Цели проекта

Стратегическая цель — создание единого бесшовного цифрового контура управления образовательным процессом, отчётностью по образовательным программам и управленческой аналитикой по образовательной деятельности.

Ключевые задачи:

• Автоматизация учёта успеваемости - разработка электронного журнала, связанного с информационной системой Расписание, нагрузкой, рабочими программами дисциплин (РПД), приказами по контингенту, LMS и личным кабинетом.
• Исключение ручного ввода при изменении данных по контингенту - создание механизмов постобработки документов (после приказа данные обновляются автоматически).
• Совершенствование процессов оказания услуг в Едином деканате и студенческом МФЦ.
• Интеграция всех систем через шину данных - интеграционная шина обеспечивает синхронизацию журнала, расписания, личного кабинета.
• Формирование управленческой и надзорной отчётности в реальном времени - разработка функционала по автоматизированному формированию отчётов о самообследовании, кадровой справки, материально-техническом обеспечении по каждой образовательной программе (ОП).
• Внедрение аналитических отчетов по образовательной деятельности в виде BI системы.

Ситуация до внедрения

Тамбовский государственный университет им Г.Р. Державина - это современный научно-образовательный центр, в основе которого лежат лучшие традиции классического вуза. В вузе обучается порядка 13 500 студентов. Штатный состав сотрудников насчитывает около 1500 человек.

Для управления образовательным процессом в вузе используются решения, реализованные на платформе "1С:Предприятие". Среди них основной программный продукт "1С:Университет". Также в вузе уже были открыты такие структурные подразделения как "Студенческий МФЦ" и "Единый деканат", пользователи которых работают в программе "1С:Университет" для оказания услуг студентам.

• Успеваемость - преподаватели вручную вели бумажные журналы текущей успеваемости.
• Изменения контингента - после приказа (отчисление, перевод) журналы и ведомости правили вручную.
• Отчётность по ООП - самообследование, кадровые справки, материально-техническое обеспечение собирались вручную из множества источников, что занимало значительное время и трудозатраты.
• Аналитические данные по образовательной деятельности формировались вручную или в виде разрозненных отчетов;
• Аттестационные ведомости и уведомления об отчислении обучающихся формировались вручную сотрудниками "Студенческого МФЦ" и "Единого деканата".

Уникальность и инновационность проекта

В рамках реализации проекта были разработаны решения, способствующие повышению эффективности управления образовательным процессом и ускорению формирования управленческой отчетности.

Уникальный для вузов механизм постобработки документов, в результате работы которого после проведения приказа по обучающемуся, система автоматически обновляет статусы студентов в журналах, переносит оценки, снимает с курсов в LMS, вносит изменения в (например, указывает у дисциплин реализацию с использованием сетевой формы) рабочие планы, образовательные программы и рабочие программы дисциплин, формирует и отправляет уведомления обучающимся с минимальным участием пользователя.

Полностью интегрированный электронный журнал на базе "1С:Университет". Электронный журнал через шину данных получает расписание, оценки из личного кабинета, пропуски по уважительным причинам из деканата, темы из рабочих программ дисциплин. Электронный журнал сохраняет историю о студенте. При отчислении и переводе обучающегося его данные не удаляются, а меняется статус обучающегося.

Автоматизированная отчётность по образовательным программам включает в себя отчёт о самообследовании, кадровую справку, материально-техническое обеспечение. Отчеты формируются в "1С:Университет" автоматизированным способом с расчётом нормативных показателей (сохранность, доля практиков, доля остепенённых и др.). Использование аналитики данных для мониторинга приемной кампании и образовательной деятельности позволяет в реальном времени видеть ключевые показатели работы вуза.

Студенческие МФЦ и Единый деканат как единое окно предоставления сервисов для студентов. Более сорока услуг, электронное согласование заявлений, автоматическое создание приказов, онлайн-заказ справок. Ускорение формирования и обработки ведомостей в Едином деканате. Автоматизированное создание документов, построенное на связи с документами основаниями (например, заявление – протокол заседания аттестационной комиссии – приказ – другие документы в зависимости от бизнес-процесса).

Публикации о проекте

• Адаптация «1С: Университет ПРОФ» под бизнес-процессы сервиса «Единый электронный деканат» в ТГУ имени Г.Р. Державина.
• Отчеты по образовательным программам в «1С: Университет ПРОФ»: отчет о самообследовании, кадровая справка, материально-техническое обеспечение.

• Внедрение сервисной шины предприятия "1С:Шина" в ФГБОУ ВО "Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина"
• Внедрение "1С:Аналитика" для мониторинга финансов вуза по данным "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" в ФГБОУ ВО "ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Г.Р. ДЕРЖАВИНА", ТГУ ИМ. Г.Р. ДЕРЖАВИНА
• Проект по интеграции "1С:Университет ПРОФ" с системами бухгалтерского, кадрового учета и электронного документооборота в Тамбовском государственном университете имени Г.Р. Державина.

