Цели проекта

Основная цель перехода к цифровым технологиям в ФГБОУ ВО "Российский университет медицины" Минздрава России заключается в проведении комплексной модернизации ключевых управленческих и образовательных процессов, а также в выстраивании эффективного взаимодействия со всеми участниками этих процессов. Достижение этого результата планируется за счет использования проверенных управленческих подходов с учетом специфики вуза и внедрения современных инструментов автоматизации.

В ходе реализации проекта на различных этапах формулировались промежуточные цели и уточнялись приоритетные задачи, последовательное решение которых должно было обеспечить достижение общего результата. В числе ключевых целей унификация делопроизводственных процедур, сосредоточение всех учетных данных в единой системе, поддержание их достоверности и непротиворечивости. Также ставились задачи по упрощению работы с данными, повышению качества аналитического учета, переводу документооборота в цифровой формат с постепенным отказом от бумажных носителей и росту удовлетворенности студентов и сотрудников за счет автоматизации процессов и создания удобных коммуникационных сервисов.

Для достижения указанных целей требовалось решить ряд конкретных задач: унифицировать и регламентировать процессы формирования документации, обеспечив бесшовную интеграцию с существующими системами документооборота; разработать удобные цифровые сервисы для обучающихся, работников и других категорий пользователей; внедрить механизмы валидации и верификации действий пользователей и обрабатываемых данных. Кроме того, необходимо было перевести в автоматизированный режим процессы, ранее выполнявшиеся вручную, создать единую среду для предоставления сервисов через личные кабинеты, свести к минимуму рутинные операции за счет комплексного учета в новой системе, расширить аналитические возможности, сформировать надежные инструменты для подготовки регламентной отчетности и обмена данными с регуляторами, а также обеспечить интеграцию с существующим ИТ-ландшафтом университета.

Ситуация до внедрения

ФГБОУ ВО "Российский университет медицины" Минздрава России (далее – Университет) входит в число ведущих отечественных вузов, готовящих специалистов в области стоматологии и лечебного дела. Университет ведет свою историю с 1892 года. Головной кампус расположен в Москве, также Университет имеет филиал в Липецке. Учредителем выступает Министерство здравоохранения Российской Федерации. Сегодня в Университет обучается более 12 тысяч студентов, ординаторов, аспирантов, из которых свыше 3,5 тысяч — иностранные граждане из более чем 34 стран, а образовательный процесс ведется по более чем 110 программам. В обеспечении организационной и образовательной деятельности задействовано более 4 тысяч сотрудников и преподавателей.

На момент старта проекта автоматизация в границах рассматриваемых процессов носила фрагментарный характер и базировалась на наборе разрозненных программных продуктов. Между этими решениями либо отсутствовала какая-либо связь, либо обмен данными осуществлялся через интеграционные сервисы с периодической синхронизацией, что не обеспечивало непрерывности ("бесшовности") и приводило к задержкам при обработке информации.

В учетной модели существовало несколько точек ввода однотипных данных (например, персональных сведений о физических лицах) без механизмов их синхронизации и валидации, что вынуждало сотрудников многократно дублировать информацию вручную и порождало рассинхронизацию и противоречия. Некоторые процессы вообще не были автоматизированы (в частности, личный кабинет абитуриента), а учет велся на бумажных носителях либо в стандартных табличных редакторах (как, например, учет проживающих в общежитиях).

Ряд автоматизированных процессов требовал обновления и приведения в соответствие с действующими федеральными и локальными нормативными актами (в том числе процесс приемной кампании). Также отсутствовала автоматизированная интеграция с отдельными федеральными информационными системами.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе реализации проекта в Университете были проанализированы лучшие практики автоматизации образовательных организаций с учетом специфики медицинского вуза. На основе этого анализа спроектирована и внедрена уникальная система управления, не имеющая аналогов по глубине адаптации под отраслевые процессы. Ключевые особенности проекта раскрываются далее.

Любой крупный современный вуз, особенно входящий в число ведущих медицинских университетов страны, решает не только задачу подготовки кадров, но и целый комплекс сопутствующих управленческих и организационных задач. Эффективность их решения напрямую влияет на оценку деятельности организации со стороны контролирующих органов и потребителей образовательных услуг. В условиях дефицита трудовых и финансовых ресурсов единственным способом оптимального их расходования становится комплексная автоматизация. Показателем эффективности в таком случае выступает уже не количество пользователей системы, а количество решаемых задач, приходящихся на одного пользователя. В Университете за счет организационной модернизации бизнес-процессов и их глубокой автоматизации удалось значительно увеличить число задач, решаемых одним сотрудником, повысить эффективность деятельности и перераспределить высвободившиеся ресурсы на улучшение качества услуг. Например, сотрудники приемной комиссии вместо ручной обработки заявлений получили инструментарий электронной очереди и автоматизированные рабочие места оператора и регистратора; преподаватели перешли к подписанию ведомостей и журналов усиленной квалифицированной электронной подписью, а студенты — к отображению успеваемости в личном кабинете без обращения в деканат. Все это напрямую повышает удовлетворенность качеством образовательного процесса.

