Цели проекта

1. Обеспечить полное соответствие компании новым нормативным актам, вступающим в силу с 1 сентября 2024 года, связанным с внедрением машиночитаемых доверенностей.
2. Сократить ручной труд при создании и управлении доверенностями за счет внедрения электронных форматов и автоматизированных систем генерации документов.
3. Обеспечить защиту информации для предотвращения несанкционированного доступа и подделки документов.
4. Ускорить процессы создания, передачи и проверки доверенностей, минимизируя временные затраты на административные операции.
5. Исключить человеческий фактор при оформлении доверенностей, снизить вероятность ошибок в процессе ведения документооборота.
6. Создать единый реестр электронных доверенностей для удобного поиска, контроля сроков действия и отслеживания статуса каждого документа.
7. Интегрировать блок документооборота с провайдером СБИС для отслеживания актуальности ЭЦП.

Ситуация до внедрения

Hoff – российская сеть по продаже мебели и товаров для дома, а также маркетплейс для поставщиков мебельных товаров. На сегодняшний день сеть гипермаркетов мебели и товаров для дома Hoff насчитывает 61 магазин по России. Из них 37 гипермаркетов, 3 магазина формата Mini, 9 магазинов формата Home и 1 магазин формата Smart. Общая площадь гипермаркетов сети более 315 000 м². В компании работают порядка 7500 сотрудников, гипермаркеты Hoff ежегодно посещают более 16 миллионов человек, а посещаемость сайта hoff.ru составляет более 66 миллионов посетителей в год.

В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие "машиночитаемая доверенность" (МЧД). С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов сотрудникам организаций будет применяться квалифицированная электронная подпись с обязательным представлением (приложением) МЧД.

В связи с нововведениями в законодательстве РФ был инициирован проект по разработке нового функционала на базе 1С:Документооборот и его интеграции с блокчейн-платформой ФНС России и оператора ЭДО КЦР.

Функционал писался с нуля с минимальным предоставленным функционалом системы.

Еще одной причиной для старта проекта являлась большая численность сотрудников компании. Так как в компании работает более 7000 сотрудников, было затруднительно регулярно выдавать доверенности такому большому количеству людей. Существовали риски ошибок и неточностей в связи с человеческим фактором, а также просрочки в связи с необходимостью подписания каждой доверенности перед выдачей сотруднику.

Таким образом, компании заказчика необходима была автоматизация выпуска или перевыпуска доверенностей в соответствии с определенными "триггерами".

Уникальность и инновационность проекта

Основной уникальностью проекта является факт, что данный функционал используется только компанией Hoff. До старта проекта в компании Заказчика использовался исключительно ручной труд. В рамках проекта данный функционал был реализован "с нуля".

Кроме того, ФЗ № 476-ФЗ1 вступил в силу с 1 сентября 2024 года. Функционал в компании Заказчика был реализован в начале 2024 года, поэтому у компании было время на тщательное обучение ответственных сотрудников и на развитие данного функционала.

Публикации о проекте

• Автоматизация машиночитаемых доверенностей в HOFF | Внедрение "1С:Документооборот" и интеграция с ФНС

• Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Домашний интерьер"

Результаты проекта

1. Сокращение времени и человеческих ресурсов на работу с МЧД.
2. Устранение человеческого фактора в работе с МЧД и, следовательно, минимизация риска ошибок при оформлении доверенностей.
3. Все доверенности всегда находятся в актуальном состоянии, а информация по любой необходимой доверенности может быть найдена менее чем за пару кликов.
4. Согласованные и подписанные данные по сотруднику, на которого оформляется машиночитаемая доверенность и по его полномочиям, автоматически отправляются в ФНС.
5. Сокращение сроков согласования и подписания доверенностей, что дает возможность оперативнее заключать сделки.
6. С юридической точки зрения компания всегда защищена и имеет всю необходимую информацию.

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренное ПО: "1С:Документооборот КОРП" ("1С:ДО")

Настроена интеграция "1С:ДО" и "1С:Зарплата и управление персоналом" ("1С:ЗУП").

Настроена интеграция "1С:ДО" с оператором КЦР.

Настроена интеграция "1С:ДО" с блокчейн-платформой ФНС России.

Схема интеграции 1С:ДО – 1С:ЗУП

Схема интеграции 1С:ДО – ФНС России

В рамках проекта был автоматизирован процесс выпуска и перевыпуска доверенностей для сотрудников в соответствии с "триггерами". Весь процесс осуществляется через обмен данными 1С:ДО – 1С:ЗУП.

Что служит "триггерами" для выпуска доверенностей:

• Прием сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий;
• Перевод сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий.

Что служит "триггерами" для перевыпуска доверенностей:

• Изменение состава полномочий в Матрице полномочий;
• Изменение полномочий;
• Изменение личных данных сотрудника, таких как фамилия, имя и отчество, паспортных данных, а также регистрации по месту жительства.

В рамках доработок выполнены следующие работы:

1. Создан новый справочник "Справочник полномочий", который позволяет отслеживать виды полномочий, их срок действия, а также информировать пользователей системы о приближении окончания периода действия полномочия. Новое полномочие создается в справочнике полномочий либо из карточки доверенности, либо добавляется из Классификатора полномочий.
2. Создана "Матрица полномочий". представляет из себя таблицу с данными и запись элемента матрицы.

• Реквизитный состав матрицы (иерархический список слева):

• 1 уровень – организация
• 2 уровень – тип бизнес-юнита
• 3 уровень - бизнес-юнит
• 4 уровень -n подразделения в зависимости от вложенности подразделений
• уровень n+1 - должности в разрезе подразделения (последний элемент иерархии)

При фильтрации по реквизитному составу слева динамически подтягиваются полномочия по матрице. Например, в случае, если в реквизитном составе слева выбран Тип БЮ, то в матрице полномочий подтягиваются все записи, соответствующие выбранному типу БЮ, а также всем БЮ соответствующего типа плюс записи по должностям, которые по штатному расписанию соответствуют выбранному типу БЮ.

• Реквизитный состав матрицы (динамический список справа)

• Тип бизнес-юнита
• Бизнес-юнит
• Подразделение
• Должность
• Формат доверенности
• Тиражируемость
• Срок действия
• Внешняя система
• Образец подписи поверенного
• Передача оригинала
• Нотариальная
• Судебная
• Право передоверия (проставляется автоматически, если хотя бы одно полномочие в наборе с правом передоверия)
• Место хранения оригинала
• Доп. информация

Матрица полномочий

3. Создан справочник "Согласующие по тематикам". В случае, если в 1С:ЗУП происходит событие увольнения сотрудника, ответственного по какой-либо тематике, то администратору доверенностей приходит соответствующее уведомление.
4. Создан справочник "Тематика полномочий".
5. Создан справочник "Система/сервис".
6. Создан новый вид документа "Доверенность".
7. Настроена интеграция 1С:ДО с сервисом создания и выдачи ЭЦП. Так, в 1С:ДО появляется статус о выпуске ЭЦП для сотрудника и ему необходимо записать появившуюся подпись на токен.