Цели проекта

Заказчик — ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава России (Пироговский Университет) — инициировал проект с целью комплексной автоматизации ключевых процессов управления образовательной деятельностью. К 2025 году заказчик стремился перейти от разрозненного учёта (в 2023 году автоматизирована только приёмная кампания) к единой цифровой платформе, охватывающей полный жизненный цикл обучения: от планирования учебного процесса до выдачи дипломов и интеграции с ФИС ФРДО.

Основные цели:

• Совершенствование организационных принципов и технологий управления основными процессами деятельности Университета, обеспечение системного подхода к управлению, включая сквозные регламенты работы с данными о контингенте, нагрузке, расписании, успеваемости.
• Повышение качества и оперативности принятия управленческих решений в рамках основных процессов деятельности Университета путем адаптации учетных и аналитических механизмов используемых прикладных решений.
• Совершенствование механизма доступа к информационным ресурсам Системы структурных подразделений Университета, участвующих в основных процессах деятельности вуза.
• Сокращение временных издержек и трудозатрат на документационное и аналитическое обеспечение Университета, исключение двойного ввода, автоматизация расчётов (нагрузка, стипендии, отчётность).
• Повышение качества предоставляемых Университетом образовательных услуг за счет совершенствования автоматизированных средств обработки информации.
• Обеспечение выполнения единых регламентов работы с оперативными и аналитическими данными, подлежащими учету и обработке с использованием Системы, а также единых регламентов документооборота и формирования отчетности.
• Обеспечение качественного понимания пользователями и администраторами принципов действия Системы и ее подсистем.
• Обеспечение прозрачности и контроля: выявление коллизий в расписании, контроль приказов, управление кампусом.
• Обеспечение соответствия требованиям регуляторов: отчетность (ВПО-1, ГЗГУ) и выгрузка в ФИС ФРДО.
• Обеспечение качества сопровождения: методология, техподдержка, минимизация простоев.

Прикладные задачи:

• Учебный процесс: единый цифровой контур учебных планов и РПД, автоматизация расчёта нагрузки преподавателей, расписание без коллизий (интеграция с "1С:Автоматизированное составление расписания").
• Учёт контингента: сквозной учёт от зачисления до отчисления, приказы, управление кампусом, учёт платных услуг, расчёт стипендий, успеваемость и посещаемость.
• Отчётность и интеграции: автоматическое формирование ВПО-1, ГЗГУ, печать дипломов, выгрузка в ФИС ФРДО, интеграция с "1С:Документооборот".
• Сопровождение: адаптация под специфику медицинского образования, инструкции для деканатов и кафедр, мониторинг и устранение инцидентов.

Ожидаемый эффект: единая автоматизированная среда, снижение временных издержек на 30–40%, повышение качества управленческих решений за счёт достоверной аналитики в реальном времени.

Ситуация до внедрения

РНИМУ им. Н.И. Пирогова – ведущий научно-образовательный медицинский центр, обеспечивающий подготовку врачей, фармацевтов, клинических психологов, социальных работников, а также уникальных медицинских научных кадров (специальности – медицинская биохимия, медицинская кибернетика, медицинская биофизика). По программам высшего профессионального образования в Университете ежегодно обучается более 12 000 человек и более 10 000 человек – по программам дополнительного профессионального образования.

РНИМУ имени Н.И. Пирогова имеет действующую международную программу двойного диплома (Россия + страна СНГ). Университет входит в ведущие международные рейтинги вузов QS и SCImago Institutions Rankings.

До начала проекта автоматизации на базе "1С:Университет ПРОФ" управление основными процессами образовательной деятельности в РНИМУ осуществлялось с использованием разрозненных инструментов. Для ведения контингента и учета успеваемости использовалась система АОС (Автоматизированная образовательная система – самописная программа Заказчика), однако она не покрывала многие смежные процессы и работала изолированно от других подсистем. Наряду с АОС широко применялись файловый обмен (Excel, Word) и бумажный документооборот. Отсутствие единой централизованной платформы приводило к следующим системным проблемам.

