- Бухгалтерский и налоговый учет
- Управление эффективностью холдинга (CPM)
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
Цели проекта
Основная цель проекта — оптимизировать процесс ведения регламентированного учета, бюджетирования, казначейства и управленческого учета для целей повышения эффективности работы компании.
Задачи:
- Выполнить анализ возможностей типовой конфигурации "1С:Управление холдингом" ("1С:УХ") в корреляции с учетными задачами Заказчика;
- Пересмотреть существующую в компании учетную систему и повторить необходимый функционал в новой системе;
- Привести справочники старой системы на базе "1С:ERP" в соответствие с требованиями для переноса данных в новую систему на базе "1С:УХ";
- Изменить существующие процессы оперативного учета в соответствии с требованиями управленческого учета;
- Перенести остатки на начало года из "1С:ERP" в "1С:УХ", подготовив новую систему к промышленной эксплуатации
- Выполнить настройку и внедрение новой информационной системы на базе "1С:УХ"
- Провести проектирование модулей Казначейство и Бюджетирование в соответствии с новыми возможностями "1С:УХ" (по сравнению с "1С:ERP")
- Запустить функционал блоков Казначейство и Бюджетирование по новой проектной модели.
Ситуация до внедрения
ООО "ТС Групп" - диверсифицированный холдинг, в структуре которого работает более 10 направлений: Аренда, Проектирование и Строительство жилой и коммерческой недвижимости, Образование, Автосалон и автосервис, Сфера гостеприимства (две гостиницы) и Общественное питание (5 ресторанов круглогодичных, один сезонный и столовая), Услуги (фитнес, дошкольное воспитание, обслуживание жилого и нежилого фонда, организация и проведение мероприятий). 26 ЦФО укрупненно (из них 38 в "1С"). Более 40 юридических лиц и ИП входит в состав холдинга, включая НКО. Первая компания была создана в 1989 году.
Для понимания причины выбора именно "1С:Управление холдингом 8" необходимо погрузиться в историю компании. Вопрос внедрения комплексной учетной системы был впервые обозначен более 10 лет назад. Так как компания ООО "ТС Групп" - это большой многопрофильный холдинг, в котором присутствуют предприятия разной сферы деятельности, конфигурации для типового бухгалтерского учета потребности предприятия не покрывали.
На тот момент, более 10 лет назад, в качестве единой учетной системы была выбрана и успешно внедрена с помощью специалистов "Гигабайта" программа "1С:УПП", в дальнейшем, когда функционал "1С:УПП" стал недостаточным, было принято решение перейти на "1С:ERP Управление предприятием", как более современное и отвечающее поставленным задачам решение. Переход был успешно осуществлен с помощью специалистов "Гигабайта" и 6 лет "1С:ERP Управление предприятием" использовалась как единая учетная система.
Система на базе "1С:ERP 2" в целом работала эффективно, но структура бизнеса холдинга "ТС ГРУПП" с течением времени изменилась, заметно упростились требования к учету производственных операций, заметно расширилась и углубилась методика бюджетирования, что позволило принимать управленческие решения исходя из отчетов бюджетирования.
В то же время с упрощением части требований богатый функционал конфигурации "1С:ERP" стал усложнять ведение учета и в какой-то части стал избыточным. Избыточность приводила в том числе к необходимости поддерживать вещи и механизмы, которые уже не использовались в компании заказчика. Поэтому была высказана идея рассмотреть переход на более подходящее с точки зрения текущих требований к учету решение, чтобы с одной стороны не тратить время на ненужные механизмы, с другой стороны иметь возможность далее развивать контуры казначейства и бюджетирования на необходимом и достаточном типовом функционале. После анализа возможных вариантов таких решений была выбрана конфигурация "1С:Управление холдингом" (далее "1С:УХ").
Уникальность и инновационность проекта
Основная работа в рамках проекта состояла во внедрении "1С:Управление холдингом" с максимальным использованием типового функционала, и большая часть работ по программированию заключалась в переносе данных, а не в доработках "1С:УХ". Необходимо было перенести данные из существующих систем на базе "1C:ERP" в "1С:Управление холдингом 8", и в крайне сжатые сроки (несколько месяцев) запустить учет. Глобальных доработок функционала не производилось, задачей от клиента было использование преимущественно типового функционала, чтобы кастомизация решения не создавала каких-либо препятствий для оперативного обновления конфигурации в дальнейшем. Многолетний опыт использования клиентом продуктов "1С" убедил пользователей в состоятельности типового функционала "1С".
- реализован ряд внешних отчетов;
- разработка печатных форм для управленческой отчетности.
В части нового функционала и улучшения работы хотим отметить следующие моменты:
- В рамках подсистемы Бюджетирование был осуществлен полный перенос бюджетной модели в "1С:УХ" с планами на дальнейшее развитие. Выполнены настройки видов отчетов и бланков отчетов БДДС и БДР в соответствии с требованиями бюджетной модели. В подсистеме бюджетирование осуществляется как планирование, так и сбор фактических данных по бюджетам в разрезе необходимой для управления аналитики. Заполнение бюджетов как плановых, так и фактических производится с помощью процессов подготовки бюджетов. Данные БДДС являются лимитами для казначейства для целей оперативного контроля за расходованием ДС.
- Настроены процессы согласования заявок на оплату, которые ранее не были реализованы в "1С:ERP", что делало неэффективным данный процесс. В "1С:УХ" было реализовано согласование заявок на оплату по маршруту в соответствии с требованиями всех отделов компании.
