Цели проекта

1. Автоматизация кадрового документооборота:

- Полная автоматизация процессов кадрового документооборота внутри компании и ее филиалов. Это должно исключить необходимость использования бумажных носителей и физического присутствия сотрудников в офисе для согласования и подписания кадровых документов.

2. Повышение оперативности и контроля:

- Введение электронного документооборота призвано улучшить контроль за исполнением кадровых заявлений. А также сократить время обработки запросов. Это особенно важно для сотрудников, работающих на удаленных месторождениях, которые не могут напрямую обращаться в отдел кадров.

3. Упрощение доступа к кадровым документам:

- Обеспечение сотрудникам возможности подавать заявления на отпуск и другие документы дистанционно без необходимости личного визита. Это повышает удобство для сотрудников и снижает вероятность задержек в обработке заявлений.

4. Индивидуализация бизнес-процессов:

- Разработка индивидуальных маршрутов согласования и подписания кадровых документов в зависимости от категории и подразделения сотрудников.

5. Интеграция с существующими системами:

- Синхронизация 1С:Кабинет сотрудника с другими решениями "1С", используемыми в компании, например, "1С:Зарплата и управление персоналом 8" и "1С:Документооборот 8", для обеспечения бесперебойного обмена данными и улучшения функциональности.

Ситуация до внедрения

Публичное акционерное общество "Селигдар" — это яркий представитель российского полиметаллического сектора, сосредоточенный на добыче золота и олова. Основанная более 45 лет назад, компания зарекомендовала себя как надежный производитель, который сочетает инновационные технологии и устойчивое развитие. Ведущие месторождения располагаются в таких живописных регионах, как Республика Саха (Якутия), Республика Бурятия и Алтайский край, где "Селигдар" активно извлекает драгоценные металлы.

Другая важная область деятельности компании — добыча олова, которая осуществляется в Хабаровском крае и на Чукотке. К началу 2024 года запасы олова составили 421 тысячу тонн, а объем производства олова в концентрате в 2023 году достиг 3 003 тонн, увеличившись на 4%.

До внедрения сервиса "1С:Кабинет сотрудника" все кадровые процессы в компании выполнялись исключительно в бумажном виде. Это означало, что для оформления заявлений и других кадровых документов сотрудникам нужно было лично посещать отдел кадров, что было не всегда удобно, особенно в условиях наличия удалённых рабочих площадок. Ведь одной из ключевых особенностей компании "Селигдар" является то, что многие сотрудники трудятся на месторождениях, находящихся в отдалённых регионах. Из-за этого у них часто не было возможности оперативно подать заявление на отпуск, отгул или другие виды отсутствия. Это приводило к задержкам в оформлении документов и усложняло взаимодействие с отделом кадров.

Кроме того, существующие процессы не соответствовали современным требованиям бизнеса и нуждались в значительных временных затратах. Нехватка автоматизации создавала препятствия для быстрой реакции на запросы сотрудников и эффективного выполнения кадровых функций.

Компания обратилась к автоматизации потому, что поняла: нужно сделать процесс кадрового взаимодействия быстрым, удобным и доступным независимо от местоположения сотрудника. Необходимо было внедрить решение, которое позволит оформлять документы онлайн, подписывать их электронной подписью и избавить сотрудников от необходимости лично приезжать в офис.

Уникальность и инновационность проекта

Для решения поставленных задач был выбран сервис "1С:Кабинет сотрудника" для локального использования. Процесс внедрения системы "Селигдар" начался с тщательной подготовки и разработки частных технических заданий (ЧТЗ) по каждому виду кадровых документов, которые должны были быть автоматизированы. На этом этапе проектная команда подробно описала все бизнес-процессы, методы реализации и способы интеграции. Этот шаг был необходим, чтобы учесть все требования заказчика и гарантировать, что система будет соответствовать специфике работы компании.