• Учебное планирование: планы и РПД хранились фрагментировано, нагрузка считалась вручную, не было единой базы ОП.
• Расписание и аудитории: составлялось в таблицах с ручным контролем коллизий, публиковалось неоперативно, учёт аудиторного фонда — без привязки к занятости.
• Контингент и успеваемость: данные АОС расходились с реальностью, личные дела дублировались, посещаемость — бумага с задержкой, закрытие сессии — многократный ручной ввод.
• Практика: распределение по клиническим базам вручную (Excel/Word), задержки приказов, нет единой базы мест и закреплений, мониторинг фрагментарен.
• Переводная комиссия: ручной обмен с бумагой, данные вносятся в несколько систем, сложности с перезачётом, нет интеграции с ФИС ФРДО.
• Общежитие и регистрация: заселение децентрализовано, ошибки, регистрация отдельно от факта заселения, взаиморасчёты в Excel, ручная сверка, очереди не автоматизированы.
• Документооборот: приказы формируются днями, нет интеграции с "1С:Документооборот."
• ГИА и дипломы: ручное планирование, печать по шаблонам Word/Excel, риск брака, нет интеграции с ФИС ФРДО (файловый обмен).
• Платные услуги и стипендии: обособленные таблицы, ручная сверка.
• Отчётность (ВПО-1, ГЗГУ): ручной сбор из разных источников, многократные проверки.

Уникальность и инновационность проекта

Внедрение системы "1С:Университет ПРОФ" в вузе — это масштабный и многоэтапный проект, требующий значительных организационных и технических усилий. Переход на единую цифровую платформу затронул практически все административные и учебные процессы вуза — от приема абитуриентов и формирования учебных планов до учета успеваемости, управления контингентом и подготовки отчетности.

Одной из ключевых сложностей стала необходимость интеграции новой системы с уже существовавшими информационными ресурсами университета. В вузе использовались различные локальные решения для бухгалтерии, кадрового учета, электронного обучения и документооборота. Обеспечение корректного обмена данными между этими системами потребовало тщательной настройки и адаптации программного обеспечения.

Дополнительным фактором сложности выступила миграция большого объема исторических данных. Сведения о студентах, образовательных программах, дисциплинах и результатах обучения были корректно структурированы и загружены в новую систему без потерь и с сохранением целостности.

Не менее важной задачей стал инструктаж пользователей Университета для работы в "1С:Университет ПРОФ". Административный персонал, преподаватели и сотрудники учебных подразделений освоили новые цифровые инструменты и изменили привычные рабочие процессы. Для этого провели обучающие семинары, подготовили методические материалы и организовали постоянную техническую поддержку на этапе адаптации.

Совместно с заказчиком был разработан Регламент подачи и обработки обращений пользователей и Матрица распределения ответственности, что позволило чётко распределить зоны ответственности между службой сопровождения, ИТ-отделом и руководителями подразделений, а также минимизировать время реакции на инциденты. Благодаря этому каждый участник процесса — от руководителя департамента до администратора общежития — знал, куда и в какой форме направлять запрос, а также кто принимает решение на каждом этапе. Внедрение регламента и матрицы ответственности в сочетании с предварительным инструктажем снизило количество повторных обращений на 40% и обеспечило плавный переход к новой модели управления учебным процессом без потери операционной эффективности.

Одной из существенных проблем, возникших при внедрении, стало управление аудиторным фондом. В РНИМУ количество учебных помещений достигает нескольких сотен, и каждое имеет свои характеристики: вместимость, тип оборудования, назначение (лекционная аудитория, лаборатория, компьютерный класс). При переносе данных в новую систему провели детальную инвентаризацию всех помещений и корректно описали их параметры.

Сложность также была связана с необходимостью синхронизации аудиторного фонда с расписанием занятий. При формировании расписания система учитывала вместимость аудиторий, профиль дисциплины, наличие спецоборудования и занятость помещений. Проблемы с неполными или некорректными данными о помещениях, которые могли приводить к конфликтам в расписании, были устранены.

