Цели проекта

Ранее компания не использовала в своей работе кадровый электронный документооборот. Работа с кадрами велась через 1С:ЗУП КОРП заказчика, подписание документов проходило в бумажном виде. Это порождало проблемы с хранением, обработкой, поиском кадровых документов.

Была поставлена задача осуществить переход на КЭДО.

Цели проекта:

• Провести аудит и систематизацию документов для подготовки к переводу в цифровой формат;
• Обучить HR-персонал работе с системой и обеспечить их вовлечение в процесс цифровизации;
• Подготовить материалы для сотрудников компании по регистрации и использованию системы;
• Внедрить систему электронного документооборота для кадровых документов на базе 1С.

Ситуация до внедрения

Компания "К2Тех" — ИТ-компания с комплексной экспертизой для поддержки цифрового развития отраслевых лидеров. Компания занимается проектированием и построением ИТ-инфраструктуры, оснащением объектов и сооружений, бизнес- и промышленными решениями, а также оказывает сервисную поддержку. ТОП-3 поставщиков ИТ-решений из реестра отечественного ПО (по данным TAdviser).

Компания давно рассматривала возможность перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основными причинами были необходимость ускорения процессов подписания документов, особенно для удаленных сотрудников, а также постоянно растущий объем документооборота. С появлением в 2023 году законодательных изменений, разрешивших использование электронного формата для большинства кадровых документов, задача внедрения комплексного решения стала особенно актуальной. В этих условиях переход на КЭДО стал для компании необходимым и своевременным шагом.

Осенью 2023 года команда К2Тех подготовила около 20 верхнеуровневых требований к системе, одни из них:

• Возможность подписывать документы с разных устройств: не только с рабочего компьютера, но и с домашнего (при удалённом доступе), а также через мобильное приложение.
• Автоматическая блокировка подписания документа, если срок подписания истек (настройка правил автоматической блокировки и
• переводов). Также нужен был автоматический перевод таких документов в бумажный вид.
• Возможность отключения ненужных блоков.
• Журнал по статусам подписания бумажных и электронных документов в одном месте.
• Соответствие требованиям информационной безопасности с возможностью развертывания исключительно в режиме on-premise.

После формирования требований специалисты начали изучать рынок решений. Рассмотрели пять вендоров, после тщательного анализа остановились на КЭДО от 1С, так как это решение соответствовало всем требованиям.

Что было особенно важным:

• Многолетняя экспертиза К2Тех по 1С и отдельная команда.
• Встроенная электронная подпись, что сокращало дополнительные расходы на отдельную покупку подписей на каждого сотрудника.
• Мобильное приложение.
• Низкая стоимость.
• Возможность любых доработок.

Уникальность и инновационность проекта

Публикации о проекте

• 8 000 документов в цифре: К2Тех внедрил КЭДО от 1С
• 8 000 документов в цифре: К2Тех внедрил КЭДО от 1С

• Внедрение Кадрового электронного документооборота (КЭДО) с помощью "1С:Кабинет сотрудника" в АО "К2 Интеграция"

Дополнительная информация к описанию проекта

Пилот и первые результаты

Внедрение системы предстояло реализовать в два этапа: запуск пилотной версии на 300 человек, а затем полный запуск для всей компании. Переход на КЭДО начался с внедрения в HR, департаменте внутренней автоматизации, юридическом департаменте и службе качества. Сотрудники тестировали сам процесс подключения к КЭДО: как проходит авторизация, как поступают уведомления, приходит ли второй фактор (SMS-код) для подтверждения. На этапе пилота организовали подписание одного из локальных нормативных актов (ЛНА). 3а 8 рабочих дней с момента отправки документа, 71% сотрудников подписали лист ознакомления с ЛНА.

Переход на КЭДО в 2025 году
В начале года было принято решение внедрить систему до старта ежегодного мониторинга в компании и связанного с ним большого объема работы с документами: изменения должностей, зарплат, премий, переводы между отделами и т.п. К зимнему мониторингу команде удалось полностью подготовить систему и перейти на КЭДО. Это позволило проводить все кадровые изменения уже в цифровом формате.

Обучение сотрудников

Успех внедрения КЭДО во многом зависел от готовности сотрудников принять новый формат работы. Поэтому особое внимание уделялось процессу обучения и коммуникации:

• Вовлечение кадровой службы: все сотрудники отдела были вовлечены в проект с самых ранних этапов. Они принимали активное участие в подготовке всех процессов и документов к переходу и тестировании самой системы, что способствовало более глубокому погружению и принятию нового формата работы.

• Обучение сотрудников: для кадровых специалистов было создано множество обучающих материалов.

• Материалы для всех сотрудников: команда отдела кадров совместно с отделом внутренних коммуникаций разработали понятный гайд для сотрудников компании о пошаговой регистрации в системе.

Результаты проекта

Внедрение КЭДО в К2Тех принесло ощутимые результаты:

• Высокий уровень вовлеченности: на текущий момент 85% сотрудников компании подключились к системе КЭДО. Цель на 2025 год – достичь показателя, близкого к 100%.

• Масштабная цифровизация: с начала пилотного проекта через систему КЭДО было проведено более 8 000 кадровых документов.

• Экономия затрат: переход на КЭДО позволил сэкономить ~ 10 млн. руб.: время всех сотрудников на хождение в отдел кадров и подписание бумажных документов, расходы на бумагу, чернила, технику, архивное хранение и услуги курьерской доставки.

• Ускорение процессов: подписание документов стало значительно быстрее. Например, процесс приема сотрудников на работу упростился и стал занимать меньше времени, а объем бумажной работы существенно сократился. Ранее при приеме на работу в среднем приходилось подписывать 26 страниц документов, сейчас достаточно подписать всего один бумажный документ — согласие на присоединение к КЭДО. Теперь новые сотрудники регистрируются в мобильном приложении КЭДО и сразу подписывают все необходимые документы в электронном виде.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника

Архитектура решения и масштаб проекта

• 3 500
  общее количество сотрудников

• 700
  количество удаленных сотрудников

• 8 000+
  оцифрованных документов

• 45 видов
  печатных форм документов

• 70 документов
  ежедневно проводится в системе КЭДО

1. Автоматического подключения второго фактора авторизации.
2. Предварительного ознакомления сотрудника с ЛНА непосредственно перед подключением к КЭДО.
3. Сроки подписания документов в КЭДО и их контроль.
4. Уведомление сотрудников по нескольким каналам связи (push/email) о поступлении документов на подпись.
5. Признак подключения к КЭДО на сотруднике в кадровой системе, бизнес-логика и аналитика на его основе.