

- Документооборот (ECM)
- Управление эффективностью государственного учреждения

Цели проекта
Цели проекта:
- заместить историческую СЭД на современное отечественное решение;
- объединить разрозненные и морально устаревшие системы вуза в единую информационную систему;
- обеспечить прозрачное управление каждым из бизнес-процессов;
- предоставить руководству вуза доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени;
- снизить трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов;
- исключить потерю информации и документов;
- построение широкой карты бизнес-процессов для согласования и утверждения договорной и конкурсной документации;
- максимальное обеспечение работы пользователя в едином интерфейсе без переходов в смежные системы при выполнении процессов связанных с ежедневной операционной деятельностью;
- реализация системного подхода, включающего унифицированную процессную модель, единую методологию и отчетность для вуза и филиалов.
Задачи проекта:
- провести обследование бизнес-процессов вуза и потребностей в автоматизации;
- разработать методические и технические проектные решения;
- доработать и настроить 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 и исторические системы;
- адаптировать интерфейсы системы 1С:Документооборот КОРП под сложившиеся в вузе процессы и терминологию для плавности перехода;
- бесшовно интегрировать 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0 с историческими системами;
- перенести данные из исторических систем;
- автоматизировать сквозные бизнес-процессы;
- подготовить пользователей и систему к опытной эксплуатации и провести ее.
Ситуация до внедрения
В Тюменском государственном университете 11 институтов, 2 филиала, 27000+ студентов, 3000+ пользователей, 120+ направлений подготовки.
Информационные системы и автоматизация
До начала проекта в вузе использовались системы:
"1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП"+БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП.
"1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП".
"1С:Университет ПРОФ".
"Задачник" - самописная система на платформе "1С", предназначенная для автоматизации работы с договорами в том числе проверка наличия и резервирования бюджета, учета внутренних задач пользователей систем, регистрации авансовых отчетов и приказов на поощрение работников;
СЭД стороннего разработчика, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота. На конец 2022 года в этой системе насчитывалось более 350 тыс документов по 100+ видам документов.
Между историческими системами была настроена интеграция, например:
- Подразделения и Сотрудники из "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП", "1С:Университет ПРОФ", "Задачник", СЭД.
- Договоры из "Задачник" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП" и СЭД, а из СЭД в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП".
- Контрагенты из "Задачник" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП".
- Приказы по студентам из "1С:Университет ПРОФ" передавались в СЭД.
- Задачи из "Задачник" передавались в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП" и обратно.
В вузе есть собственная опытная ИТ-команда - в Центре управления информационных технологий 69 сотрудников, из которых 15+ специалистов "1С".
На момент начала проекта были выявлены проблемы:
- увеличение времени согласования документов из-за необходимости обмена между информационными системами;
- ввод документов дублировали в нескольких системах;
- информация о состоянии документов была не полная, неактуальная;
- автоматизировать новые процессы было дорого и долго, были технические ограничения;
- сложная, нестабильная интеграция между самописной конфигурацией "Задачник" и СЭД.
Особенности вуза, которые усложняли проект:
- в вузе более 10 лет функционировала система электронного документооборота, которая развивалась постепенно и стала для пользователей привычным инструментом;
- в существующей СЭД было реализовано большое количество видов документов и механизмов, которые нельзя было реализовать в базовой конфигурации 1С:Документооборот 8 КОРП без специальных доработок;
- необходимо было единоразово перейти с исторической СЭД на новую, исключив параллельную работу в двух системах;
- многие участники бизнес-процессов не были знакомы с "1С";
- в части подразделений были выявлены собственные методы работы в СЭД, выходящие за пределы заложенной системой логики;
- некоторые бизнес-процессы были не регламентированы, или их регламенты не актуальны;
- некоторые бизнес-процессы непостоянные и требуют периодической корректировки;
- "потрясения" при реализации проекта не допускались в связи с особым вниманием к вузу.