После согласования частных технических заданий, команда приступила к разработке и тестированию функциональных блоков системы. Важно отметить, что изначально многие кадровые процессы, такие как отпуска, увольнения и кадровые переводы, не имели стандартной функциональности в "1С:Кабинет сотрудника", поэтому потребовалась дополнительная доработка сервиса для создания новых видов заявлений и их интеграции с "1С:ЗУП". Команда разработала и настроила сервис так, чтобы все заявленные процессы — от приёма на работу до увольнения — могли быть созданы, подписаны и согласованы полностью в электронном виде.

После завершения разработки функционала начался этап тестирования. Это включало функциональное тестирование системы совместно с заказчиком, где проверялось, как работает каждое новое заявление, насколько удобно сотрудникам создавать документы через мобильное приложение и на компьютере. В ходе работы были выявлены несколько ключевых проблем, таких как необходимость настройки маршрутов согласования в зависимости от категорий сотрудников, что потребовало дополнительных настроек в сервисе. Согласование документов в "1С:Кабинет сотрудника" было важно, чтобы учитывать специфику разных подразделений и категорий работников, особенно в условиях удалённой работы на месторождениях.

Следующим шагом стало интегрирование данных между различными системами "1С". Например, была настроена синхронизация между "1С:ЗУП" и "1С:Документооборот", что обеспечивало бесшовный обмен данными о кадровых документах и подписаниях. Это позволило создать систему, в которой документы могли подписываться и утверждаться удалённо, без необходимости личного присутствия в офисе. Одной из ключевых задач было реализовать механизм, при котором документы, после подписания, автоматически поступали в "1С:Кабинет сотрудника" для дальнейшего хранения и доступа сотрудника.

После того как все доработки были завершены и протестированы, система была переведена на продуктивный контур, начался этап опытной промышленной эксплуатации (ОПЭ). На этом этапе проводилось окончательное тестирование в реальных условиях, когда сотрудники начали активно использовать систему для подачи заявлений на отпуск, отгул и другие кадровые документы. После успешного завершения ОПЭ и устранения всех мелких замечаний, система была переведена в промышленную эксплуатацию, и компания начала использовать её в ежедневной работе.

Таким образом, проект внедрения "1С:Кабинет сотрудника" прошёл через несколько ключевых этапов — от разработки и тестирования функционала до интеграции с другими системами и перевода в промышленную эксплуатацию. На каждом этапе команда сталкивалась с определёнными трудностями, связанными с особенностями бизнеса заказчика, однако благодаря гибкости решения и командной работе все задачи были успешно решены. В результате компания получила систему, которая значительно упростила процессы кадрового документооборота и обеспечила сотрудников удобным и доступным инструментом для работы с документами из любой точки страны.

Уникальность проекта:

• В компании, ведущей деятельность в условиях территориальной удалённости сотрудников (в том числе вахтовым методом на месторождениях), был реализован полный переход на электронный кадровый документооборот.
• В рамках проекта за счет интеграций были объединены три подсистемы 1С — "1С:Кабинет сотрудника", "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Документооборот".
• Разработаны сложные маршруты согласования, автоматически адаптирующиеся под подразделение и категорию сотрудника — такие механизмы отсутствуют в типовых решениях.
• Выполнена масштабная доработка "1С:Кабинет сотрудника": добавлены десятки новых видов заявлений, не предусмотренных в стандартной функциональности, и обеспечена их связка с соответствующими кадровыми документами в "1С:ЗУП". Теперь стали доступны следующие виды заявлений: прием на работу, кадровый переход, ежегодный отпуск, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по уходу за детьми и по беременности, дни отдыха за сдачу крови, компенсация отпуска, отгул, социальный и учебный отпуск, отчеты по командировке и изменение персональных данных, увольнение.

