Цели проекта

МИФИ обратился в компанию "1С:Первый Бит" с целью создания единой цифровой системы управления закупочной деятельностью, интегрированной с существующим финансовым контуром учреждения и системой документооборота на базе 1С:ДГУ. Ключевая цель проекта заключалась в построении сквозного управляемого бизнес-процесса: от планирования потребности до отражения финансовых обязательств и формирования отчетности на основе закупочных данных.

В рамках достижения целей проекта были сформулированы ключевые задачи:

Ситуация до внедрения

Национальный исследовательский ядерный университет "МИФИ" — один из ведущих технических вузов страны, реализующий образовательные и научные проекты федерального уровня и входящий в число ключевых центров подготовки кадров для высокотехнологичных отраслей экономики. Университет объединяет большое количество подразделений со сложной финансово-хозяйственной структурой и существенным объёмом закупок, что требует высокого уровня прозрачности процессов, оперативности согласования и точности финансового контроля. В условиях роста требований традиционный метод работы перестает быть эффективным, поскольку не позволяет обеспечить сквозную управляемость процессов, контроль бюджетных ограничений и согласованность действий всех участников закупочного цикла.

До старта проекта закупочная деятельность в НИЯУ МИФИ не была выстроена как единый управляемый процесс. Формирование потребностей, согласование заявок и отражение финансовых обязательств выполнялись в разных подразделениях и системах без сквозной связки между ними. Каждый этап существовал обособленно, что вынуждало сотрудников регулярно сверять данные вручную и тратить время на синхронизацию информации между контурами учёта.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализовывался последовательно — от погружения в текущие процессы до запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Первым шагом стало детальное обследование закупочной, финансовой и документационной деятельности университета. Команда прошла весь путь закупки изнутри: зафиксировала, где и как формируются данные, где они теряются, дублируются или расходятся между подразделениями. Анализ показал, что разрозненность процессов носит системный характер и не может быть устранена точечными доработками — требовалось единое решение, охватывающее весь закупочный цикл и интегрированное со смежными контурами учёта.

На этапе разработки были созданы механизмы, которых в университете прежде не было: формирование закупочных заявок в привязке к бюджетным лимитам, автоматизированное согласование с применением электронной подписи и автоматическое создание финансовых документов на основании закупочных операций. Каждый участник процесса получил возможность видеть статус любой процедуры в режиме реального времени — без звонков, запросов и ручных сверок.

Следующим шагом стала интеграция с финансовым учётом и системой документооборота на базе 1С:ДГУ: данные о статусах, лимитах и обязательствах теперь синхронизируются автоматически, без ручного переноса между системами. Отдельно была реализована интеграция с сервисом "Госключ": документы уходят на подпись, подписываются дистанционно и автоматически возвращаются в систему — без личного присутствия сторон и бумажных экземпляров.

Ввод системы в эксплуатацию проходил поэтапно: подразделения подключались последовательно, без остановки текущей работы университета. Параллельно велось обучение пользователей и отладка регламентов. Финальная проверка строилась на сквозных сценариях — от подачи заявки на закупку до автоматического отражения обязательств и формирования отчётности.

Публикации о проекте

• Автоматизация деятельности предприятия на базе ПП "1С:Документооборот государственного учреждения" в ФГАОУ ВО НИЯУ "МИФИ"
• Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "Закупки. Дополнение к "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" в ФГАОУ ВО НИЯУ "МИФИ"Автоматизация деятельности предприятия на базе программного продукта "Закупки. Дополнение к "1

Дополнительная информация к описанию проекта

Балакина Ирина Викторовна, Первый проректор:

Результаты проекта

• Главным итогом проекта стала смена модели управления: закупочная деятельность из набора разрозненных операций превратилась в сквозной процесс, встроенный в финансовый контур университета.
• Закупочный цикл обрёл целостность. Заявки формируются в привязке к актуальным бюджетным лимитам и аналитикам управленческого учёта — контроль доступных средств происходит на этапе возникновения потребности, а не после факта. Унифицированная структура заявок обеспечила их сопоставимость и обоснованность. Время на подготовку заявки сократилось на 30%.
• Все этапы закупочного цикла стали прозрачными и прослеживаемыми: статусы процедур доступны каждому участнику в едином контуре без запросов и ручных проверок. Электронное согласование с применением квалифицированной подписи сократило его сроки в среднем на 50%. Доля задач, исполняемых в установленные сроки, достигла 95%.
• Данные стали достоверными. Устранение дублирования и централизация информации сократили количество ошибок при обработке данных на 40% и ликвидировали до 70% расхождений между подразделениями — тех самых, которые прежде требовали регулярной ручной сверки перед каждым управленческим решением.
• Интеграция с финансовым учётом закрыла разрыв между закупочным и бюджетным контурами, исчезли кассовые разрывы: обязательства отражаются автоматически, исполнение бюджета контролируется в режиме реального времени. Университет перешёл от фиксации исполненных расходов к управлению ими на этапе формирования. Трудозатраты на обработку документации снизились на 30%, время на сбор и анализ данных — на 35%.
• Взаимодействие с внешними контрагентами полностью перешло в цифровую среду: интеграция с "Госключом" обеспечила юридически значимое дистанционное подписание документов без личного присутствия сторон. Время работы с одним документом сократилось до 3–5 минут — против 15–30 минут до внедрения.

Руководство университета получило целостную и актуальную картину закупочной деятельности — от структуры потребностей до исполнения обязательств и расходования бюджетных средств. Закупки из операционной функции превратились в инструмент финансовой политики. Созданная архитектура заложила основу для дальнейшего развития: управленческой аналитики, расширения цифровых инструментов и масштабирования решения в соответствии с ростом задач университета.

1С:Документооборот государственного учреждения

Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура такого решения была выстроена на базе экосистемы продуктов 1С и собственных разработок компании "1С:Первый Бит": "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" как финансовый контур учёта, "1С:Документооборот государственного учреждения" как среда согласования и хранения документов, отраслевое решение "Закупки. Дополнение к 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" как инструмент управления закупочным циклом, а также система для управления финансами учреждения в едином контуре.