Дополнительной проблемой являлась распределенность зданий университета. Учебные корпуса находятся в разных частях города, поэтому потребовался точный учет локаций аудиторий и времени перемещения между ними. После корректной настройки этих параметров система перестала формировать неудобное для студентов и преподавателей расписание.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Университет ПРОФ" в ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава РФ (Пироговский Университет)

Результаты проекта

Внедрение "1С:Университет ПРОФ" позволило Заказчику перейти от разрозненных инструментов и ручного учета к единой цифровой среде управления образовательной деятельностью. Ключевая проблема — отсутствие централизованной системы и, как следствие, дублирование данных, ошибки и низкая оперативность процессов — была решена за счет формирования сквозного информационного контура с единой мастер-системой и интеграциями.

В результате проекта все основные процессы (учебное планирование, управление контингентом, расчет нагрузки, формирование расписания, учет успеваемости, приказы и отчетность) теперь выполняются в единой системе с автоматизированными алгоритмами и контролями. Исключен двойной ввод данных: информация вводится один раз в "1С:Университет ПРОФ" и далее используется во всех связанных системах, включая личные кабинеты студентов и сотрудников. За счет интеграции с "1С:ЗКГУ" обеспечена актуальность данных по организационной структуре и персоналу.

Работа пользователей изменилась качественно: вместо Excel-таблиц и бумажного документооборота используются регламентированные процессы с прозрачной логикой и встроенными проверками. Расписание формируется с учетом коллизий, нагрузка преподавателей рассчитывается автоматически, приказы создаются и контролируются в системе, отчетность (включая ВПО-1, ГЗГУ и выгрузку в ФИС ФРДО) формируется на основе достоверных данных без длительной ручной сверки.

Бизнес-эффект выражается в снижении трудозатрат на 30–40%, повышении точности данных и сокращении сроков выполнения ключевых операций. Руководство получило доступ к актуальной аналитике в режиме, близком к реальному времени, что улучшило качество управленческих решений. Дополнительно повысилась прозрачность процессов, снизились риски ошибок и несоответствия требованиям регуляторов, а также создана масштабируемая цифровая платформа для дальнейшего развития университета.

Внедрение "1С:Университет ПРОФ" открыло значительные возможности для повышения эффективности управления. Система позволила централизовать данные, автоматизировать ключевые процессы, повысить прозрачность управления и сократить время обработки информации. В долгосрочной перспективе цифровизация учебного процесса способствовала повышению качества образовательных услуг и улучшению взаимодействия между всеми участниками образовательной среды.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Планирование учебного процесса
• Расчет и распределение нагрузки
• Управление контингентом
• Работа с приказами
• Учет платных услуг
• Управление кампусом вуза
• Автоматизация проведения государственной итоговой аттестации
• Расписание учебных занятий
• Интеграция с другими системами

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта в ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова создана единая цифровая архитектура управления образовательной деятельностью на базе "1С:Университет ПРОФ", выступающей в роли мастер-системы. Решение охватывает ключевые процессы: учебное планирование, управление контингентом, расчет нагрузки, формирование расписания, учет успеваемости, приказы и отчетность, включая интеграцию с внешними государственными системами.

Выполнена миграция исторических и актуальных данных из ранее используемой АОС, что обеспечило преемственность учета и целостность данных в новой системе.

Архитектура интеграций реализована по принципу централизованного управления данными:

• "1С:Университет ПРОФ" является источником мастер-данных по учебному процессу, контингенту и расписанию.
• Разработанная Заказчиком платформа личных кабинетов сотрудников и студентов интегрирована с мастер-системой: в нее передаются данные о закреплении преподавателей, распределении студентов на элективные дисциплины, а также актуальное расписание.
• В рамках проекта была реализована интеграция с "1С:ЗКГУ", откуда в "1С:Университет ПРОФ" поступают сведения об организационной структуре университета и кадровом составе сотрудников.

Таким образом сформирован единый информационный контур, исключающий дублирование ввода данных и обеспечивающий их согласованность между системами.

Масштаб внедрения:

• количество автоматизированных рабочих мест: 420;
• количество информационных баз: 1;
• количество одновременно работающих пользователей: 195.

Реализованное решение обеспечивает централизованное управление образовательными процессами, повышает прозрачность данных и создает основу для масштабируемого развития цифровой среды университета.