Цели проекта

• Организовать поставки нового ассортимента товаров в сеть аптек напрямую от производителей через логистического (3PL) оператора.
• Свести к минимуму ручной труд в ведении документооборота с поставщиками, логистическим оператором, аптеками.

Ситуация до внедрения

Аптечная сеть "Максавит" - существует с 2010 года, в более чем 100 городах и 36 регионах России. В аптеках "Максавит" представлены более 100 000 товаров. Среди них не только лекарства и медицинская техника, но и товары для мам и малышей, контактные линзы и очки, здоровое питание и напитки, а также лечебная косметика.

Компания столкнулась с необходимостью организации новых каналов поставки товаров. Для повышения рентабельности и снижения себестоимости товаров руководство компании приняло решение перейти на прямые закупки у производителей.

Уникальность и инновационность проекта

Выбор логистического оператора

Отсутствие собственных складских помещений и парка автотранспорта стало вызовом для компании. Для решения этой задачи "Максавит" воспользовалась услугами 3PL-оператора "Транссервис", который предоставляет складские помещения и выполняет функции логистического оператора, включая ответственное хранение товаров.

Большое количество планируемых заказов предполагало полную автоматизацию всех процессов. Одним из важных критериев выбора логистического оператора была интеграционная возможность для автоматизации процессов обмена данными по движению товаров.

Сеть аптек "Максавит" уже имела успешный опыт сотрудничества с "1С:Первым Битом" в рамках автоматизации бухгалтерского контура. Когда возникла необходимость в реализации нового проекта, был проведен конкурсный отбор среди потенциальных подрядчиков. По итогам комплексной оценки "1С:Первый Бит" подтвердил свою экспертизу и был выбран в качестве исполнителя.

Анализ и переработка процессов

Основной задачей стала автоматизация ключевых операций, начиная от закупок у производителей и заканчивая распределением товаров по филиалам и претензионной работой с аптеками. Руководство компании понимало, что ручная обработка данных невозможна, особенно в условиях роста объемов заказов, это может привести к ошибкам, задержкам и увеличению затрат. Поэтому было принято решение разработать и внедрить комплексную систему автоматизации, которая охватит все этапы цепочки поставок. Поэтому была внедрена конфигурация "1С:Управление аптечной сетью". Данное решение было выбрано благодаря его полной совместимости с существующей ИТ-инфраструктурой компании.

Ключевые функциональные возможности системы:

• Комплексный учет всех характеристик поступающих лекарственных средств
• Автоматизированная обработка сопроводительной документации
• Формирование протоколов согласования цен в соответствии с требованиями законодательства
• Интеграция с действующими бизнес-процессами компании

Решение обеспечивает сквозную автоматизацию процессов товарного учета, полностью соответствующую специфике фармацевтического бизнеса и действующим нормативным требованиям.

Перед началом внедрения был проведен детальный анализ планируемых процессов. Специалисты совместно с функциональными пользователями заказчика спроектировали процесс закупка товаров, их хранение на складах 3PL-оператора, распределение по филиалам и обработка претензий от аптек.

Моделирование

В ходе начального этапа проекта клиент представил разработанные внутренними специалистами схемы бизнес-процессов. Наша команда экспертов провела их тщательный аудит, в результате которого были обнаружены неэффективные звенья в цепочках процессов. В рамках серии совместных рабочих встреч мы провели детальный разбор существующих схем, в ходе которого идентифицировали три ключевые проблемы: противоречия в логике построения процессов, ошибки в алгоритмах межфункционального взаимодействия и дублирующиеся операции, создающие избыточную нагрузку. На основании проведенного анализа мы в тесном сотрудничестве с заказчиком создали переработанные и оптимизированные модели бизнес-процессов, гармонично сочетающие специфические требования компании с функциональными возможностями типового программного решения.

Перейдя к этапу практического моделирования, эксперты компании "1С:Первый Бит" начали с настройки процессов в тестовой базе с "чистой" конфигурацией. Этот этап позволил четко определить, какие бизнес-требования покрываются стандартным функционалом, а где необходимы доработки. В ходе этой работы зафиксировали и детально описали все функциональные разрывы - ситуации, когда типовое решение не могло обеспечить требуемую бизнес-логику. Каждый такой кейс был тщательно документирован с указанием конкретных требований, технических спецификаций и критериев приемки, после чего согласован со всеми заинтересованными сторонами.

