- Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)
- Управление нормативно-справочной информацией (MDM)
- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Технология: Дистанционное внедрение
- Технология: Оригинальная разработка на платформе 1С:Предприятие
Цели проекта
НИУ "Высшая школа экономики" часто выступает пионером в вопросах внедрения и использования отечественных цифровых решений в образовательном процессе.
В 2023 году совместно с Компанией "Портал-Юг" был завершен масштабный проект автоматизации учебного процесса университета.
- Совершенствование процессов управления контингентом обучающихся;
- Совершенствование процессов планирования, организации и контроля обучения;
- Сокращение времени обработки и получения данных об обучающихся;
- Автоматизированная подготовка документов;
- Повышение степени достоверности обработки информации об обучающихся;
- Повышение степени защищенности информации;
- Повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.
- Создать единую, надежную и адаптивную к новым бизнес-задачам систему;
- Использовать при разработке отечественную платформу;
- Иметь возможности для развития и масштабируемости системы для расширения и подключения новых блоков.
Ситуация до внедрения
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" – университет, осуществляющий свою миссию через научно-образовательную, проектную, экспертно-аналитическую и социокультурную деятельности на основе международных научных и организационных стандартов. Занимает первое место в рейтинге журнала Forbes "100 лучших российских вузов" (2022).
- 5 кампусов (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Пермь и Цифровой кампус НИУ ВШЭ "ВЫШКА-ОНЛАЙН");
- 12 000+ преподавателей и исследователей;
- 55 000+ студентов и аспирантов;
- 120 000+ выпускников.
В 2020 году в НИУ ВШЭ было принято стратегическое решение о переходе на новую систему учета образовательного процесса.
Образовательный процесс в ВШЭ ранее был автоматизирован на базе другой учетной системы, первая версия которой внедрялась в 2006 году и затем активно дорабатывалась. Поскольку со времени внедрения системы прошло уже больше 10 лет, дальнейшее развитие системы не могло осуществляться с необходимой для университета скоростью, а для реализации части требуемого функционала вообще требовались её полная перестройка и кардинальное изменение принципов работы, заложенных в фундамент системы. Все это послужило стимулом к принятию решения о необходимости разработки новой системы на новом технологическом стеке, которая позволила бы удовлетворить запросы университета на развитие функционала, обеспечить необходимую скорость и надежность работы.
На начальном этапе совместно с подрядчиком была составлена дорожная карта проекта, которая предусматривала поэтапную автоматизацию ключевых участков учета образовательного процесса, а также этап пусконаладочных работ и опытную эксплуатацию системы.
Ввиду большого количества особенных для ВШЭ бизнес-процессов, высокой скорости внедряемых изменений и инноваций, было решено разрабатывать собственный программный продукт на базе платформы 1С. Это позволяло максимально учесть все потребности и нюансы автоматизации образовательного процесса в ВШЭ, такие как работа в условиях фактически 100% индивидуализации образовательного процесса и поддержка собственных образовательных стандартов НИУ ВШЭ.
Была разработана система на базе "1С:Предприятие", которая получила название "HSE.Reg".
Уникальность и инновационность проекта
- Уникальный проект по внедрению корпоративной авторской системы по управлению учебным процессом на базе 1С:Библиотека стандартных подсистем.
- Широкий IT-ландшафт проекта. Внедряемая система была интегрирована со множеством других вспомогательных систем бизнеса. Ежедневно в систему загружается и выгружается порядка 70-100 тыс. разнообразных объектов.
- Невероятный масштаб проекта: 1000 пользователей, четыре филиала, огромный и разнообразный функционал, 65 000+ часов разработки и внедрения.
- Высокая ресурсоемкость новой системы: в корпоративной системе HSE.Reg ежедневно создается и обрабатывается свыше 200 документов, ведется учет 55 000+ студентов и аспирантов, анализируется множество разнообразных отчетов.
- Использование новейших технических методик разработки и тестирования: современная система версионирования (GIT), автоматический контроль качества кода (EDT+BSLLS+SonarQube), автоматическое тестирование по сценариям (СППР+Vanessa+Allure).