Инновационность проекта:

• Внедрено удалённое подписание кадровых документов с использованием электронной подписи, что позволило сотрудникам получать услуги вне зависимости от их физического местоположения — через веб-интерфейс или мобильное приложение.
• Реализована единая цифровая цепочка движения кадровых документов, от инициации сотрудником до подписания руководителем и возврата подписанного пакета в личный кабинет.
• Встроены автоматические проверки корректности и маршрутизация заявлений по соответствующим ролям, что повысило точность и снизило участие кадровых специалистов на ранних этапах.
• Значительно сокращён объём бумажного документооборота, что позволило исключить риск потери документов, упростить архивирование и освободить трудозатраты кадровой службы.
• Проект стал основой для масштабируемой системы, которую в будущем можно тиражировать на другие процессы и дочерние организации.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В результате внедрения решения "1С:Кабинет сотрудника" в компанию "Селигдар" удалось достичь значительных результатов:

1. Упрощение и автоматизация кадрового документооборота:

• Процесс создания и обработки заявлений стал полностью автоматизирован, что позволило сотрудникам подавать запросы на отпуска, переводы и другие документы через мобильное приложение или веб-интерфейс. Это сократило время на оформление документов.

2. Сокращение времени согласования:

• Внедрение автоматизированных маршрутов согласования значительно ускорило процесс обработки кадровых заявлений. Теперь все этапы согласования происходят быстрее, а результаты доступны в реальном времени.

3. Улучшение контроля и прозрачности:

• Система обеспечивает единый доступ к информации о статусах заявлений и истории обращений, что позволяет кадровым специалистам быстрее обнаружить и решить возникающие проблемы. Это существенно повысило уровень сервиса и удовлетворенность сотрудников.

4. Интеграция с существующими системами:

• Разработаны бесшовные интеграции между "1С:Кабинетом сотрудника", "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Документооборот", что обеспечило оптимальный обмен данными между системами и повысило общую эффективность работы.

5. Сокращение бумажного документооборота:

• Переход на электронный документооборот позволил существенно уменьшить использование бумаги, что снизило затраты на канцелярские материалы и повысило уровень экологической устойчивости компании.

6. Доступность данных из любой точки:

• Сотрудники могут управлять своими кадровыми запросами и получать доступ к документам из любой точки страны с доступом в интернет, что значительно улучшило рабочие процессы и повысило гибкость.

7. Увеличение производительности работы кадрового отдела:

• Освобождение кадровых специалистов от рутинной работы позволило им сосредоточиться на более стратегических задачах, таких как анализ данных о сотрудниках и планирование ресурсов.

8. Положительная обратная связь от сотрудников:

• Уровень удовлетворенности сотрудников значительно повысился благодаря улучшению доступности и прозрачности кадровых услуг. Работники оценили возможность быстро и легко управлять своими запросами.

9. Создание архивов документов:

• Система обеспечивает надежное хранение и архивирование всех кадровых документов, что облегчает доступ к информации и обеспечивает ее сохранность.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника :
• Заявки на отпуск и прочие отсутствия
• Управление и подписание заявок
• Контроль остатков отпусков и отгулов
• Единое пространство для хранения кадровых документов
• Обработка документов и отчетов
• Обратная связь и поддержка

Архитектура решения и масштаб проекта

Специалисты компании "1С:Первый Бит" предложили ПАО "Селигдар" переход на кадровый ЭДО с помощью сервиса "1С:Кабинет сотрудника". Этот сервис оказался наиболее удобным благодаря простоте использования и отсутствию необходимости в длительном обучении кадрового персонала. А также он помог автоматизировать кадровый документооборот в компании и в филиалах, чтобы все согласование и подписание кадровых документов выполнялось удаленно без использования бумажных носителей и личного присутствия в отделе кадров.

• Запросы на заявки обрабатываются в "1С:Кабинет сотрудника", после чего создаются соответствующие кадровые документы в системе "1С:Зарплата и управление персоналом".
• Документы затем проходят процедуру согласования и подписания в "1С:Документооборот", после чего подписанный файл передается в "1С:Зарплата и управление персоналом" путем интеграций между системами. Далее, с помощью штатных механизмов обмена между "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Кабинет сотрудника" подписанный кадровый документ направляется на ознакомление сотруднику.