Цели проекта

Создание централизованной системы управления договорами на оказание платных образовательных услуг на базе программного продукта "1С:Университет ПРОФ".

Ситуация до внедрения

СГЭУ – один из ведущих экономических вузов Поволжья: 5 институтов, 2 факультета, филиал в г. Сызрань, более 10 000 студентов. 80% студентов обучаются на договорной основе (>8 000 действующих договоров). Более 1 000 человек осваивают программы по индивидуальным учебным планам.

Существовавшая ранее система была разработана собственными силами на устаревшей технологической базе и имела критические недостатки:

Уникальность и инновационность проекта

В результате внедрения проекта были автоматизированы основные процессы оказания платных образовательных услуг, реализованы специализированные алгоритмы расчета стоимости услуг и предоставления скидок и рассрочек:

• Реализован полноценный сквозной бизнес-процесс управления платными образовательными услугами в "1С:Университет" с документальным оформлением всех этапов. Реализовано формирование заявлений обучающихся на дополнительные соглашения, скидки и рассрочки. На основании заявлений формируются дополнительные соглашения и происходит пересчёт графиков. Из документов формируются все необходимые печатные формы.
• Разработаны сложные алгоритмы расчёта стоимости для индивидуальных учебных планов с привязкой к стоимости зачётной единицы (ЗЕТ) – в том числе с исключением факультативных дисциплин.
• Реализованы многоуровневые схемы скидок (>20 видов) с возможностью назначения на период, отмены, комбинирования, а также учётом НДФЛ для договоров с юридическими лицами.
• Создан гибкий конструктор графиков платежей – оплата по дням, семестрам, зачётным единицам (с исключением факультативов), с поддержкой рассрочки.
• Внедрено автоматическое пакетное формирование дополнительных соглашений (например, на индексацию стоимости обучения).
• Разработана автоматизированная система уведомлений должников с генерацией квитанций и QR-кодом – отправка в личный кабинет обучающегося.
• Произведена полная миграция исторических данных (договоры, графики оплат, скидки, платежи, задолженность) за несколько лет – объём более 8 000 договоров.
• Применён поэтапный переход с запуском уже к приёмной кампании, что позволило начать использовать новую систему в короткие сроки.

Рисунок 1. Пример процесса

Особенности вуза, которые усложняли проект:

• Сжатые сроки - запустить минимально работоспособную версию надо было уже в приемную кампанию;
• Повышенные и изменяющиеся требования к расчету стоимости услуг - в процессе реализации проекта изменялись требования к алгоритмам расчета стоимости услуг;
• Изменение существующих бизнес-процессов в университете;
• Синхронизация с исторической системой учета в части оплат - в процессе перехода данные вносились так же в историческую систему, поэтому необходимо было разработать синхронизацию для получения оплаты по договорам;
• Значительный объем данных к переносу, проработка поэтапного перехода и миграции данных;

Работы по проекту выполнялись заказчиком в дистанционном формате. Были разработаны концептуальный проект по расширению функционала типовой подсистемы "Финансы" в "1С:Университет ПРОФ". Для разработки нового функционала оформлялись частные технические задания. Обучение проводилось в формате вебинаров с подготовкой текстовых инструкций для пользователей.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Университет ПРОФ" в ФГАОУ ВО "Самарский государственный экономический университет" - автоматизация договоров на образовательные услуги, миграция с исторической системы

Результаты проекта

В результате проекта была внедрена централизованная система управления платными образовательными услугами и достигнуты результаты:

• Снижение трудозатрат на обработку договоров – на 40% (время заключения/расторжения/дополнительных соглашений сокращено в среднем с 30 до 10 минут на операцию).
• Повышение точности данных о задолженности и плановых поступлениях – до 99,9%, исключены ручные ошибки.
• Полный контроль дебиторской задолженности – система автоматически рассчитывает текущий долг по каждому договору, позволяет формировать отчеты в 1 клик.
• Возможность гибкого ценообразования для индивидуальных учебных планов за счет ведения договоров в единой системе "1С:Университет".
• Ускорение получения управленческой отчётности – с 5 рабочих дней до 1 часа (отчёты "Ожидаемые поступления", "Задолженность по направлениям", "Скидки по договорам" и др.).
• Снижение дебиторской задолженности на конец отчётного периода – за счёт автоматических уведомлений и актуальных графиков.

1С:Университет :
• Финансы

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение построено на платформе "1С:Предприятие 8" с использованием "1С:Университет ПРОФ" и доработанной подсистемы "Финансы". Финансовый контур управления договорами представлен на рисунке:

Рисунок 2. Финансовый контур правления договорами

Рисунок 3. Расширенная подсистема платных образовательных услуг

Рисунок 4. Карточка обучающегося с расширенным функционалом в АРМ

При оформлении договора, пользователю достаточно выбрать учебный план и все данные в карточке договора заполнятся автоматически - это ускоряет создание договора. В период приёмной кампании, договор автоматически создаётся из мастера приёмной кампании по данным заявления абитуриента. При переводе студента или восстановлении данные для оформления договора учитывают приказы на "Перевод" или "Восстановление".

Рисунок 5. Интерфейс договора

Специализированный журнал "Заявления студентов", позволяет регистрировать заявления обучающихся на скидки, рассрочки и сразу создавать дополнительные соглашения к договору с пересчётом графика платежей. Весь процесс реализован в одном окне и позволяет быстро создать и оформить необходимые печатные формы документов.

Рисунок 6. Заявление обучающегося

Автоматизировано более двадцати видов скидок по различным основаниям, например, скидка на весь период обучения, скидка на учебный год, скидка на семестр и др.

При создании дополнительных соглашений происходит автоматический пересчёт графика платежей, учитывая стоимость обучения за год, каникулы и назначенные скидки.

Рисунок 8. График к договору