ПРОФ", которая позволяет объективно оценить эффективность (результативность и качество) подразделений.

Проектная команда Заказчика и Исполнителя столкнулась с рядом проблем: отсутствие единого источника хранения данных и логические ошибки при загрузке исторических сведений; проблемы при осуществлении интеграции с другими информационными системами; проблема с наличием строгих регламентов в отдельных бизнес-процессах и другие. Несмотря на это, слаженные действия и профессионализм Заказчика и Исполнителя обеспечили успешное исполнение проекта в срок. Это можно тоже считать уникальным для данного проекта.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Университет ПРОФ" в Государственном социально-гуманитарном университете

Результаты проекта

В результате адаптации и внедрения была получена единая автоматизированная система учета; было построено единое однородное информационное пространство вуза, ядром которого стал программный продукт "1С:Университет ПРОФ".

Автоматизирована деятельность приемной комиссии. За счет использования схемы «одно окно», а также реализации возможности подачи заявлений через интернет уменьшилось время работы с абитуриентом. За счет разработки новых аналитических отчетов, отражающих ход приемной кампании, повысилась качество принимаемых менеджментом вуза решений. Автоматизирована деятельность управлений, дирекций и деканатов. Актуализированы сведения о 7 432 обучающихся; 300 преподавателях, 725 учебных планах, 76 000 экзаменационных ведомостях, 7 000 дипломах, 5 000 исторических записях о физических лицах. За счет разработанного механизма по созданию приказов минимизированы ошибки в приказах и отклонения от утвержденного регламента. В системе создано более 5 500 приказов. За счет разработки универсального отчета уменьшилось время получения подразделениями интересующей информации об обучающихся.

Реализованы сервисы подбора вакансий и трудоустройства выпускников. Автоматизирована деятельность отдела планирования. За счет реализации функции автоматического контроля соответствия требованиям ФГОС ВО повысилось качество разрабатываемых учебных планов. За счет разработанных механизмов автоматического объединения нагрузки в потоки, обновления распределений поручений, закрепления нагрузки за новыми подразделениями сократилось время работы ответственных сотрудников. С использованием системы распределено 0,5 млн. часов между 300 преподавателями вуза. Автоматизирована бально-рейтинговая система, которая позволяет объективно оценить эффективность (результативность и качество) обучения каждого студента.

Одним из результатов проекта можно считать достижение в целом позитивного отношения к Системе на базе "1С:Университет ПРОФ" и результатам проекта, как внутри ГСГУ, так и вне проекта.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Подсистема автоматизации работы приемной комиссии
• Подсистема управления студенческим составом
• Подсистема планирования учебного процесса
• Подсистема управления платными образовательными услугами
• Подсистема организации и мониторинга трудоустройства выпускников
• Подсистема "Управления практиками"
• Подсистема "Военно-учетный стол"
• Подсистема "Расписание"
• Модуль "Личный кабинет поступающего"
• Модуль "Личный кабинет обучающегося"
• Модуль "Личный кабинет преподавателя"
• Интеграция "1С:Университет ПРОФ" и учетных систем ГСГУ
• Интеграция "1С:Университет ПРОФ" и федеральных информационных систем

Архитектура решения и масштаб проекта

Структура ГСГУ: 10 факультетов, 2 филиала (колледжа), 27 кафедр. Общая численность студентов – более 4 тысяч человек, работников – более 450 человек, из них ППС – более 300 человек.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Microsoft Windows Srvr, SQL Srvr, PostgreeSQL.