Результатом работы стала полностью утвержденная модель процессов, которая не только учитывала все нюансы работы клиента, но и оптимально сочеталась с возможностями внедряемой системы. Такой подход позволил перейти к этапу проектирования с четким пониманием архитектуры будущего решения, объема необходимых доработок и точек интеграции с существующими системами клиента. Профессиональное моделирование процессов стало тем фундаментом, который обеспечил успешную трансформацию процессов.

Процесс разработки и тестирования системы

Разработка системы осуществлялась по модульному принципу, обеспечивающему параллельную работу над различными функциональными компонентами с их последующей поэтапной интеграцией. Изначально были определены три основных автономных модуля: подсистема закупок и взаимодействия с поставщиками, модуль работы с 3PL-оператором и обработка заказов аптечной сети, динамическое ценообразование. Изолированная разработка и тестирование каждого модуля позволили достичь высокой эффективности процесса при минимальных рисках.

Модуль закупок подвергся всестороннему тестированию, включающему проверку механизмов формирования заказов, обработки товарных поступлений с верификацией корректности загрузки данных о серийных номерах, сроках годности и сертификационной документации, а также функционала работы с маркировкой. Одновременно проводилось тестирование модуля взаимодействия с логистическим оператором, где основной акцент делался на процессах приема товара, складского учета и генерации транспортных заданий. Блок обработки аптечных заказов проверялся на всех стадиях - от создания заявки до ее исполнения, включая управление товарными остатками, ценообразованием и обработкой рекламаций.

После завершения модульного тестирования система перешла в стадию опытно-промышленной эксплуатации, где был выполнен комплекс интеграционных испытаний. В ходе этих работ особое внимание уделялось отработке взаимодействия между всеми компонентами системы.

Тестировались сквозные бизнес-процессы, охватывающие полный цикл товародвижения от закупки у производителя до конечной поставки в аптечные учреждения.

Интеграция систем в режиме реального времени

Одним из ключевых этапов проекта стала реализация интерактивной интеграции между всеми участниками логистической цепочки. Это позволило обеспечить передачу информации в режиме реального времени, что значительно повысило оперативность и точность данных. Взаимодействие между системами было построено следующим образом:

● Производители: Данные о закупках и поставках автоматически передаются в систему через электронный документооборот.

● 3PL-оператор: Информация о поступающих товарах и их хранении на складах оператора "Транссервис" интегрирована 1С:Управление аптечной сетью.

● Аптечная сеть: взаимодействие с аптеками реализовано через ЭДО

Блок "Производители"

Взаимодействие с производителями лекарственных препаратов выстроено через единую цифровую платформу на базе 1С:УАС и ЭДО. Производители получают автоматически сформированные заказы через FTP-протокол в стандартизированном XML-формате (EDI-совместимый), что исключает ошибки ручного ввода. После подтверждения заказа система производителя инициирует процесс отгрузки с формированием полного пакета сопроводительных документов: УПД, актов приемки-передачи и сертификатов качества, которые передаются через ЭДО или по электронной почте.

Особое внимание уделено обеспечению прослеживаемости и подлинности продукции - все товары проходят обязательную процедуру верификации через Центр развития перспективных технологий (ЦРПТ). Эта технология обеспечивает сквозной контроль движения товаров на всех этапах товаропроводящей цепи - от производственного цеха до конечного потребителя, полностью исключая возможность попадания в оборот контрафактной продукции и гарантируя соответствие действующим требованиям маркировки. Реализованное решение создает единое цифровое пространство для всех участников процесса, обеспечивая беспрецедентный уровень прозрачности и эффективности взаимодействия между производителями и торговой сетью, что в конечном итоге позволяет выстраивать по-настоящему партнерские отношения поставщиков и ритейла.