- Автоматизирован процесс корректировки лимитов, который ранее в "1С:ERP" был не оптимальным для компании. В случае превышения лимита Руководители ЦФО выполняют подачу заявок на корректировку лимита, тем самым указывая за счет каких резервов планируется осуществлять выплату, а сотрудники экономического отдела оперативно выполняют корректировку лимитов. Данный процесс значительно облегчил работу сотрудников экономического отдела, которые ранее были вынуждены вносить постоянно корректировки непосредственно в подсистеме бюджетирование через БДДС. В "1С:УХ" процессы корректировки лимитов по бюджетам производятся без внесения изменений в подсистему бюджетирования, что позволяет видеть как изначально запланированный бюджет в виде лимитов, так и все его корректировки в оперативном режиме.
- Реализовано мультисценарное планирование и план-фактный анализ процесса "Бюджетирование" за счет создания единого хранилища данных, которое обеспечило ввод плановых и сбор фактических данных;
- Создан единый отчет для осуществления план-факт анализа по всем бюджетам с понятной для пользователя параметрической настройкой на базе системы компоновки данных;
- Обеспечено автоматическое формирование платежного календаря с детализацией для оперативного контроля исполнения бюджетов;
- Создана возможность оперативной корректировки лимитов в рамках утвержденного бюджета;
- Для контроля расходования денежных средств используется в том числе блок "Казначейство". Автоматизация функционального блока "Казначейство" обеспечила автоматизацию следующих процессов:
- Контроль за расходованием денежных средств. Обеспечивается резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита;
- Автоматическое создание заявок на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору).
- Формирование платежного календаря на основании утвержденных лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств;
- Анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей;
- Автоматизация и аудируемость задач взаимодействия участников разных областей учета;
- В процессе перехода с "1С:ERP" на "1С:Управление холдингом" выполнены все задачи проекта и достигнута основная цель: теперь предприятие в единой системе может производить управление финансами, материальными потоками и отношениями с контрагентами на всех уровнях;
- Реализовано повышение эффективности внутрикорпоративных коммуникаций за счет оперативности, структурированности, полноты и своевременности информации;
- Выполнено снижение условно-постоянных затрат, оптимизация структуры и численности, процессов управления ресурсами компании;
- Реализовано повышение контроля расходования средств за счет реализации системы бизнес-планирования и упреждающего контроля лимитов расходования;
- Актуализация и адаптация текущей методологии планирования и бюджетирования для целей автоматизации. В рамках данных работ была проведена стандартизация НСИ модели и унификация бюджетных форм и алгоритмов под все виды бизнеса холдинга. Были определены основные функциональные направления и блоки системы, обеспечивающие полное покрытие всех аспектов финансово-экономической деятельности компаний;
- На основе механизмов типового решения подсистемы бюджетирования "1С:Управление холдингом" реализована функция автоматической балансировки плановых остатков и потоков денежных средств внутри холдинга на основе ряда настраиваемых параметров;
- Формирование мастер бюджетов осуществляется на основе данных функциональных бюджетов с предварительной трансляцией показателей и статей бюджетов на счета управленческого учета. Подобный подход позволил обеспечить прозрачность и высокую степень контроля качества, полноты и целостности данных бюджетирования.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- Переход в "1С:Управление холдингом" значительно снизил трудозатраты на ведение учета в условиях изменившихся бизнес-процессов компании (уменьшение количества диверсифицированных направлений деятельности). Ускорился как ввод первичных документов, так и подготовка регламентированной отчетности;
- В процессе выполнения проекта был произведен максимально автоматический перенос данных из существующей информационной системы "1С:ERP" в информационную систему "1С:Управление холдингом". Автоматический перенос позволил сэкономить значительное количество ручного труда;
- Настройка процессов согласования позволила включить в процесс в качестве заявителей Руководителей ЦФО, которые стали формировать заявки на оплату в системе "1С:УХ" самостоятельно. Таким образом значительно снизилась нагрузка на сотрудников бухгалтерии и финансового отдела, которые в процессе теперь занимают место не заявителей, а согласующих. Руководители ЦФО стали полноценными участниками бюджетного процесса в автоматизированной системе, что позволило снизить необходимость ручной подачи документов на оплату в бухгалтерию.
- Изменение процессов корректировки лимитов по бюджетам значительно сократило время на подачу, согласование заявок и корректировку лимитов по бюджетам. Снизили количество ошибок в документах, полностью исключили необходимость в хождении по кабинетам с целью подачи заявок на осуществление своих платежей. А также подключение Руководителей ЦФО позволило им в оперативном режиме осуществлять контроль за состоянием своих заявок на оплату, не отвлекая от работы сотрудников бухгалтерии и финансового отдела, а также в режиме он-лайн контролировать исполнение своих бюджетов.
-
1С:Управление холдингом
:
- Регламентированный учет
- Учет ТМЦ
- Производственный учет
- Расчёт заработной платы
- Кадровый учет
- Учет в обособленных подразделениях
- Бюджетирование
- Финансовый анализ
- Казначейство
- Торговый учет
- Консолидация данных
- Управленческий учет
Архитектура решения и масштаб проекта
Учетная система на базе "1С:Управление холдингом 8" интегрирована с отраслевым программным решением "1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП", самописной системой для фитнес-клуба на базе "1С:Розница 8", системой "1С:Зарплата и управление персоналом", "1С:Образование", "1С:Библиотека", системой автоматизации предприятий общепита стороннего разработчика и рядом других. Продукт так легко вписался в действующую структуру компании, что в процессе внедрения поглотил в себя и то единственное направление, переход которого был запланирован вторым этапом на 2024 год. Продуманность типовых решений "1С:УХ" позволило масштабировать продукт также на вновь приобретенные активы группы компаний и в короткие сроки настроить учет без потерь для операционных бизнес-процессов.