Цели проекта

Университету требовалось создать систему для ведения полного цикла задач приемной кампании и учебного процесса в учебном учреждении.

Ситуация до внедрения

Краснодарский государственный институт культуры — высшее учебное заведение в Краснодаре.

В институте по 49 направлениям и специальностям по всем формам обучения (очная, заочная) одновременно обучаются 2 833 человека. В учебном процессе реализуются 56 образовательных программ высшего образования (бакалавриат, специалитет, магистратура), 6 образовательных программ аспирантуры и 9 образовательных программ ассистентуры-стажировки. Также вуз реализует 5 программ среднего профессионального образования и 3 программы дополнительного профессионального образования.

До старта проекта в институте все операции по приему абитуриентов, формированию нагрузки и составлению расписания осуществлялось вручную, что существенно замедляло рабочий процесс и способствовало возникновению ошибок. Данные в учетной системе отражались не оперативно, отсутствовала информация об актуальных и корректных данных обучающихся. В системе не было возможности автоматически проследить движение контингента обучающихся, успеваемость.

Уникальность и инновационность проекта

В связи с тем, что Краснодарский государственный институт культуры имеет специфические виды нагрузки, потребовалось усовершенствование системы формирования нагрузки и составления расписания.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Университет ПРОФ" в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Краснодарский государственный институт культуры»

Результаты проекта

Приемная кампания

• Подача абитуриентами заявлений осуществляется в режиме online через личный кабинет абитуриента на сайте института. Абитуриент авторизуется в личном кабинете с помощью механизма регистрации. В личном кабинете предусмотрена возможность прикрепления скан-копий документов, подача согласий на зачисление.
• Автоматическая обработка документов минимизировала вероятность ошибок и потери при работе приемной комиссии с документами поступающих. Это ускорило работу сотрудников, которые занимаются приемом.
• В системе формируется весь необходимый пакет документов для абитуриента (расписки, описи, анкета и т.д.).
• Результаты ЕГЭ по данным ФИС ГИА проверяются полуавтоматически.
• При формировании приказов о зачислении учитываются особые права поступающих (медаль, результаты олимпиад, целевое направление и пр.).
• Сотрудники института могут провести анализ данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний.
• Сформирована выдача аналитики по абитуриентам и обучающимся.
• По зачисленным абитуриентам все личные данные появляются в системе автоматически.
• Настроенный механизм обмена с системой "Мудл" позволил проводить вступительные испытания дистанционно с передачей результатов и автоматическим формированием ведомостей.

Учебная часть

• Появилась возможность хранить и обрабатывать сведения о контингенте обучающихся, в том числе вести учет иностранных студентов, проводить контроль движения контингента студентов.
• Ведется учет базовых и рабочих учебных планов в соответствии с ФГОС ВО, ФГОС ВПО, ГОС.
• Обеспечено закрепление дисциплин учебного плана за кафедрами и подразделениями института.
• Ведется учет профилей в учебных планах и объемов нагрузки учебных планов в часах и ЗЕТ.
• Организованы проверки соответствия данных учебного плана заданным эталонным значениям и составление печатной формы протокола проверки.
• Обеспечено ведения учета по закреплению дисциплин по выбору за обучающимся.
• Появилась возможность копирования данных из одного учебного плана в другой (как одиночное, так и массовое копирование).
• Предоставлена возможность автоматической замены реквизитов документа "Учебный план" в соответствии с заданными условиями.
• Система помогает провести аудит учебных планов, выявить ошибки в данных студента (не назначен учебный план, забыли перевести на следующий курс, выдали диплом, но забыли отчислить и многое другое).
• Появилась возможность формирования и вывода на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм (списки по возрасту и полу, по военкоматам, по группам, по адресам и многое другое), формирование и вывод на печать формы ВПО.
• Организованы учет посещаемости и успеваемости, создание соответствующих печатных форм, возможность массового формирования и вывода на печать ведомостей успеваемости.
• Сводные данные успеваемости можно получить в целом и отдельно результаты каждой сессии. Есть возможность построить учебную карточку студента.

Формирование учебной нагрузки и составление расписания

Система обеспечивает автоматизированный расчет нагрузки, в том числе планирование и распределение основной и дополнительной нагрузки по подразделениям и преподавателям:

• хранение и обработка сведений о профессорско-преподавательском составе, анализ штатного состава подразделений;
• учет планируемого и фактического контингента при расчете нагрузки;
• учет закрепления дисциплин по выбору за обучающимися при расчете нагрузки;
• учет квалификационных требований;
• возможность настройки автоматического объединения и разделения контингента;
• возможность объединения и разделения контингента вручную;
• установка и проверка норм нагрузки сотрудников;
• формирование индивидуальных планов работы преподавателей с учетом учебной и внеучебной нагрузки;
• формирование планов работы кафедры с учетом учебной и внеучебной нагрузки;
• разработка карточек учебной нагрузки по преподавателям и кафедрам, ранее формируемых вручную.

В части составления расписания обеспечены удобный механизм составления расписания в виде конструктора, возможность составления расписания на конкретный период времени с последующим тиражированием, возможность добавления в расписание занятий не из распределений учебных поручений, подсказки пользователю и визуализация процесса составления расписания, контроль коллизий при составлении расписания, возможность учета предпочтений и ограничений проведения занятий (для дисциплин, аудиторий, преподавателей, учебных групп), составление расписания по преподавателю, по учебной группе и дисциплине, по аудитории, формирование соответствующей отчетности, анализ составленного расписания на выполнение требований и критериев.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Приемная комиссия
• Планирование учебного процесса
• Управление студенческим составом
• Структура института
• Довузовская подготовка и дополнительное образование
• Аспирантура
• Воинский учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированы все основные и вспомогательные бизнес-процессы работы вуза. Проведена интеграция с системой "Мудл".