Цели проекта

Ситуация до внедрения

На данный момент в сеть ресторанов "Сицилия" (ИП Неведров С.В.) входит более 30 ресторанов в 30 городах России, а суммарное число сотрудников сети в данный момент превышает 2500. Территориальное распределение и большое количество линейных сотрудников в структуре стали определяющими факторами при принятии решения о внедрении кадрового электронного документооборота.

На прием новых сотрудников и обработку заявок от действующих занимало много времени, а ведение бумажной документации в больших объемах приводили к многократному росту трудозатрат.

Управляющие ресторанов занимались сбором кадровых документов от сотрудников, далее передачей бумажных экземпляров в офис.

Уникальность и инновационность проекта

Из-за территориального разделения, подход к работе с документами мог быть различным в разных офисах компании. Поэтому стояла задача не только масштабировать решение на большое количество пользователей, но и унифицировать процессы и обучить кадровых специалистов работе с "1С:Кабинетом сотрудника". Помимо этого, уникальность проекта в масштабе:

• 2500 сотрудников компании
• Распределенность проекта: более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса, в которых работает менеджмент, директора и менеджеры.

Проект выполнялся полностью в соответствии с рекомендованной фирмой "1С" технологией внедрения и состоял из двух этапов: пилота и тиражирования.

Реализация пилота

В составе компании работает несколько юридических лиц. Для реализации пилотного проекта и первичной настройки сервиса взят один из 30 ресторанов сети со штатом в несколько десятков сотрудников: от менеджмента до технического персонала.

Сервис был первично настроен по технологии фирмы 1С. Проверка происходила в реальных условиях. На данном этапе важно было протестировать весь необходимый функционал сервиса и отработать полный цикл работ с личными кабинетами.

Протестированы:

• Прием сотрудника на работу
• Оформление личного кабинета и внесение в него актуальных данных
• Оформление документов: отпусков и больничных.

Пилотирование, с целью сократить сроки внедрения, объединено с началом тестовой эксплуатации решения. Личные кабинеты создавались с нуля, как на уже трудоустроенных сотрудников, так и на вновь принятых, пришедших в компанию в период реализации проекта. Это позволило обучить сотрудников работе с кабинетом не только с моделированных условиях, но и на реальных примерах.

Вызовы в период пилотирования

В ходе пилотирования было необходимо обработать большое количество персональных данных будущих пользователей – сотрудников "Сицилии". По каждому сотруднику, вне зависимости от должности и стажа работы в компании, необходимо было иметь перечень достоверной информации: электронных почт, номеров телефонов, ФИО и кадровых документов. Без этого создание личных кабинетов, которые будут корректно работать, было невозможным.

Обучение работе в программе

Обучение пользователей происходило на реальных примерах в ходе опытной эксплуатации пилотного решения, это позволило сократить срок внедрения. Перед последующим тиражированием, подразделение три месяца работало с новым решением. Это позволило проследить отсутствие недочетов и исправить разрывы в местах, где это было необходимо.

Тиражирование проекта

После подтверждения готовности решения к тиражированию, решение масштабировано на другие подразделения компании и территориальные представительства. Чтобы сохранить максимальную работоспособность решения при масштабировании на 2200 сотрудников, работы по внедрению проходили в коммуникации с поддержкой сервиса 1С:Кабинет сотрудника, не отходя от рекомендованной технологии.

Публикации о проекте

• Внедрение сервиса "1С:Кабинет сотрудника" на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" в сети ресторанов "Сицилия"

Результаты проекта

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Архитектура решения и масштаб проекта

1С:Кабинет сотрудника, 1С:Зарплата и управление персоналом