Цели проекта

Комплексная автоматизация, переход на единую, интегрированную, информационную систему по ведению финансово-хозяйственной деятельности университета.

Ситуация до внедрения

В 2022 году в МГТУ им. Н.Э. Баумана было принято решение о необходимости комплексной автоматизации ведения финансово-хозяйственной деятельности университета. Необходимость была вызвана наличием комплекса исторических программных продуктов, реализованных на различных платформах разработки, не взаимосвязанные между собой и решающих отдельные группы задач. К примеру, для осуществления процесса планирования в Университете применялись самописные программные продукты, реализованные специалистами МГТУ им. Н.Э. Баумана на базе инструмента MS Access:

• ИС "Закупки"
• ИС "Заявки"
• ИС "Реестр"
• ИС "Смета"
• ИС "Бюджет МГТУ"
• другие самописные информационные системы подразделений
• MS Word, MS Excel и другие.

Исполнение финансово-хозяйственной деятельности университета было автоматизировано с помощью модулей информационной системы "Цифровой университет" реализованной на платформе "1С:Предприятие 8.3":

• Бухгалтерский учет
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы и стипендий
• Учет исполнения контрактов по научной деятельности

Большинство рабочих процессов университета в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности было не автоматизировано или автоматизировано фрагментарно. Отсутствие единого механизма управления нормативно-справочной информацией, приводило к тому, что разрозненные ресурсы с разным представлением данных ограничивали обмены между имеющимися не взаимосвязанными между собой информационными системами, каждое подразделение работало в своей базе со своими данными.

Поддержка программных продуктов также осуществлялась различными подразделениями университета, что усложняло процесс поддержки и сопровождения работы систем. Все эти факторы также значительно усложняли процесс работы финансовых служб при формировании отчетности по ведению финансово-хозяйственной деятельности организации, требовали высокой трудоемкости и внимательности при сборе и обработке данных с помощью прикладных программных средств, в том числе человеческого фактора, и не давали возможности быстрого получения информации для принятия управленческих решений административно управленческого персонала.

Все это привело к тому, что возникла необходимость комплексной автоматизации и перехода на единую, интегрированную, информационную систему по ведению финансово-хозяйственной деятельности университета.

Уникальность и инновационность проекта

1. Полная автоматизация управленческого учета в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности университета в единой информационной системе:

• создание единого интегрированного пространства для работы всех служб и подразделений, задействованных в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности университета (формирование, согласование документов процесса планирования и исполнения);
• упорядочение процессов планирования доходов и расходов, формирование ПФХД с учетом его изменений и версий, формирование плана закупок, формирование БДДС;
• организация учета заимствования и возврата денежных средств;
• работа бюджетной комиссии, формирование Заявок на изменение бюджета подразделения (выделение дополнительного финансирования, изменение статьи расходов подразделения, внесение изменений в ПФХД);
• выделение лимитов на закупку товаров, работ, услуг, а также формирование и согласование заявок на закупку внутри одной системы;
• согласование проекта договора, созданного на основании заявки на закупку;
• отслеживание заключения и исполнения договоров;
• ведение научных договоров в части расходов и доходов;
• организация в системе процесса приемки/выдачи товаров (со склада), в том числе реализация электронной приемки с настроенной интеграцией с ЕИС с целью получения данных по УПД;
• формирование и согласование заявления на оплату, ежедневного реестра оплат;
• отображение в системе данных по документам фактического поступления и списания денежных средств (посредством обмена данными из "1С:Бухгалтерия государственного учреждения");
• комплексное управление финансовыми обязательствами университета в части процессов исполнения бюджетов.

2. Нормализация и обмен нормативно-справочной информации во всех имеющихся информационных системах.

3. Перевод всех документов по ведению финансово-хозяйственной деятельности университета на согласование с заинтересованными подразделениями в электронном виде непосредственно в модуле "Управление финансовым планированием", гибкая настройка маршрутов согласования.

Реализована возможность запуска соответствующим структурным подразделениям утвержденного процесса согласования необходимого документа с автоматическим формированием требуемых печатных форм для подписания.

Согласование в электронном виде минимизирует возможные риски и обеспечивает обязательность исполнения решения в срок, а также позволяет отслеживать историю согласования, формировать целевые показатели по срокам и контролировать их исполнение.

В системе реализованы два способа согласования документов:

• С помощью внутренней схемы согласования модуля УФП, которая представляет собой комплексный процесс внутреннего электронного согласования, без интеграций с другими информационными системами университета.
• С помощью бесшовной интеграции между "Управлением финансовым планированием" и системой "1С:Документооборот государственного учреждения". Используется в случае, когда согласование документа может проходить в двух системах (УФП и ДГУ 3.0) параллельно.