Результаты проекта

В результате проекта автоматизированы и оптимизированы ручные операции, осуществлён уход с бумажного документооборота по текущей успеваемости на электронный, ускорено формирование отчетности, внедрена BI аналитика:

• Выполнена адаптация "1С:Университет" с разработкой интеграций через шину данных, что позволило исключить дублирование данных и получать актуальную информацию в реальном времени;
• Полностью автоматизирован учет текущей успеваемости через электронный журнал, интегрированный с личным кабинетом преподавателя и обучающегося - в результате перестали использовать бумажные журналы;
• Автоматизирован учет посещаемости - данные по пропускам в единой системе без дублирования в разрозненных отчетах;
• Внедрена аналитика данных по приемной кампании и учебной деятельности - теперь актуальная информация по учебной деятельности всегда на контроле у руководителей;
• Автоматизирована обработка создания документов и уведомлений в студенческом МФЦ и Едином деканате - в результате исключены ручные ошибки;
• Ускорено формирование отчетов по самообследованию с нескольких дней до минут.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Подсистема планирования учебного процесса
• Подсистема управления студенческим составом
• Подсистема формирования и проведения ГИА
• Подсистема формирования профессорско-преподавательского состава и распределения поручений
• Подсистема разграничения доступа
• Подсистема работы с образовательными программами
• Подсистема формирования структуры университета

1С:Аналитика

1С:Шина

Архитектура решения и масштаб проекта

Для достижения поставленной цели необходимо было провести глубокую кастомизацию решения "1С:Университет", которое используется для автоматизации управления образовательным процессом.

Помимо решения "1С:Университет" в вузе также используется множество других систем на платформе "1С:Предприятие" и интегрированных в единый ИТ-ландшафт. Среди них решение "1С:Управление учебным центром" ("1С:УУЦ"), "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" ("1С:ЗКГУ"), "1С:Документооборот государственного учреждения" ("1С:ДГУ"), "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" ("1С:БГУ"), Расписание (собственная разработка, реализованная на платформе "1С:Предприятие").

Общую схему взаимосвязей информационных систем, задействованных для реализации нового функционала можно представить на схеме:

Рисунок 1. Структура информационных систем вуза

Для преподавателей была создана отдельная копия информационной системы с ограниченными правами. Преподаватели могут работать вне территории университета и заполнять данные по рабочим программам дисциплин. Функционал реализован в виде отдельной распределенной информационной базы с регулярной загрузкой данных в основную систему "1С:Университет". Такая реализация позволила автоматизировать более 500 рабочих мест преподавателей, для внесения данных в удобное для них время.

Рисунок 2. Модуль "РПД" - интерфейс работы пользователя

В результате проекта были реализованы новые функциональности в "1С:Университет":

Электронный журнал для текущей успеваемости

Журнал автоматически получает все данные через "1С:Шину" без ручного ввода. Список студентов из регистра состояния студентов. При отчислении и переводе обучающихся статус меняется, а история сохраняется. Список занятий из системы "Расписание". Загружаются данные каждый день, причем только изменения, произошедшие в расписании. Темы и виды контроля загружаются из модуля рабочих программ дисциплин в привязке к учебному плану.

После того как преподаватель выставил оценки в личном кабинете преподавателя, данные через шину загружаются в "1С:Университет". Результаты тестов из LMS по регламентному заданию раз в час загружаются в раздел "Данные из LMS", затем эти данные отправляются в личный кабинет обучающегося. Есть выбор стратегии (первая/последняя попытка, min/max) и нормализация баллов (решение о форме выставления баллов принимает преподаватель). Пропуски по уважительным причинам регистрируют деканаты в программе "1С:Университет", используя документ "Пропуски".

Для дисциплин с ручным расписанием (учебные группы, собранные по уровням знаний и сделанным выборам обучающихся: иностранный язык, майноры и т.д.) указывается код занятия из расписания, после чего преподаватели и занятия подтягиваются автоматически.

Преимущества, которые получили пользователи при использовании электронного журнала:

• Преподаватель не переносит оценки из LMS, видит пропуски по уважительным причинам, выставляет оценки в Личном кабинете, которые сами попадают в журнал.
• Студент в своем Личном кабинете видит оценки, пропуски, результаты тестов, темы пройденных занятий.
• Для деканатов журнал всегда актуален, не требует сверки с расписанием или LMS.
• Подробная функциональная схема взаимосвязей представлена на рисунке:

Рисунок 3. Функциональная схема взаимосвязи

Рисунок 4. Электронный журнал (под учетной записью преподавателя)

Рисунок 5. Электронный журнал (под учётной записью преподавателя с отображенными итоговыми результатами)

Механизм постобработки документов

Это ключевая инновация, которой нет в типовых решениях. После того как приказ (отчисление, перевод, академический отпуск, смена учебного плана и т.д.) подписан и зарегистрирован в "1С:Документооборот государственного учреждения", система "1С:Университет" автоматически выполняет цепочку изменений во всех связанных объектах без участия пользователя по заложенному сценарию.