Современный медицинский университет — это сложнейшая многопрофильная организация с разветвленной структурой, включающей клинические базы, кампусы, собственные общежития и строгие требования миграционного, воинского и медицинского учета. Даже в рамках одного направления — управления контингентом обучающихся — возникает множество крупных задач: обучение, договорная работа, учет льгот, проживание, медицинские справки, стипендиальное обеспечение, воинский учет. Для оперативного принятия решений и формирования отчетности критически важно иметь все данные "под рукой" в единой системе. В Университете удалось создать уникальную среду, в рамках которой в одном программном продукте решаются вопросы, ранее требовавшие использования нескольких разрозненных систем. Учет контингента, договоров, финансов, проживания, воинского и миграционного учета, документооборота — все эти функции теперь доступны пользователю без переключения между разными приложениями, что позволяет получать консолидированные данные в любых разрезах и выполнять должностные обязанности максимально эффективно.

На конкурентном рынке образовательных услуг вуз должен быть не только сильным в академическом плане, но и современным, удобным для потребителя. Повышение маркетинговой привлекательности невозможно без расширения доступных цифровых сервисов. В проекте для Университета сделан акцент на предоставление потребителям возможности управлять взаимодействием с вузом уже с первых шагов. Для абитуриентов реализован личный кабинет, позволяющий в дистанционном формате подать заявление, согласие на зачисление, апелляцию, записаться на вступительные испытания, а также получить скан-копии необходимых документов. Для студентов создан личный кабинет с отображением успеваемости, посещаемости, программами дисциплин, возможностью прохождения анкетирования и подачи заявлений на справки через "службу одного окна". Внедрена подсистема "Центр предоставления услуг", обеспечивающая адресную рассылку важных уведомлений и документов. В результате потребитель получает полный набор инструментов для комфортного взаимодействия, а вуз — современный и привлекательный сервис, повышающий лояльность аудитории.

Работа вуза строится на взаимодействии относительно небольшого числа управленцев и операторов с огромным количеством потребителей (абитуриентов, студентов, преподавателей, проживающих). Любая дополнительная сложность в интерфейсе или излишнее действие пользователя при массовых операциях приводит к существенным потерям ресурсов. Особенно это критично в период приемной кампании, когда необходимо обработать десятки тысяч заявлений в сжатые сроки. В ходе проекта была продумана система максимального сокращения необходимых действий пользователя: минимизировано количество кликов, данные автоматически подтягиваются из смежных подсистем, исключен повторный ввод, разработаны комбинации повторяющихся операций для ускорения ввода и обработки. Так, благодаря внедрению электронной очереди и автоматизированных рабочих мест приемной комиссии, а также настройке бесшовной интеграции между подсистемами, удалось кардинально повысить пропускную способность сотрудников и снизить трудозатраты на достижение конечного результата.

Отдельно стоит отметить уникальные инновационные решения, реализованные в проекте как на стратегическом уровне построения архитектуры, так и на прикладном уровне. К ним относятся: создание подсистемы "Центр предоставления услуг" с гибкой маршрутизацией сообщений и рассылок; разработка специализированных механизмов учета медицинских справок, миграционного и воинского учета с учетом требований медицинского вуза; настройка интеграции с системами "1С:Документооборот", "1С:ЗКГУ", "1С:БГУ" в едином контуре; внедрение функционала учета времени перемещения между корпусами при составлении расписания, что критически важно для университета с распределенной инфраструктурой. Несмотря на широкий спектр функциональных возможностей, множество интеграций и большое число структурных подразделений, решающих разнообразные задачи, в контуре внедренного решения удалось обеспечить стабильную, надежную работу системы и высокую достоверность данных, что подтверждает эффективность выбранного подхода к комплексной автоматизации.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Университет ПРОФ" в ФГБОУ ВО "Российский университет медицины"

Результаты проекта

На этапе предпроектного анализа были определены методические и технологические задачи для наиболее эффективного внедрения с учетом специфики медицинского вуза. В ходе реализации проекта решены нестандартные архитектурные, интеграционные и инфраструктурные задачи: обеспечена модернизация и адаптация всех элементов системы для удобства пользователей, проведена глубокая интеграция внедряемого решения с действующими в университете системами "1С:Документооборот", "1С:ЗКГУ", "1С:БГУ", а также реализованы уникальные доработки, учитывающие требования миграционного, воинского и медицинского учета, особенности планирования расписания с учетом перемещения между корпусами, созданы новые подсистемы "Центр предоставления услуг" и "Кафедры". По итогам реализации проекта достигнуты все планируемые цели и решены поставленные задачи, а также ряд задач, возникших в ходе реализации.