В процессе согласования используется подписание и утверждение документов с помощью усиленной квалифицированной и простой электронных подписей. В системе хранится информация о подписании и файлы открепленной подписи, предназначенные для дальнейшей передачи в электронный архив.

4. Формирование необходимой управленческой и регламентированной отчетности внутри одной системы (гибкая настройка отчетов в пользовательском режиме).

5. Реализована подсистема интеграции, обеспечивающая все необходимые функции для обмена между модулями информационной системы "Цифровой университет" и другими имеющимися информационными системами. Обмен данными между модулями ИС "Цифровой университет" производится на уровне документов и справочной информации.

6. Для каждого пользователя системы установлен уровень доступа в соответствии с утвержденной ролевой моделью, обеспечивающий разграничения прав доступа к обрабатываемой информации.

7. В модуле УФП функционирует подсистема сбора обращений "Техническая поддержка", с помощью которой обеспечивается взаимодействие с пользователями. Через обращения фиксируются вопросы, запросы на консультацию и доработку.

8. В рамках работ по организационно-техническому обслуживанию модуля УФП осуществляется мониторинг посредством оценки интегральной производительности программы по методике APDEX.

Ключевой особенностью проекта, который длился 9 месяцев, была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности университета.

Инновационность проекта заключается в том, что в данном проекте в единой системе объединено совместное интегрированное решение в части планирования и исполнения плана финансово-хозяйственного деятельности всего университета и подсистемы согласования и подписания сформированных в системе печатных форм финансовых документов с возможностью подписания определенными ролями пользователей с помощью простых и усиленных квалифицированных подписей, формирования всей необходимой отчетности на основании данных единой системы, в которой работают все службы и подразделения университета.

Публикации о проекте

• Тезисы доклада на конференции "Новые информационные технологии в образовании" 2024

• Внедрение модуля по планированию, бюджетированию и исполнению финансово-хозяйственной деятельности ИС "Цифровой университет МГТУ им. Н.Э. Баумана"

Результаты проекта

Внедрение модуля по планированию, бюджетированию и исполнению финансово-хозяйственной деятельности позволило решить широкий спектр управленческих задач. За счет данного внедрения были получены следующие возможности:

• Предоставило возможность провести качественную оптимизацию бизнес-процессов и осуществить переход с разрозненных информационных систем и таблиц Excel на единую комплексную информационную систему, реализованную на базе программных продуктов "1С".
• Обеспечило работу подразделений в единой эффективной цифровой среде для осуществления планирования и исполнения плана финансово хозяйственной деятельности университета.
• Внедрение модуля управления финансовым планированием позволило интегрировать между собой модули информационной системы "Цифровой университет", задействованные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, что оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных.
• Снизились трудовые и временные издержки сотрудников университета, участвующих в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
• В результате проекта руководство и специалисты ВУЗа обеспечены своевременной, оперативной и достаточной для анализа финансово-хозяйственной деятельности университета информацией, что позволило существенно ускорить процесс принятия необходимых управленческих решений.

Управление финансовым планированием :
• Согласование
• Исполнение
• Планирование
• НСИ
• Техподдержка
• Интеграции

Архитектура решения и масштаб проекта

Реализованные требования для работы модуля "Управление финансовым планированием" к аппаратному обеспечению:
Требования к серверным операционным системам:

• Серверные операционные системы семейства Linux (поддержка версий ОС Linux, включенных в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных).

Требования к операционным системам рабочих станций для работы в тонком клиенте:

• Операционные системы рабочих станций семейства Linux (поддержка версий ОС Linux, включенных в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных).

Требования к операционным системам рабочих станций для работы в веб-клиенте:

• Операционные системы рабочих станций семейства Linux (поддержка версий ОС Linux, включенных в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Требования к версии СУБД:

• PostgreSQL, версия, рекомендуемая производителем ПО платформы "1С:Предприятие 8".

Требования к версии Web-сервера:

• Apache, версия, рекомендуемая производителем ПО платформы "1С:Предприятие 8".

Настроены и выполнены интеграции модуля управления финансовым планированием:

• с модулем "Бухгалтерский учет";
• с модулем "Расчет заработной платы";
• с модулем "Кадровый учет"";
• "1С:Документооборот государственного учреждения";
• ЕИС (загрузка нормативно справочной информации, данных электронной приемки УПД).

Масштаб проекта:

Автоматизирована деятельность в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности всех служб и подразделений университета, и их филиалов в единой информационной системе:

• Управление экономики и финансов
• Управление закупок и отдела снабжения
• Центральная бухгалтерия
• Управление безопасности
• Управление правовой работы
• Квалифицированные заказчики (закупающие подразделения)
• Центры финансовой ответственности (доходные)
• Центры финансовой ответственности (расходные)
• Центры финансовой ответственности (доходные и расходные)
• Проректоры
• Помощники руководителей
• Ректор