Цели проекта

• Сократить время на проведение ревизий основных средств и поиск объектов учёта;
• Оптимизировать бизнес-процессы;
• Обеспечить прозрачный контроль объектов учёта;
• Ускорить маркировку ТМЦ и ОС;
• Интегрировать "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0 ("1С:БГУ") с необходимым оборудованием и программным обеспечением на типовом уровне;
• Осуществлять качественную поддержку по завершении внедрения.

Ситуация до внедрения

ПИМУ — Приволжский исследовательский медицинский университет — это 7 институтов, 59 кафедр и 3000 сотрудников. Государственный ВУЗ готовит квалифицированные кадры, осуществляет последипломное образование и ведёт научно-методическую работу.

В число факультетов ПИМУ входят:

• лечебный,
• педиатрический,
• медико-профилактический,
• стоматологический,
• фармацевтический,
• сетевых образовательных программ,
• международного медицинского образования,
• дополнительного профессионального образования,
• подготовки специалистов высшей квалификации.

Редкие инвентаризации в госучреждениях — стандартная практика. Заказчик не сталкивался с проблемами хищения, чаще всего сложности в университете возникали с перемещениями и поиском оборудования. Например, микроскоп или центрифугу забрали в другой кабинет. Отметку с номером аудитории поставили, а № корпуса не указали. И на определение последнего местоположения конкретной единицы приходилось тратить много времени.

Учёт основных средств и ТМЦ ведутся в "1С:Бухгалтерия государственного предприятия". При необходимости проводить инвентаризацию распечатывали остатки по каждому материально-ответственному лицу и с инвентаризационной комиссией пересчитывали имущество по бумажным спискам. В итоге тратили много времени, а удовлетворительного результата не получали.

Нормы бухгалтерского учёта регламентируют, что покупка и движение ТМЦ и ОС внутри организации должны быть отражены в документах. С ростом организации увеличивается и количество объектов, подлежащих учёту, выполнять привычные процессы вручную становится труднее, появляются ошибки. Самый выгодный и простой способ избежать этих сложностей — автоматизировать бизнес-процессы.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализовывался в несколько этапов – в рамках работ первого этапа были полностью описаны текущие процессы по управлению имуществом в учреждении и предложены способы их оптимизации, был развернут программно-аппаратный комплекс для маркировки объектов имущества с помощью RFID принтера и RFID терминалы сбора данных для выполнения основных операций с имуществом, разработан функционал прямой печати и кодировки RFID меток из 1С:БГУ, проведена адаптация системы под специфику учреждения, а также интеграция "Mobile SMARTS: Склад 15" с 1С:БГУ, ред. 2.0. Проект был жестко ограничен сроком внедрения согласно договору.

Разработанная система позволяет эффективно управлять движением основных средств и материалов, а также оперативно проводить инвентаризацию всех корпусов учреждения, с помощью RFID технологии.

В рамках проекта система была адаптирована под особенности учета в государственных учреждениях. С нуля был разработан новый механизм обмена 1С:БГУ, ред. 2.0 и RFID ТСД.

Публикации о проекте

• Инвентаризация имущества быстрее в 8 раз, или как Приволжский исследовательский университет ускорил пересчёт основных средств с помощью софта «Клеверенс»

Результаты проекта

1. Сокращено время, затрачиваемое на инвентаризацию (Институт стоматологии инвентаризировали 24 часа по 8 МОЛам, теперь справляются за 3,5 часа);

2. Значительно упрощен процесс сбора данных;

3. Минимизированы имущественные потери;

4. Клиент имеет доступ к актуальной информации об имуществе и основных средствах компании на постоянной основе.

Mobile SMARTS: Склад 15

Архитектура решения и масштаб проекта

Проведена интеграция "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" с конфигурацией "Mobile SMARTS: Склад 15".

Интеграция проходила в несколько этапов:

• составление технического задания,
• разработка,
• настройка оборудования на территории заказчика,
• опись имущества университета,
• маркировка RFID-метками.

В Приволжском исследовательском медицинском университете около 700 материально-ответственных лиц. При этом с оборудованием работают не только сотрудники, но и студенты. Одним из основных требований клиента было реализовать проект без использования промежуточной базы.

Так как типового решения по интеграции терминалов сбора данных для работы с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения» нет, специалисты «1С:Первого БИТа» доработали продукт под требования заказчика без больших вложений. Для этого в конфигурацию "Mobile SMARTS: Склад 15" добавили необходимые блоки и полностью изменили некоторые бизнес-процессы.

На текущий момент Приволжский исследовательский медицинский университет использует для учёта имущества 3 RFID терминала сбора данных Chainway C72 и 2 принтера POSTEK TX2 RFID — один для печати меток на диэлетрические поверхности, второй для металлических поверхностей. Также с интеграторами обсуждается вопрос масштабирования парка мобильного оборудования.