Отметим ключевые организационные результаты проекта:

1. Усовершенствованные организационные принципы и технологии управления основными процессами деятельности, включая приемную кампанию, учебный процесс, управление контингентом, кадровое обеспечение, стипендиальное и договорное сопровождение;
2. Обеспечение системного подхода к управлению за счет создания единой базы нормативно-справочной информации и унификации делопроизводства;
3. Системные подходы к планированию и контролю деятельности вуза, реализованные через подсистемы планирования учебного процесса, распределения нагрузки, формирования расписания с учетом временных и территориальных ограничений;
4. Единая система и единое информационное пространство, обеспечивающее регламент работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке, включая консолидацию сведений о контингенте, успеваемости, проживании, договорах, стипендиях и кадровом составе;
5. Получение масштабируемого решения, позволяющего включать в единое информационное пространство филиалы и другие подразделения вуза (в том числе филиал в г. Липецк);
6. Обеспечение высокого уровня надежности и безопасности функционирования единого информационного пространства, разграничение доступа на уровне новых подсистем и пользовательских ролей;
7. Оперативное обновление информации и работа со всегда актуальной информацией благодаря настроенным интеграционным обменам в режиме близком к реальному времени;
8. Исключение двойного ввода данных, сокращение операционных расходов за счет автоматизации процессов, ранее выполнявшихся вручную или с использованием табличных редакторов;
9. Отсутствие рисков при интеграции с информационными системами регуляторов и федеральными ресурсами;
10. Перераспределение трудовых ресурсов из "исполнителей" в "управленцев" за счет максимальной унификации и автоматизации бизнес-процессов (смена деятельности по "выполнению операций" на "планирование и контроль за выполнением"), что позволило сотрудникам сосредоточиться на содержательной работе, а не на рутинном вводе данных;
11. Реализация удобных для потребителей сервисов из любой точки мира через личные кабинеты абитуриента, студента, внешнего пользователя, включая полный цикл подачи документов, запись на экзамены, получение справок, просмотр успеваемости, анкетирование и адресные рассылки;
12. Возможность систематизации работы по информированию потребителей и взаимодействию с потребителями благодаря внедрению подсистемы "Центр предоставления услуг" с гибкими инструментами рассылок и шаблонов сообщений.

Отметим, что полученный в ходе реализации проекта опыт лег в основу проектирования следующих шагов по усовершенствованию системы и разработке новых функциональных возможностей в информационной системе Российского университета медицины.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Организация и проведение приемной кампании
• Портал вуза. Личный кабинет поступающего
• Управление студенческим составом
• Планирование учебного процесса
• Формирование профессорско-преподавательского состава и распределения учебных поручений
• Работа с договорами и стипендиями
• Управление кампусом вуза
• Воинский учет
• Формирование дипломов и приложений
• Управление аспирантурой
• Формирование структуры университета
• Составление расписания учебных занятий
• Предоставление услуг
• Управление работой кафедры

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект затронул масштабную инфраструктуру Университета: 11 факультетов, 114 кафедр, филиал в Липецке. Общая численность студентов превышает 10 000 человек (из них около 2 000 иностранных), а штат сотрудников насчитывает более 4 000 человек, включая свыше 1 500 преподавателей.

В контуре внедрено 13 крупных подсистем, создано 2 новые ("Центр предоставления услуг", "Кафедры"), существенно адаптировано более 10 тиражных. Разработано свыше 30 отчетов и более 10 обработок. Автоматизированы процессы, ранее выполнявшиеся вручную: электронная очередь поступающих, учет медицинских справок, миграционный учет, подписание ведомостей ЭЦП и др.

Техническая архитектура включает сервера "1С:Предприятие" и СУБД на Linux (MS SQL Server, PostgreSQL). Обеспечена работа более 4 000 сотрудников, одновременно — до 300 пользователей. Число потребителей через личные кабинеты превышает 25 000 человек (студенты, абитуриенты, поступающие на ДПО).

Реализована интеграция с "1С:Документооборотом", "1С:ЗКГУ", "1С:БГУ", ГИС СЦОС, а также с системами электронной очереди и порталом вуза. Планируется подключение к суперсервису "Поступление в вуз онлайн" и ФИС. Все это обеспечило бесшовное взаимодействие подсистем и единое информационное пространство университета.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

В рамках проекта задействована техническая инфраструктура, развернутая на собственных мощностях университета. Серверное оборудование для работы системы "1С:Университет ПРОФ" и используемых систем управления базами данных сконфигурировано на базе операционной системы Linux, в качестве СУБД применяются MS SQL Server и PostgreSQL.