Цели проекта

• Создать единое и централизованное место обработки и хранения документации для сокращения трудозатрат, ускорения согласования и поиска документов;
• Создать процесс, взаимосвязанный с финансовым учетом, для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков;
• Обеспечить реализацию казначейской функции в единой информационной системе;
• Обеспечить превентивный бюджетный контроль всех платежей;
• Создать унифицированный подход ведения учета с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга;
• Обеспечить ввод и хранение аналитик в первичных документах в объеме, достаточном для реализации целей бюджетирования, бухгалтерского учета и учета по МСФО;
• Обеспечить ведение учета по МСФО для всех организаций Группы Компаний "ГПМ КИТ" в едином программном решении;
• Построить систему автоматизированных контрольных процедур с целью минимизации ошибок, возникающих в ходе работы пользователей в системе;
• Создать базу знаний и инструкций по системе для максимальной адаптации и ротации персонала.

Ситуация до внедрения

• Множество информационных систем, полный автоматический обмен между которыми отсутствует;
• Использование систем, обновление и развитие которых прекращено фирмой "1С", а также ряда специфичных систем (конфигураций, разработанных специально для Группы Компаний "ГПМ КИТ");
• Нормативно-справочная информация (в частности, договоры, контрагенты, номенклатура) неоднородна (как по составу, так и по структуре) и распределена между информационными системами. Синхронизация происходила полу-ручном, а где-то в ручном режиме;
• Отсутствие единой методики ведения учета;
• Отсутствие единого плана счетов и унифицированной аналитики. Для некоторых организаций план счетов был сильно расширен за счет добавления субсчетов и дополнительных аналитик;
• Не автоматизированы специфичные бизнес-процессы, такие как расчет роялти, ранжирование задолженности, амортизация лицензионных прав и т.д., расчеты формировались в файлах exсel;
• Имеющаяся информационная структура не позволяла оперативно получать информацию по всем организациям Группы Компаний "ГПМ КИТ".

Уникальность и инновационность проекта

• Бизнес-value — несмотря на то, что был использован типовой продукт от вендора — "1С:Управление холдингом", в результате внедрения был получен индивидуальный продукт, обладающий низкой стоимостью владения с одной стороны, а с другой — полностью адаптированный под задачи Группы Компаний "ГПМ КИТ". С помощью внедряемого решения было создано единое пространство для работы с документами компании и унифицированы подходы к ведению учета. Проектное задание содержало высокие требования к параметризации и гибкости системы.
• Сроки внедрения — в течение короткого времени‚ с использованием самых передовых инструментов "1С" и экспертной команды, была реализована уникальная система, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам.
• Методы управления проектом — управление проектом с применением гибких методик. Одновременно с этим — жесткая фиксация сроков и ответственность за заявленный результат. Проект завершился в срок. Ориентация при управлении проектов на создание бизнес-value.

Публикации о проекте

• Лучший управленческий проект по управлению компанией в 2020 г.
• Лучший проект в области СЭД и Казначейства в 2019 г.

• Описание проекта на сайте 1С:Консалтинг

Дополнительная информация к описанию проекта

Сведения о компании:

В ГК "ГПМ КИТ" входят компании, занимающие лидирующие позиции на своих рынках:

• "ГПМ КИТ" — управляющая компания бизнес-направление "Кино и тематическое ТВ", Производство прокат, дистрибуция.
• "Централ Партнершип" — российская кинокомпания, основанная в 1995 году‚ крупнейший российский прокатчик и дистрибутор контента.
• "ТПО Ред Медиа" — один из крупнейших российских холдингов по производству и дистрибуции тематических телеканалов для кабельного и спутникового вещания.
• "Киностудия КИТ" — организация производства полнометражных, телевизионных и документальных фильмов.

В ходе реализации данных этапов было разработано ТЗ на информационную систему, создан и протестирован прототип ИТ-системы, реализованы интеграционные механизмы со смежными ИТ системами, проведено обучение пользователей, разработаны подробные инструкции, подготовлены и записаны видеоролики для новых пользователей системы.

Результаты проекта

• Автоматизирована управленческая и финансовая деятельность компании, отвечающая по функциональности всем современным требованиям и стандартам;
• Появились прозрачность бизнес-процессов и точное понимание сотрудниками актуальных алгоритмов, конкретизированы зоны ответственности;
• Доступы к НСИ и документации распределены в соответствии с функционалом;
• Сокращены трудозатраты на поиск информации и выгрузку данных;
• Созданы единые НСИ и унифицированы процессы для всех организаций Группы компаний, настроена синхронизация с внешними системами;
• Сокращены сроки согласования договоров, стали прогнозируемы временные периоды внутренних процессов, доступная история согласования дала необходимую статитику для выявления проблемных мест и позволила оптимизировать процессы;
• Автоматизированы внутригрупповые бизнес-процессы;
• Реализована казначейская функция с единым бюджетным контролем;
• Реализована единая методика ведения учета, настроены превентивные контроли, создана унифицированная база аналитик для бюджетирования, бухгалтерского учета и учета по МСФО;
• В единое рабочем "окне", унифицированы подходы к ведению учета, с целью соблюдения единого регламента работ для всех предприятий холдинга.
• Создан оцифрованный архив первичной документации;
• Разработана база учета прав с контролями по периодам, распределением денежных средств от кинотеатров и расчетом роялти правообладателям;
• Процессы взаимосвязанный с финансовым учетом для повышения качества планирования и контроля за движением финансовых потоков.
• Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики. Универсальные аналитические отчеты с гибкими фильтрами, позволяют сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм;
• Разработан шаблон инструментов для тиражирования системы, с базой знаний и инструкции.

Проект отмечен экспертным ИТ-сообществом, как лучший проект 2019 года в области СЭД. (https://globalcio.ru/live/projects/3230/) и как лучший проект 2020 года в области Управление компанией (https://globalcio.ru/live/projects/10461/).

На момент окончания проекта все цели достигнуты.

Развитие системы продолжается в соответствии с планами бизнеса.

1С:Управление холдингом :
• Корпоративное казначейство
• Учет, подготовка отдельной и консолидированной отчетности по МСФО
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Регламентированный учет
• Бизнес-анализ и сбалансированная система показателей
• Бюджетирование
• Учет лицензионных прав
• Управление договорами
• Процессы, задачи, оповещения
• Централизованное управление закупками и активами

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Учет кадров и персонифицированный учет
• Учет рабочего времени
• Расчет и учет заработной платы
• Взаиморасчеты с сотрудниками
• Налоги, взносы, регламентированная отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве основы для внедрения был выбран продукт "1С:Управление холдингом" — система комплексного решения класса CPM (Corporate Performance Management).

Текущий IT-ландшафт:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Приложение "Telegram" – как альтернатива согласования;
• Платформа "1С:Предприятие 8.3";
• IIS – веб – сервер;
• Microsoft Server – операционная система;
• Microsoft SQL Server – СУБД;
• Trello – для управления разработкой;
• Email – официальная коммуникация на проекте.