Цели проекта

Создание и внедрение единой централизованной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности образовательных учреждений (ЕЦИС ФХД ДО), обеспечивающей комплексную автоматизацию процессов бухгалтерского, кадрового и расчетного учета.

Реализация проекта направлена на обеспечение оперативной, достоверной и безопасной передачи регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в государственные информационные системы без необходимости ручного ввода данных. Существенное значение имеет соблюдение требований нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации (в том числе № 52н и № 61н) в части организации электронного документооборота. Важным результатом становится повышение эффективности и прозрачности учета, а также формирование единой технологической платформы с унифицированными процессами и справочниками.

Проект соответствует приоритетным направлениям государственной политики в сфере цифровизации государственного сектора и направлен на создание условий для централизованного управления финансово-хозяйственной деятельностью образовательных организаций.

Дополнительно в рамках проекта обеспечено соответствие требованиям информационной безопасности, подготовка системы к аттестации по 152-ФЗ, а также использование защищенных каналов связи при работе пользователей с системой.

Для достижения поставленных целей были поставлены следующие задачи:

Управленческие

Экономические

Ситуация до внедрения

Департамент образования мэрии города Ярославля управляет муниципальной системой образования, включающей детские сады, школы и учреждения дополнительного образования.

До начала проекта учет велся в 255 учреждениях с использованием разрозненных информационных баз на основе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", ред. 2.0 и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", ред. 3.1.

Отсутствие единой методологии учета приводило к существенным расхождениям в подходах к отражению операций. Использование доработанных конфигураций усложняло сопровождение систем и повышало риск ошибок.

Документооборот в значительной степени сохранялся в бумажном виде, а для сдачи отчетности применялись сторонние сервисы, не интегрированные с учетными системами.

В результате сложилась ситуация, при которой отсутствовали единые правила расчета показателей, наблюдалось дублирование начислений и несогласованность справочников. Это приводило к высокой нагрузке на системы, затрудняло анализ данных и делало невозможной оперативную консолидацию информации. Дополнительно фиксировалось несоответствие требованиям Министерства финансов Российской Федерации.

Необходимость централизации учета была выявлена Департаментом образования мэрии г. Ярославля еще в 2019 году. В рамках подготовки к проекту был изучен опыт внедрения аналогичных решений в других регионах, в частности в городе Москве.

Существенным фактором, ускорившим реализацию проекта, стала начавшаяся в 2024 году реорганизация образовательных учреждений, связанная с их объединением в образовательные комплексы. В этих условиях потребность в единой системе учета стала критически важной.

Централизация была направлена на повышение качества учетных данных, устранение кадрового дефицита, переход к электронному документообороту и формирование единого информационного пространства управления.

Уникальность и инновационность проекта

Проект отличался высокой степенью сложности, обусловленной необходимостью переноса большого объема исторических данных с сохранением их целостности. Дополнительные сложности были связаны с учетом особенностей структуры образовательных комплексов, включая наличие обособленных подразделений.

Важной задачей являлось обеспечение корректного формирования регламентированной отчетности, включая такие формы, как 6-НДФЛ. Для этого были разработаны специализированные механизмы переноса и сверки данных.

Несмотря на значительное количество пользователей и объем обрабатываемой информации, была обеспечена высокая производительность системы и стабильность ее работы.

В "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" включена адаптация по блоку тарификации, что значительно ускорило процесс ввода информации.

Публикации о проекте

• Cоздание и внедрение единой централизованной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности образовательных учреждений, обеспечивающей автоматизацию процессов бухгалтерского учета на базе ПП "1С:Бухгалтерия государственного учреждения ПРОФ"
• Внедрение единой централизованной информационной системы финансово-хозяйственной деятельности образовательных учреждений , обеспечивающей комплексную автоматизацию кадрового и расчетного учета на базе ПП "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения"

Результаты проекта

В результате реализации проекта была создана централизованная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, в рамках которой 255 учреждений были объединены в 40 образовательных комплексов и 4 центра дополнительного образования.

Технологически удалось объединить бухгалтерский, кадровый и зарплатный учет в единой системе и сформировать единое информационное пространство. Электронный документооборот стал основным способом взаимодействия.

В системе работают 325 пользователей, распределенных между различными функциональными контурами. Это позволило обеспечить высокий уровень охвата и вовлеченности.

Качественные результаты выражаются в повышении достоверности учетных данных, сокращении сроков подготовки отчетности и практически полном отказе от бумажного документооборота. Дополнительно была реализована централизованная система управления доступом и обеспечено соответствие требованиям Министерства финансов.

Экономический эффект проявился в снижении затрат на сопровождение, отказе от дублирующих сервисов и более эффективном использовании ресурсов.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• Санкционирование расходов (учет бюджетных ассигнований, лимитов, обязательств)
• Учет денежных средств (банк, расчеты с подотчетными лицами, загрузка платежных поручений из УРМ)
• Учет основных средств, нематериальных и непроизведенных активов
• Учет материальных запасов
• Учет обязательств с поставщиками, подрядчиками и дебиторами/кредиторами
• Учет расчетов по родительской плате
• Учет посещаемости детских учреждений
• Составление регистров бухучета, регламентированная бухгалтерская и налоговая отчетность
• Ведение электронного документооборота

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Кадровый учет (ведение штатного расписания, прием, переводы, увольнения, учет персональных данных, воинский учет )
• Расчет заработной платы (учет табелей, расчет авансов, зарплаты, отпускных, больничных, удержаний и выплат)
• Формирование управленческой и регламентированной отчетности
• Расчет тарификации и формирование тарификационных списков

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве технологической базы были выбраны программные продукты "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", уже используемые в учреждениях. Архитектура решения построена по классической трехуровневой модели и включает сервер приложений "1С", сервер баз данных и веб-сервер для организации доступа пользователей. В ходе проекта была проведена детальная проработка функциональных требований. Критерием успешной реализации являлось их полное выполнение. При этом интерфейсы и пользовательские сценарии уточнялись по результатам тестирования с участием конечных пользователей.

После проведения тестирования были организованы рабочие совещания с представителями заказчика, на которых согласовывались интерфейсы, структура меню и логика работы системы. Доработки, сформированные по итогам этих обсуждений, были реализованы в последующих итерациях проекта.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

"1С:Документооборот государственного учреждения", аттестованные сервера по 152-ФЗ.