Цели проекта

Целью проекта было внедрение системы электронного кадрового документооборота (КЭДО) на базе решений 1С. Основная задача — перевести кадровые процессы компании в цифровой формат, обеспечив удалённый и безопасный обмен документами между сотрудниками и кадровой службой, в том числе с использованием неквалифицированной электронной подписи (НЭП). В рамках проекта реализован функционал "Личного кабинета сотрудника", что позволило автоматизировать ключевые HR-процессы.

Задачи проекта включали:

• Внедрение механизма оформления и подписания НЭП для сотрудников.
• Электронный процесс приема на работу, включая ознакомление и подписание документов.
• Реализация процедуры перевода сотрудников и изменения условий труда с электронным согласованием и подписями.
• Автоматизация оформления отпусков: подача заявлений сотрудниками через личный кабинет, согласование руководителями, электронное подписание документов.
• Оформление заявлений на увольнение и больничные через Личный кабинет сотрудника.
• Электронное ознакомление и подписание локальных нормативных актов (ЛНА).
• Документооборот по работе в выходной день.
• Сбор и консолидация данных по графику отпусков.

Таким образом, задачи проекта были направлены на сокращение бумажных процессов, ускорение кадрового взаимодействия и обеспечение полной юридической значимости цифровых кадровых документов, что значительно повышает эффективность работы как кадровой службы, так и всей организации.

Ситуация до внедрения

COMITAS — первый системный интегратор полного цикла и производитель оборудования, который помимо логистического/технологического проектирования и оснащения самостоятельно разрабатывает программное обеспечение для автоматизации и роботизации складской и производственной логистики, адаптируя его под индивидуальные потребности клиента.

COMITAS присутствует на рынке России и стран СНГ более 17 лет, реализуя в том числе масштабные проекты в области комплексной автоматизации и роботизации процессов хранения и передвижения товаров внутри складских терминалов.

Компания-заказчик до внедрения проекта вела весь кадровый документооборот исключительно в бумажной форме. Все процессы сопровождались необходимостью личного присутствия сотрудников в отделе кадров для оформления и подписания документов. Особенно затруднительным был обмен кадровыми документами с удалёнными сотрудниками — для этого приходилось использовать курьерские службы, что требовало значительных временных и финансовых затрат.

Работа отдела кадров включала значительное количество рутинных операций, связанных с оформлением отпуска, увольнения, переводов и других изменений в трудовых отношениях, что замедляло процесс взаимодействия с сотрудниками. Кроме того, сбор подписей по внутренним нормативным документам от руководителей требовал координации и отнимал ценное время. Отправка бумажных приказов по почте также увеличивала сроки доведения информации до сотрудников и сопряжена с дополнительными затратами.

Таким образом, старт проекта был продиктован необходимостью повысить оперативность кадровых процессов, упростить взаимодействие сотрудников с отделом кадров, сократить издержки на бумагу, печать, пересылку документов, а также обеспечить юридическую значимость электронного документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Несмотря на то, что проект реализован на стандартных решениях 1С, его значимость и инновационность заключаются в полном цифровом переходе кадровых процессов в рамках масштабной компании с распределённой структурой. Внедрение 600 личных кабинетов сотрудников обеспечило централизованное и прозрачное управление всем кадровым документооборотом, включая автоматизированное подписание с использованием НЭП.

Особенностью проекта стала высокая степень охвата: все этапы взаимодействия сотрудника с работодателем — от приема до увольнения — были переведены в электронный формат. Это позволило устранить зависимость от бумажных документов, физического присутствия, курьерских доставок и ручной обработки информации.

Проект стал важным шагом в цифровой трансформации HR-функции компании. Несмотря на то, что внедрение проходило в рамках типовой функциональности, итоговое решение дало устойчивый результат в виде отказа от бумаги, автоматизации рутинных процессов, улучшения взаимодействия между сотрудниками и отделом кадров. Это особенно актуально в условиях распределённых команд и роста числа удалённых сотрудников.

Публикации о проекте

• Цифровая кадровая трансформация: внедрение электронного документооборота и личного кабинета сотрудника

• Внедрение ПП "1С:Кабинет сотрудника" в системном интеграторе ООО "КОМИТАС"

Результаты проекта

Результатом проекта стал полный отказ от бумажного кадрового документооборота в компании. Все процессы, ранее требующие личного присутствия сотрудников или использования курьерских и почтовых служб, были переведены в электронный формат. Это позволило значительно сократить издержки и повысить скорость обработки документов.

Экономический эффект выражается в снижении затрат на:

• бумагу и печатную продукцию;
• услуги курьерской доставки;
• почтовую пересылку приказов и иных кадровых документов.

Дополнительно была достигнута значительная экономия времени:

• сотрудники перестали тратить рабочее время на визиты в отдел кадров;
• руководители больше не занимаются сбором подписей по ЛНА;
• упростилось согласование отпусков и других процессов;
• снизилась нагрузка на отдел кадров за счёт автоматизации обработки заявлений и уведомлений.

Компания получила более прозрачный и управляемый кадровый документооборот, повысила удовлетворённость сотрудников, особенно удалённых, а также сократила время реакции на кадровые события. Таким образом, проект дал устойчивые и осязаемые бизнес-результаты, соответствующие поставленным целям и задачам цифровизации.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадры
• Зарплата

Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта была реализована архитектура, включающая интеграцию конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", редакция 3 с сервисом "1С:Кабинет сотрудника". Это позволило обеспечить централизованное управление кадровыми процессами с возможностью взаимодействия с сотрудниками через защищённый интерфейс веб-доступа. Решение обеспечило автоматизацию кадрового документооборота на всех этапах жизненного цикла сотрудника — от приема на работу до увольнения.

В архитектуре отсутствует необходимость в промежуточных сервисах или внешних интеграциях — все процессы реализованы средствами платформы 1С, включая механизм ЭП, маршрутизацию согласования и отправку уведомлений. Внедренная система охватывает весь персонал компании, вне зависимости от территориального расположения сотрудников.

Общий масштаб проекта:

• Создано 600 личных кабинетов для сотрудников.
• Все сотрудники получили доступ к системе и используют её для взаимодействия с кадровой службой.
• Система обслуживает одну информационную базу.
• Реализована масштабируемая модель, допускающая быстрое добавление новых пользователей и форм документов.