Уникальность и инновационность проекта
В рамках проекта были выполнены следующие значимые доработки "1С:Документооборот КОРП", ред. 3.0:
- оптимизация производительности системы:
- карточка организации открывалась до 5 минут. Сейчас карточка организации открывается за 1 секунду;
- карточка грифа доступа открывалась до 5 минут. Сейчас карточка грифа доступа открывается за 1 секунду;
- карточка контрагента открывалась до 2 минут. Сейчас карточка контрагента открывается за 1 секунду;
- перемещение между двумя документами в списке занимало до 1 минуты. Сейчас перемещение между документами занимает доли секунд;
- при создании нового документа открытие списка доступных для создания видов документов занимало до 2 минут. Сейчас список доступных для создания видов документов открывается за 1 секунду;
- новые формы для документов: Договор, Авансовый отчет, Поощрение, Решение о командировании, Отчет о расходах подотчетного лица;
- автоматизация выдачи и приостановки действия учетной записи по договорам ГПХ, реализованная в интеграции информационных систем Active Directory, 1C:Предприятие;
- возможность сквозной нумерации не по подразделению, а по индексу подразделения;
- возможность авторегистрации при подписании;
- возможность вывода дополнительной информации о документе в задачу по документу;
- разделение задач, адресованных непосредственно сотруднику, и задач, доступных ему как заместителю;
- механизм определения исполнителя задачи по набору свойств документа и использование его в автоподстановках;
- фоновое формирование предпросмотра файлов, добавленных в том числе через веб клиент;
- визуализация штампов ЭП в файлах Excel, а также файлах, добавленных через веб-клиент;
- оптимизация интерфейса (скрытие от пользователя не задействованных в существующих процессах полей и кнопок, переименование полей и кнопок в соответствии со сложившимися процессами);
- возможность настроить дополнительных фильтров в Реестрах;
- возможность настройки автоматической вставки штампа ЭП в разрезе Видов документов и Тематик;
- настроено более 100 автоподстановок;
- оптимизация работы совместителей;
- подсистема KPI для ППС.
Перенос исторических данных
В рамках проекта были перенесены исторические данные из систем "Задачник" и СЭД (350+ тыс.документов). Перенос был организован так, что после старта опытной эксплуатации процессы, начатые в этих системах, там же и завершались, а информация об изменениях в документах передавалась в "1С:Документооборот КОРП".
Условия, в которых стартовал проект
Проект стартовал в середине 2022 года. На тот момент система 1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0 была новой. В ней не было критически важного функционала, например, необходимых функций библиотеки интеграции документооборота. Некоторый функционал системы требовал ускорения. Тем не менее Заказчик принял решение внедрять новую редакцию 3.0, а не предыдущую 2.1.Параллельно в вузе выполнялись смежные ИТ проекты по импортозамещению:
- модернизация серверного оборудования;
- замена одних облачных сервисов на другие (миграция с Microsoft 365 на Yandex 365);
- стандартизация и регламентирование ИТ услуг.
Особенности управления проектом
Проект выполнялся с учетом комбинации технологий 1С:ТБР ("1С:Технология быстрого результата") и 1С:ТКВ ("1С:Технология корпоративного внедрения").
Принципы выполнения проекта::
- Agile гибкий подход к решению задач, постоянная готовность к изменениям;
- внимание на качество продукта для клиента;
- постоянный сбор обратной связи от пользователей.
Функционал реализовывали блоками в рамках выделенных подпроектов. В каждом подпроекте выделялись фазы:
- Подготовка подпроекта (сбор требований путем моделирования);
- Проектирование (разработка проектных решений);
- Реализация (разработка и настройка);
- Подготовка к опытной эксплуатации (инструкции, обучение, тестирование).
При этом опытно-промышленная эксплуатация проводилась одновременно для всех блоков.
Для управления коммуникациями использовались:
- тематические чаты Телеграмм для оперативной коммуникации;
- Яндекс.Телемост для проведения еженедельных совещаний;
- SCCM для доступа к рабочему столу пользователей;
- 1С:Документооборот для планирования проекта, учета задач и трудозатрат;
- ITSM система вуза.
Управление проектом разработки
- Jira - управление проектом;
- Пачка - оперативная коммуникация отдела разработки;
- Confluence - база знаний;
- GitLab - репозиторий;
- SonaQube - тестирование кода;
- Jenkins CI\CD.
Для работы с документами использовались:
- Яндекс.Диск для хранения материалов;
- Яндекс.Документы для совместной разработки и согласования документов;
- Jira Confluence для размещения документации и инструкций.
Проектная документация, разработанная в рамках проекта:
- проектные решения;
- регламенты разработки и обновления системы;
- реестры изменений;
- инструкции, в том числе видеоинструкции.
Публикации о проекте
Результаты проекта
В рамках проекта выполнены задачи:
- создана и внедрена многокомпонентная информационная система на базе 1С:Документооборот КОРП, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, 1С:Университет ПРОФ;
- в системе 1С:Документооборот КОРП автоматизированы запланированные бизнес-процессы;
- минимизирован двойной ввод данных;
- руководители получили доступ к точной и актуальной информации.
