Цели проекта

- Повышение качества и оперативности работы с документами за счет унификации и автоматизации процессов документационного обеспечения управления - Повышение качества документов за счет использования единых шаблонов документов и процедур подготовки и согласования - Внедрение единой Системы автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами - Создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда при работе с содержательной частью документов за счет снижения трудозатрат на рутинные операции по учету и контролю исполнения - Исключение потерь документов - Сокращение времени поиска документов и состояния их исполнения - Обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения - Предоставление инструментов для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи - Обеспечение своевременного информирования сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах - Обеспечение возможности оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа - Обеспечение централизованного хранения документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.) - Создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной (безбумажной) технологии работы с документами.

В рамках проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

Ситуация до внедрения

ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова – ведущий научно-образовательный медицинский центр, обеспечивающий подготовку врачей, фармацевтов, клинических психологов, социальных работников, а также уникальных медицинских научных кадров (специальности – медицинская биохимия, медицинская кибернетика, медицинская биофизика). По программам высшего профессионального образования в Университете ежегодно обучается более 12 000 человек и более 10 000 человек – по программам дополнительного профессионального образования.

ФГАОУ ВО РНИМУ имени Н.И. Пирогова – единственный медицинский вуз России, имеющий действующие международные программы двойного диплома (Россия + страна Европейского союза), а также единственный медицинский вуз России, которому присвоена категория "Национальный исследовательский университет".

До внедрения "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава РФ существовали следующие проблемы и сложности в управлении документами:

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта типовое решение было внедрено и доработано под специфику и требования ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова, а также реализованы интеграции с внешними информационными системами.

Публикации о проекте

• Построение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава РФ на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8»

Результаты проекта

Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ позволило пользователям оперативно отслеживать перемещение и статус исполнения документов, и, как следствие, принимать оперативные меры при необходимости, в том числе благодаря автоматическим уведомлениям по индивидуальным настройкам пользователей.

Наличие истории документа теперь позволило проводить необходимый анализ и корректирующие мероприятия, а также избегать конфликтных и спорных ситуаций среди сотрудников. Внедренная схема замещения отсутствующих сотрудников позволила избежать путаницы и ошибок при выборе согласующих, отдел кадров теперь заносит в "1С:Документооборот государственного учреждения" информацию по отсутствиям, что снижает количество прямых обращений по данным вопросам от сотрудников в отдел кадров. Благодаря настроенным интеграциям со смежными учетными системами удалось добиться минимального изменения привычного рабочего процесса пользователей.

1С:Документооборот государственного учреждения :
• Учет и обработка входящей корреспонденции
• Учет и обработка исходящей корреспонденции
• Учет и обработка организационно-распорядительной документации
• Договорные документы
• Электронная подпись
• Организация закупочной деятельности
• Учет командировочной документации
• Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды
• Учет и обработка служебных записок
• Разработка кадровой документации
• Электронная приемка документов

Архитектура решения и масштаб проекта

Для достижения поставленных целей было принято решение о создании единой базы учета, согласования, хранения документов, для чего выбрано решение "1С:Документооборот государственного учреждения 8". Данное решение хорошо встраивалось в ИТ-контур РНИМУ, включающий другие решения на базе "1С", с которыми также была запланирована настройка интеграции.