• Отчисление - студент снимается с курсов в LMS, в журнале фиксируется статус "отчислен". Создается уведомление на почту и в Личный кабинет, происходит блокировка доступа в электронную информационную образовательную среду вуза.
• Перевод в другую группу - в новом журнале создаётся запись студента, старый журнал сохраняет историю.
• Академический отпуск - в журнале проставляется статус "в академическом отпуске", данные истории студента сохранены. При плановом выходе из академического отпуска заявление студента создаётся автоматически.
• Смена учебного плана (переход на индивидуальный учебный план, перевод между направлениями) в этом случае используется документ "Протокол заседания аттестационной комиссии". В документ подгружаются дисциплины старого и нового плана, стыкуются дисциплины и формируется автоматический перезачёт оценок.
• Заключение договора по сетевой форме - из документа "Договоры по сетевой форме" создаётся приказ на фиксацию изменений в образовательной программе. После регистрации приказа у дисциплины автоматически добавляется пометка "реализуется с использованием сетевой формы" в учебный план, рабочий план, ОП, РПД, и данные выгружаются на сайт.
• Ликвидация задолженности - в этом случае уведомление об отчислении меняет статус на "Ликвидировано" и удаляется из Личного кабинета обучающегося автоматически.
• Регламентные задания и регистры сведений обеспечивают выполнение этих правил в фоновом режиме.

Преимущества использования функционала:

• Сокращение времени на формирование документов с дней на секунды;
• Повышение эффективности обработки документов до 90%.

Рисунок 6. Операции постобработки данных

Документ "Протокол заседания аттестационной комиссии"

В документ загружаются дисциплины старого и нового учебных планов. Пользователь (вручную или автоматически по правилам) выполняет стыковку дисциплин из нового плана с дисциплинами из старого. После утверждения протокола система автоматически перезачитывает оценки обучающемуся, перешедшему на новый учебный план. Без этого механизма каждую оценку пришлось бы переносить вручную.

В результате в разы сократилось время на формирование протокола заседания аттестационной комиссии.

Рисунок 7. Протокол заседания аттестационной комиссии

Автоматизированная отчётность по образовательным программам

Отчёт о самообследовании ОП

Вместо ручного сбора данных из множества различных систем разработан функционал по автоматическому формированию документа с расчётом нормативных показателей.

Для формирования отчета реализован сбор данных из учебных планов, нагрузки, расписания, "1С:ЗКГУ", структуры университета, состояния студентов.

В документе рассчитываются нормативные показатели: сохранность контингента, доля практиков (со стажем в профессии ≥3 лет), доля остепенённых и категорийных преподавателей, доля обучающихся по целевым договорам и др. Данные из "1С:ЗКГУ" собираются через интеграционную шину "1С:Шина".

Рисунок 8. Отчет по самообследованию основной образовательной программы

Кадровая справка по ООП

Для каждой образовательной программы - полный портрет ППС с опытом работы в профессиональной сфере. Формируется по одной программе или по перечню программ за любой период. Содержит информацию: ФИО, должность, преподаваемые дисциплины, уровень образования, учёную степень/звание, повышение квалификации за 3 года, профпереподготовку, стаж в профессиональной сфере.

Рисунок 9. Кадровая справка по ППС. Версия на сайте.

Материально-техническое обеспечение

Автоматическая выгрузка двух таблиц - "Оборудованные учебные кабинеты" и "Объекты для практических занятий" с адресами, оснащением, приспособленностью для инвалидов. Источниками являются документы "Структура университета" и "Оснащение аудиторий". Отбор происходит только по аудиториям, реально задействованным в реализации ООП (из расписания).

Рисунок 10. Материально-техническое обеспечение. Версия на сайте.

Автоматизация процессов для Студенческого МФЦ и Единого деканата

В целях совершенствования и улучшения процессов сопровождения учебной деятельности был реализован ряд доработок, включающий визуальный контроль готовности к сессии при работе с ведомостями и уведомления об отчислении.

Обработка "Работа с ведомостями" формирует календарную сетку на полугодие. Цветовая индикация: бирюзовый - все ведомости сформированы, оранжевый - частично, красный - установочная сессия. При нажатии на число - список групп с сессией, группы на ИУП выделены оранжевым. Разработана отчетность для выявления недостающих данных и контроля работы с ведомостями.

Уведомления об отчислении - реализован функционал по формированию задолжников и отправки уведомлений об отчислении на почту и в личный кабинет.

Рисунок 11. Ведомости с цветовой индикацией

Управленческая отчётность в реальном времени, используя "1С:Аналитику".

Для получения и анализа оперативных данных по обучающимся в различных разрезах были внедрены аналитические дашборды для руководителя. Также "1С:Аналитика" используется для оперативного отслеживания хода приемной кампании. Все данные получаются напрямую из информационной системы "1С:Университет".
По учебной деятельности разработаны дашборды по успеваемости, движению контингента, анализу образовательных программ.

Рисунок 12. Дашборд "Контингент обучающихся"