Достигнуты цели проекта:
- внедрена современная отечественная СЭД, которая объединила отдельные информационные системы;
- обеспечено прозрачное управление каждым бизнес-процессов;
- руководство вуза имеет доступ к полной достоверной информации в режиме реального времени по всем документам и процессам;
- снижены трудозатраты участников бизнес-процесса, связанные с дублированием учета, проверок, передачей документов, например, ранее Доходные договоры пользователи вынуждены были создавать в двух системах: исторической СЭД и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП", сейчас договоры создаются в "1С:Документооборот" и передаются в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП".
Идет внедрение нового функционала:
- развитие блока KPI;
- автоматизация бизнес-процессов по учету ТМЦ;
- автоматизация бизнес-процессов по кадровым приказам.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Управление документами
- Работа с договорами
- Контроль исполнения
- Интеграция
- Почтовый клиент
Архитектура решения и масштаб проекта
Количество автоматизированных рабочих мест: 3000
Информационные системы и их назначение
1С:Документооборот КОРП (версия 3.0)
● управление бизнес-процессами;
● управление документами (включая учет, согласование, подписание, регистрация и контроль исполнения):
○ приказы (по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу обучающихся и слушателей);
○ организационно-нормативные документы (должностные инструкции, положения, штатные расписания и т.д);
○ корреспонденция (входящие письма,исходящие письма, обращения граждан);
○ электронные служебные записки;
○ заявления сотрудников;
○ заявки сотрудников;
○ договоры оказания услуг, включая дополнительные соглашения и акты выполненных работ (оказанных услуг);
○ протоколы совещаний;
○ учебные планы и рабочие программы дисциплин;
○ авансовые отчеты;
○ решения о командировании;
○ отчеты о расходах подотчетного лица;
○ табели учета рабочего времени;
○ документы по приказу 61н;
● учет контрагентов;
● учет сотрудников ГПХ;
● управление файлами (в том числе общими с другими информационными системами).
1С:Университет ПРОФ
● учет обучающихся (в т.ч. движение контингента);
● планирование учебного процесса;
● учет успеваемости;
● планирование и контроль взаиморасчетов по договорам обучения;
● печать первичных документов (договора, квитанции, акты, приказы по учащимся);
● расчет вознаграждения преподавателей с учетом факта проведения занятий.
1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП + БИТ.Управление финансами государственного учреждения КОРП
● бухгалтерский и налоговый учет;
● бюджетирование;
● казначейство.
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП
● кадровый учет;
● расчет зарплаты, налогов и взносов.
Мастер-данные
В информационных системах однократно вводятся следующие данные:
1С:Документооборот КОРП
- физические лица (контрагенты + по сотрудникам ГПХ);
- сотрудники (сотрудники ГПХ);
- договор ГПХ (расходный, доходный, прочие);
- контрагенты.
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП
- физические лица (по сотрудникам по трудовым договорам);
- сотрудники (по трудовым договорам);
- подразделения;
- должности.
1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП
- проекты;
- источники финансирования;
- мероприятия;
- ЦФО;
- направления деятельности.
1С:Университет ПРОФ
- модели обучения;
- формы обучения;
- уровни подготовки;
- специальности;
- специализации;
- треки;
- учебные планы.
Интеграция систем
Посредством планов обмена выполняется оперативная миграция данных:
- Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП передаются:
- Физические лица.
- Подразделения.
- Должности.
- Сотрудники.
- Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются:
- Табели учета рабочего времени.
- Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются:
- Проекты.
- Источники финансирования.
- Мероприятия.
- ЦФО.
- Направления деятельности.
- Из 1С:Документооборот КОРП в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в передаются:
- Контрагенты.
- Договоры.
- Информация о поощрениях.
- Авансовые отчеты.
- Решения о командировании.
- Из 1С:Документооборот КОРП в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в передаются:
- Физические лица (по сотрудникам ГПХ).
- Сотрудники ГПХ.
- Информация о поощрениях.
- Из 1С:Университет ПРОФ в 1С:Документооборот КОРП передаются:
- Модели обучения.
- Формы обучения.
- Уровни подготовки.
- Специальности.
- Специализации.
- Треки.
- Учебные планы.
Посредством Библиотеки интеграции с Документооборотом выполняется миграция данных:
- Из 1С:Университет Проф в 1С:Документооборот КОРП передаются на согласование и подписание приказы по контингенту. Обратно передаются Регистрационный номер и Дата регистрации.
- Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются на согласование и подписание документы по приказу 61н. Обратно передаются результаты голосования комиссий.
Посредством веб-сервисов выполняется миграция данных
- Из 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются информация об остатках запланированного бюджета при оформлении Договоров и Поощрений.
