Цели проекта

Создание централизованной системы управления договорами на оказание платных образовательных услуг на базе программного продукта "1С:Университет ПРОФ".

Ситуация до внедрения

СГЭУ – один из ведущих экономических вузов Поволжья: 5 институтов, 2 факультета, филиал в г. Сызрань, более 10 000 студентов. 80% студентов обучаются на договорной основе (>8 000 действующих договоров). Более 1 000 человек осваивают программы по индивидуальным учебным планам.

Существовавшая ранее система была разработана собственными силами на устаревшей технологической базе и имела критические недостатки:

Уникальность и инновационность проекта

В результате внедрения проекта были автоматизированы основные процессы оказания платных образовательных услуг, реализованы специализированные алгоритмы расчета стоимости услуг и предоставления скидок и рассрочек:

• Реализован полноценный сквозной бизнес-процесс управления платными образовательными услугами в "1С:Университет" с документальным оформлением всех этапов. Реализовано формирование заявлений обучающихся на дополнительные соглашения, скидки и рассрочки. На основании заявлений формируются дополнительные соглашения и происходит пересчёт графиков. Из документов формируются все необходимые печатные формы.
• Разработаны сложные алгоритмы расчёта стоимости для индивидуальных учебных планов с привязкой к стоимости зачётной единицы (ЗЕТ) – в том числе с исключением факультативных дисциплин.
• Реализованы многоуровневые схемы скидок (>20 видов) с возможностью назначения на период, отмены, комбинирования, а также учётом НДФЛ для договоров с юридическими лицами.
• Создан гибкий конструктор графиков платежей – оплата по дням, семестрам, зачётным единицам (с исключением факультативов), с поддержкой рассрочки.
• Внедрено автоматическое пакетное формирование дополнительных соглашений (например, на индексацию стоимости обучения).
• Разработана автоматизированная система уведомлений должников с генерацией квитанций и QR-кодом – отправка в личный кабинет обучающегося.
• Произведена полная миграция исторических данных (договоры, графики оплат, скидки, платежи, задолженность) за несколько лет – объём более 8 000 договоров.
• Применён поэтапный переход с запуском уже к приёмной кампании, что позволило начать использовать новую систему в короткие сроки.

Рисунок 1. Пример процесса

Особенности вуза, которые усложняли проект:

• Сжатые сроки - запустить минимально работоспособную версию надо было уже в приемную кампанию;
• Повышенные и изменяющиеся требования к расчету стоимости услуг - в процессе реализации проекта изменялись требования к алгоритмам расчета стоимости услуг;
• Изменение существующих бизнес-процессов в университете;
• Синхронизация с исторической системой учета в части оплат - в процессе перехода данные вносились так же в историческую систему, поэтому необходимо было разработать синхронизацию для получения оплаты по договорам;
• Значительный объем данных к переносу, проработка поэтапного перехода и миграции данных;

Работы по проекту выполнялись заказчиком в дистанционном формате. Были разработаны концептуальный проект по расширению функционала типовой подсистемы "Финансы" в "1С:Университет ПРОФ". Для разработки нового функционала оформлялись частные технические задания. Обучение проводилось в формате вебинаров с подготовкой текстовых инструкций для пользователей.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Университет ПРОФ" в ФГАОУ ВО "Самарский государственный экономический университет" - автоматизация договоров на образовательные услуги, миграция с исторической системы

Результаты проекта

В результате проекта была внедрена централизованная система управления платными образовательными услугами и достигнуты результаты:

• Снижение трудозатрат на обработку договоров – на 40% (время заключения/расторжения/дополнительных соглашений сокращено в среднем с 30 до 10 минут на операцию).
• Повышение точности данных о задолженности и плановых поступлениях – до 99,9%, исключены ручные ошибки.
• Полный контроль дебиторской задолженности – система автоматически рассчитывает текущий долг по каждому договору, позволяет формировать отчеты в 1 клик.
• Возможность гибкого ценообразования для индивидуальных учебных планов за счет ведения договоров в единой системе "1С:Университет".
• Ускорение получения управленческой отчётности – с 5 рабочих дней до 1 часа (отчёты "Ожидаемые поступления", "Задолженность по направлениям", "Скидки по договорам" и др.).
• Снижение дебиторской задолженности на конец отчётного периода – за счёт автоматических уведомлений и актуальных графиков.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Финансы

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение построено на платформе "1С:Предприятие 8" с использованием "1С:Университет ПРОФ" и доработанной подсистемы "Финансы". Финансовый контур управления договорами представлен на рисунке:

Рисунок 2. Финансовый контур правления договорами

Рисунок 3. Расширенная подсистема платных образовательных услуг

Рисунок 4. Карточка обучающегося с расширенным функционалом в АРМ

Рисунок 5. Интерфейс договора

Специализированный журнал "Заявления студентов", позволяет регистрировать заявления обучающихся на скидки, рассрочки и сразу создавать дополнительные соглашения к договору с пересчётом графика платежей. Весь процесс реализован в одном окне и позволяет быстро создать и оформить необходимые печатные формы документов.

Рисунок 6. Заявление обучающегося

Автоматизировано более двадцати видов скидок по различным основаниям, например, скидка на весь период обучения, скидка на учебный год, скидка на семестр и др.

При создании дополнительных соглашений происходит автоматический пересчёт графика платежей, учитывая стоимость обучения за год, каникулы и назначенные скидки.

Рисунок 8. График к договору