Блок "Взаимодействие с 3PL-оператором"

Логистические процессы полностью интегрированы в единую информационную систему. 3PL-оператор получает данные о планируемых поступлениях, задания на отгрузку товаров напрямую из 1С:Управление аптечной сетью.

При приемке, логистический оператор производит полный пересчет доставленной продукции. Информация об отклонениях в автоматическом режиме передается в систему, что позволяет в оперативном режиме отрабатывать расхождения с поставщиками. Информация о принятых на ответ хранение товарах передается от логистического оператора через ЭДО.

Заказы аптек автоматически распределяются по зонам доставки в соответствии с согласованным графиком и передаются задания на комплектацию логистическому оператору. Благодаря этому выстраиваются оптимальные маршруты для доставки

В случае частичного отказа (пересорт, повреждения) информация мгновенно передается в единую систему систему. Неотгруженные позиции автоматически помещаются в карантин, что исключает их повторный заказ. Документооборот полностью автоматизирован - от формирования заказа до подписания МХ-1 и других сопроводительных документов.

Претензионная работа также систематизирована: жалобы от аптек обрабатываются через личный кабинет оператора, а информация о несоответствиях автоматически вносится в систему для оперативного исправления ошибок.

Блок "Аптечная сеть"

Аптечные учреждения работают в едином информационном пространстве в программном продукте 1С:Розница. Аптека. Процесс приемки товаров организован с применением современных технологий автоматической идентификации. На начальном этапе система сканирует штрих-коды каждой товарной позиции и проводит автоматическую верификацию, сопоставляя полученные данные с транспортными накладными и информацией из системы мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП).

Формирование заказов поставщикам осуществляется интеллектуальной системой, которая анализирует комплекс параметров: текущие складские остатки, исторические данные о сезонных колебаниях спроса, актуальные рыночные тренды и прогнозируемые показатели потребления. На основании этого многокритериального анализа система автоматически генерирует оптимальные объемы заказа. Модуль интегрирован с ГИС МТ и поддерживает электронное подписание документов по ГОСТ Р 34.10-2012.

Бухгалтерский учет реализован с соблюдением всех нормативных требований.

Масштабируемость и надежность системы

Система была разработана с учетом будущего роста компании. Архитектура решения позволяет легко расширять количество аптек, поставщиков и ассортимент товаров без значительных доработок. Это особенно важно для "Максавит", которая планирует дальнейшее увеличение числа филиалов.

Для обеспечения бесперебойной работы в пиковые моменты поставок и заказов были выбраны решения, минимизирующие временные задержки. Система рассчитана на обработку большого объема данных и способна справляться с повышенной нагрузкой. В случае возникновения отклонений или ошибок предусмотрены автоматические механизмы для их выявления, что делает систему надежной и устойчивой к сбоям.

Система управления аптечной сетью, разработанная для "Максавит", стала примером успешной автоматизации сложных бизнес-процессов. Благодаря интеграции всех участников логистической цепочки и использованию современных технологий, компания смогла не только оптимизировать свои операции, но и заложить основу для дальнейшего роста. Решение доказало свою эффективность, обеспечив высокую степень автоматизации, минимизацию ошибок и значительное повышение рентабельности бизнеса.

Публикации о проекте

• Автоматизация логистики и документооборота для аптечной сети "Максавит" на базе ПП "1С:Управление аптечной сетью 8"

Результаты проекта

• Полная автоматизация ключевых процессов: от закупок и хранения товаров до распределения по филиалам и обработки претензий.
• Минимизация ручного труда и ошибок за счет автоматизации.
• Единая цифровая платформа объединяет всех участников фармдистрибьюции - от производителей до аптек, обеспечивая сквозную прозрачность товародвижения в реальном времени
• Автоматизация процессов и интеграция систем позволили снизить затраты на логистику и обработку данных.
• Ускорение обработки заказов и поставок, улучшение качества обслуживания аптек.
• Возможность расширения ассортимента товаров, снижение их себестоимости и повышение конкурентоспособности за счет уменьшения числа посредников.

1С:Управление аптечной сетью

Архитектура решения и масштаб проекта

1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ + 1С:Управление аптечной сетью.