- Из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП в 1С:Документооборот КОРП передаются информация о повышающих коэффициентах (районный коэффициент) при оформлении Поощрений.

































































Вопрос касается документа Решение о командировании.
Все-таки это бухгалтерский документ, выше написано что из ДО передается этот документ в БГУ.
Можете описать процесс кратко: как сотрудник заполняет этот документ и как он согласуется в ДО. Как вообще автоматизирован этот процесс?
Сейчас заполнение документа решения о командировании вызывает огромные сложности. У себя решили сделать заявку через ЛК с дальнейшим согласование и передачей статуса в БГУ. Первоначально документ создается в БГУ.
Из БГУ в ДО подтянуты все необходимые метаданные для этого.
Сотрудник создает в ДО документ Решение о командировании (аналогично тому, как будто бы документ создавался в БГУ). Этот документ связан с Документом предприятия.
Документ согласуется и подписывается в ДО.
После подписания из ДО в БГУ передается документ, а также устанавливается связь документа в БГУ и Документа предприятия в ДО.
1. Создание учетного документа в БГУ
2. Создание внутреннего документа ДГУ на основании учетного документа БГУ
3. Проведение/пометка удаления(?) учетного документа на основании обработки документа в ДГУ
4. Подписание/отклонение входящего ЭД на основании обработки документа в ДГУ
Аббревиатура ЭДО встречается в начале Вашего вопроса, а потом в пп.1-4 речь идет про интеграцию БГУ и ДГУ некими документами (то есть НЕ про обмен с контрагентами через оператора).
Предполагаю, что Вы имели в виду просто ЭД -- "электронный документооборот", а пп.1-4 это про "популярную" автоматизацию "по приказу Минфина 61н".
Если так то, отвечаю:
По 61н большинство документов рождается в БГУ и отправляется в 1С:Документооборот КОРП ред.3.0 (далее - ДО) через БИД.
Обратно по некоторым документам передаются результаты голосования комиссий. По некоторым документам из ДО в БГУ ничего не передается.
Решения о командировании и Отчет о расходах рождаются в ДО и передаются в БГУ по планам обмена (не средствами БИД).
Файлы и подписи прикреплены к ДОшным документам.
БГУшные документы связаны с ДОшными документами.
Из БГУшных документов можно видеть ДОшные файлы.
В ТюмГУ пока не реализован функционал, что по результатам подписания документа в ДО, должен провестись документ в БГУ.
Мы (исполнитель) делали такое в некотором вузе г.Санкт-Петербург. Там же, кстати, документы рождались в ДГУ, а после согласования передавались в БГУ.
В теме отвечали, что интеграция в части ЭДО реализована
Интересуют детали реализации, если можно
Мы сделали свою доработку по отображению задач.
После появления "рабочей" БИД перешли на нее.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какова целесообразность и есть ли ощутимая экономия времени при использовании документооборота в период подготовки и проведения приёмной кампании ВУЗа
В 1СДО предусмотрено разграничение прав доступа, поэтому при несанкционированном доступе к УЗ работника злоумышленник получит возможность чтения ограниченного перечня только тех документов, к которым имеет непосредственный доступ указанный работник.
Самый безопасный вариант - предоставление доступа через корпоративный VPN, но с точки зрения бизнеса такой способ может вызывать неудобство, поэтому в указанных вопросах можно искать компромиссы, например, организовать комбинированный вариант - ограничить доступ к веб-приложению по GeoIP, и, если требуется доступ откуда-то, откуда он запрещен, предоставлять через корпоративный VPN, но при этом не ограничивать доступ для адресов из белого списка GeoIP.
Документы внешних контрагентов в настоящее время в ДО не подписываются, для этого используются сторонние системы электронного документооборота, в том числе Контур.Диадок, интеграция которых с ДО в планах.
Обмен подписанными документами производится вручную сторонними сервисами. Действительность подписанных документов контрагент может проверить с помощью любых соответствующих средств, таких как, например, КриптоАРМ или сервиса проверки электронной подписи Госуслуг.
Конкретно этот проект запускался сразу по всем процессам, т.к. мы не хотели, чтобы пользователи долго работали в двух системах (старой СЭД и ДО). Но и в том и другом случаях работы начинаются с занесения (или загрузки/настройки обменов) НСИ (Подразделения, Сотрудники и т.п.)