В число объектов ПИМУ входят не только учебные корпуса, но и больницы, поликлиники, тестовые лаборатории, в которых располагается множество некаталогизированного на момент внедрения автоматизации научного оборудования. На маркировку всего имущества университета в этих помещениях у специалистов компании «1С:Первый бит» ушло 3 месяца.

Специалисты создали специальный файл, который содержит в себе фото оборудования, его название, рекомендованное место крепления метки для оптимального считывания, чтобы при получении новой поставки, сотрудник склада мог открыть этот каталог и посмотреть всю нужную информацию. Для проведения инвентаризации в Системе предусмотрели возможность выгрузки сформированной в "1С:БГУ" ведомости для проверки фактического наличия имущества.

Из-за того, что RFID-метки для диэлектриков и металлических поверхностей отличаются, интеграторы столкнулись с тем, что пришлось предварительно делить оборудование на группы. В ходе маркировки возникали ситуации, когда обычная тонкая метка не подходила и нужно было использовать металлическую.

У клиента много оборудования, не стоящего на балансе организации, потому что подарено Университету спонсорами или куплено на грантовые деньги сотрудника. Стоимость каждой единицы может превышать 20-40 миллионов рублей. Такие объекты нельзя оприходовать, потому что хоть они и используются на территории ПИМУ, не являются его собственностью.

Для таких случаев специалисты сделали обработку на стороне 1С, которая позволяет распечатать этикетку жёлтого цвета на обычном принтере. Эта категория имущества помечается как грантовая, и её не нужно считать в ходе инвентаризации. Также переделали счета учёта.

Специалисты компании «1С:Первый БИТ» автоматизировали ПИМУ 3 процесса:

• инвентаризацию,
• перемещения между ЦМО,
• передачу на списание.

Помимо этого, на ТСД добавили операцию «Маркировка». Она служит для записи корпусных RFID-меток, т.к. RFID-метки данного типа невозможно записать с помощью RFID-принтера. В типовой версии "Mobile SMARTS: Склад 15" на метку можно записать только штрихкод формата EAN13. Интеграторы реализовали возможность записи любой последовательности знаков до 24 символов.

”Центр материальной ответственности” в “1С:БГУ” – это связка между материально-ответственным лицом и местоположением объекта инвентаризации. Для каждого из них мы создали отдельный новый справочник, который выгружается на ТСД перед ревизией основных средств.

На основании этого полностью переделали и процесс перемещений. Для выбора ЦМО, получателя, кому передаётся ТМЦ можно отсканировать как метку, так и штрихкод. И в случае, когда объект не соответствует ЦМО, на экране устройства появляется сообщение, что имущество с таким инвентарным номером находится в подотчёте у другого ЦМО и не будет добавлено в документ.

В процессе «Списание» осуществляется такая же проверка при выборе объекта и лица, с которого будет списана указанная единица имущества. Это сделано для того, чтобы избежать ошибочных или заведомо неверных действий.

Операция “Инвентаризация” также была переделана. В документе обязательно прописывается, какой Центр материальной ответственности проверяем. Потому что 1 ЦМО – это 1 документ инвентаризации. В него автоматически загружается дополнительная информация: счёт учёта, данные МОЛа, инвентарный номер, наименование имущества, срок полезного использования. И дата ввода в эксплуатацию — чтобы можно было понять списано/самортизировано в 0 или нет.

В системе учёта есть текущий статус объекта и целевая функция, которую теперь можно менять. Если указать, что ОС повреждено, и его нужно списать и утилизировать, то в операции автоматически активируется камера, чтобы можно было сфотографировать повреждения. После чего фотография загрузится в документ инвентаризации с инвентарным номером объекта. И можно будет в описи в прикреплённых файлах посмотреть фото повреждений.

Для случаев, когда пользователь случайно отсканировал не ту метку или штрихкод, интеграторы реализовали блокировку выдачи. Этот же механизм срабатывает, если попытаться добавить в документ лишнюю позицию. На экране терминала сбора данных тут же появятся уведомления “не найдено”, “найдено не в своей зоне хранения” И устройство предложит добавить или отказаться. При этом в столбце «План» появится соответствующая пометка.

Кроме того, в рамках проекта были реализованы следующие возможности:

1. Печать и кодирование RFID-меток двух типов непосредственно из интерфейса 1С:Предприятие.

2. Добавление ОС или ТМЦ в документ инвентаризации без сканирования RFID-метки с обязательным вводом пароля администратора.

3. Указание текущего статуса и целевой функции объекта инвентаризации непосредственно на ТСД в ходе сканирования ОС или ТМЦ.

• в случае сканирования объектов вне плана имеется возможность игнорировать объект.
• добавить объект в документ после запроса и подтверждение пользователем.
• автоматическое добавление в документ.