- Запуск выполнен при сохранении бесперебойного режима работы Университета.
Комментирует Александр Зимовец, начальник Управления цифровизации образования:
"Не менее важным преимуществом HSE.Reg является ее современность и масштабируемость, как в части технических возможностей, так и в части дальнейшего развития и подключения смежных систем учета".
Публикации о проекте
Результаты проекта
В результате реализации проекта НИУ ВШЭ получило современную систему управления на отечественной платформе "1С:Предприятие", с долгосрочной поддержкой разработчика. Система HSE.Reg совместима с ИТ-ландшафтом Университета и максимально покрывает и перекрывает функциональность прежней исторической системы. Сопровождение и развитие системы на данный момент производится штатными IT-специалистами НИУ ВШЭ.
- В результате внедрения автоматизированы ключевые участки учета образовательного процесса: от зачисления студента до проведения ГИА и формирования дипломов;
- Реализованы прямые интеграции с ключевыми сервисами НИУ ВШЭ: ежедневно в систему загружается и выгружается порядка 70-100 тыс. объектов из более чем 15-ти вспомогательных учетных систем Университета;
- За счет усовершенствования системы валидации данных удалось снизить объем ошибок пользователей на 20%. Теперь вся справочная информация хранится в карточке студента, при выборе студента в приказе все данные в документе заполняются автоматически;
- Разработаны удобные маски ввода с проверкой на соответствие шаблонам (ИНН, СНИЛС, паспорта, автосклонение по падежам);
- Подключена поддержка законодательства РФ, которая ранее отсутствовала в прежней системе (поддержка гражданства, адресная система ФИАС);
- Ускорены на 15% ввод и обработка документов. Этому помогли прямая интеграция с системой "1С:Документооборот", удобное usability (фото персон, распределение обучающихся по менеджерам), повышение качества работы с приказами (общий журнал приказов с поиском и отборами, хранение истории приказов по студенту);
- Открытый код системы и гибкие возможности настройки функционала и прямых интеграций в перспективе позволят сократить расходы на сопровождение и обслуживание ИТ-инфраструктуры;
- Повышение степени достоверности и обработки информации позволило на 20% ускорить процесс формирования и получения регламентированной и управленческой отчетности.
"В качестве ключевого преимущества новой корпоративной системы отмечаем основное достоинство - единый технический стек на базе платформы 1С, т.к. в ВШЭ на этой платформе работает Документооборот, Приёмная кампания, Бухгалтерский учёт, Договоры и Кадровая система. Благодаря этому достигается унификация административных процессов, в то время как раньше всё участки велись в разных системах, работающих на разных технологиях. Это позволило сократить временные и финансовые расходы на сторонних подрядчиков, ввод и обработку данных в целом".
-
Оригинальная разработка на платформе 1С:Предприятие
:
- Учет контингента
- Учет приказов по работе со студентами
- Учет иностранных студентов
- Учет входящей и исходящей мобильности студентов
- Формирование индивидуальных учебных планов (ИУП) студентов
- Учет успеваемости
- Учет студентов, переводящиеся на факультет
- Учет выбывших и выпущенных студентов
- Учет назначения стипендий
- Подготовка и учет результатов ГИА
- Подготовка и печать дипломов
- Формирования договоров и дополнительных соглашений на обучение
- Подсистема интеграций со сторонними системами
Архитектура решения и масштаб проекта
В результате внедрения автоматизирован учебный процесс в НИУ ВШЭ.
- СЭД (Система электронного документооборота);
- Smart Point (Единый личный кабинет);
- Smart LMS (Система онлайн-поддержки учебного процесса);
- MDM (Master Data Management – система управления мастер данными);
- Сервис электронных ведомостей (СЭВ);
- Ярмарка проектов;
- Реестр дипломов;
- Миграционный учет;
- Бухгалтерско-кадровая система учета.
На текущий момент в системе работает 1000+ пользователей, что составляет 1000 типовых рабочих мест. Тестирование на производительность проводилось на 1500-3000 рабочих мест с перспективой дальнейшего развития системы.