Главным приоритетом для нас было перенести имеющиеся процессы без потерь для пользователей и реализовать новые уже в рамках единого цифрового пространства 1С:ДО-БГУ-ЗКГУ-Университет
Ведется/планируется ли согласование, утверждение документации ОПОП в системе 1С:Документооборот КОРП или 1С: Университет ПРОФ?
В 1С: Документооборот предусмотрено разграничение прав доступа, поэтому при несанкционированном доступе к УЗ работника злоумышленник получит возможность чтения ограниченного перечня только тех документов, к которым имеет непосредственный доступ указанный работник.
Самый безопасный вариант, конечно, через корпоративный VPN, но с точки зрения бизнеса такой способ может вызвать отторжение, поскольку корпоративный документооборот - это один из основных инструментов деятельности любой организации.
Соответственно, в указанных вопросах можно искать компромиссы, например, организовать комбинированный вариант - ограничить доступ к веб-приложению по GeoIP, и, если требуется доступ откуда-то, откуда он запрещен, предоставлять через корпоративный VPN, но при этом не ограничивать доступ для адресов из белого списка GeoIP.
А в некоторых, например по договорам, много.
В целом было много доработок по интерфейсу.
Проект реализован на ОС Windows.
Взаимных успехов в цифровизации!
В этом году планируем заняться собственной разработкой модуля по автоматизации процессов управления правами на результаты интеллектуальной деятельности и НИОКР встраиваемой в 1С:Документооборот 3.0, в проекте уже учитываем интеграции с 1С:БГУ, 1С:ЗКГУ.
Успехов вам в дальнейшем развитии продукта!
Можно ли данный опыт реализовать для негосударственного ВУЗа? Какие, на ваш взгляд, могут быть отличия от государственного?
Процесс у нас стартует в конфигурации 1С:Универститет, формируется несколько общих приказов на назначение стипендии, затем они разбиваются на более мелкие, согласно датам назначения\снятия, видам и единоразовым выплатам (это для удобства расчетного отдела ). Данные документы передаются в 1С:Документооборот для подписания ЭЦП, следующим этапом происходит возврат статуса, выгрузка списков. Непосредственно сам расчет производится в отдельной конфигурации (доработанная ЗКБУ), финальный процесс выгрузка в 1С:БГУ для выплаты.
Со стороны Вуза- несколько лет назад мы внедрили гибкие методологии для управления и реализации проектов Agile,Scrum, Kanban.
Благодаря тесной коммуникации с Большими числами мы шли итерациями фиксируя необходимые задачи в jira, распределяя
объёмы работ. Данный подход дал быстрое получение готовых процессов в новой системе для валидации конечными пользователями в тестовой среде.
Основные доработки проводила Scrum команда в режиме 2х недельных спринтов, которая состоит из 5ти разработчиков, системного аналитика и 2х тестировщиков.
На этапе запуска в промышленную эксплуатацию была подключена служба поддержки из 7 человек для консультирования пользователей и проведения доработок в оперативном режиме.
В рамках проекта выполнена оптимизация производительности системы - производительность систем провисала из-за доработок или же это были проблемы стандартного решения? Проведенная оптимизация будет в тиражных решениях или это останется только у непосредственного заказчика?
В результате внедрения между собой связано несколько систем - достаточно бесшовной интеграции 1С:Документооборот для решения данных задач, требуются доработки или есть необходимость подключения 1С:Шина? Как правильно для себя сделать выбор?
В продолжении ответа Евгения Гафарова, действительно с 2014 по 2023 года в ТюмГУ была внедрена и поэтапно развивалась система электронного документооборота на базе продукта WSS Docs. В системе было оцифровано более 90% видов документов, включая множество подвидов служебных записок, заявления сотрудников, приказы, договоры и.т.д. Однако, данная система имела ряд ограничений: во-первых WSS Docs был построен на санкционном стеке Sharepoint/MSSQL Server, во-вторых возможности доработки и расширения платформы силами заказчика были крайне ограничены, а отсутствие сквозного обмена данными с учетными системами на базе продуктов 1С:Предприятие постоянно требовало дополнительных затрат при внесении изменений в процессы. При переходе на 1С:Документоборот мы постарались сохранить принципы работы старой системы, но и получили окно новых возможностей по доработке системы ДО под задачи бизнеса, гибкость обмена данными с учетными системами, а также удобное мобильное приложение.
Любая миграция это очень сложный и больной вопрос для наших любимых пользователей систем!
Вы тоже молодцы что не побоялись пойти на такой шаг ради дальнейшего развития своей организации!