Цели проекта

1. Обеспечить переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с сотрудниками компании;
2. Обеспечить быстрое создание, передачу и согласование кадровых документов сотрудников;
3. Обеспечить переход с бумажных кадровых документов на электронные и использование сотрудниками электронной подписи для верификации этих документов.

Задачи проекта:

• Выполнить анализ требований для организации системы кадрового документооборота компании;
• Сформировать каждому сотруднику личный кабинет (ЛК) и обеспечить авторизованный доступ к ЛК;
• Реализовать оперативное управление электронными заявками от сотрудников и отслеживание их статусов;
• Провести тестовые испытания и опытную эксплуатацию сервиса на пилотной группе сотрудников;
• Провести ознакомительную демонстрацию для сотрудников по использованию ЛК.

Ситуация до внедрения

Компания "Атлант" развивает единое информационное пространство на базе продуктов системы "1С:Предприятие 8". Для оптимизации кадрового взаимодействия с сотрудниками, экономии трудовых и материальных ресурсов, повышения эффективности кадрового документооборота компания успешно внедрила комплексное решение фирмы "1С" - "1С:Кабинет сотрудника".

До внедрения сервиса "1С:Кабинет сотрудника" формирование и учет кадровых документов компании проводился в корпоративной информационной системе на базе программных продуктов "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и "1С:Документооборот 8 КОРП". Но при этом сохранялась практика использования бумажных копий заявлений от сотрудников. Запросы и заявки сотрудников на получение кадровых и зарплатных документов не были формализованы в достаточной степени. Следствием этого был большой объем рутинных и ручных операций у работников кадровой службы и бухгалтерии. Электронный документооборот с сотрудниками не был реализован. Процессы и статусы исполнения заявок и запросов отслеживались в "ручном режиме".

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью данного проекта явилось то, что заказчик в течение нескольких лет уже пользовался доработанной типовой конфигурацией продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и имел достаточно устоявшиеся процессы кадрового документооборота. В процессе внедрения сервиса "1С:Кабинет сотрудника" были выполнены консультации о возможностях сервиса и этапах перехода на КЭДО. В результате обследования был составлен перечень и шаблоны документов компании, перевод которых планируется в КЭДО. Заказчику были предоставлены образцы приказов и другие нормативные документы, которые необходимо принять для перехода на КЭДО.

Перечень электронных документов, в отношении которых ведется кадровый электронный документооборот:

1. Заявления работников по кадровым вопроса:

• заявление о предоставлении оплачиваемого отпуска (его части);
• заявление на отпуск без сохранения заработной платы;
• заявление о переносе отпуска;
• заявление на предоставление персонального дня;
• заявление о дне отдыха за работу в выходной день;
• заявление о согласии на работу в выходной день;
• заявление о согласии на командировку в выходной (нерабочий, праздничный) день;
• заявление об отказе ведения трудовой книжки (переход на сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
• заявление о смене реквизитов карты;
• заявление об отмене отпуска в связи с больничным;
• заявление о предоставлении трудовой книжки, справки с места работы;
• заявление о переносе режима работы.

2. Согласия работников:

• согласие на обработку персональных данных;
• согласие на передачу персональных данных третьим лицам.

3. Ознакомление с документами:

• ознакомление с графиком отпусков.

4. Приказы по кадровым вопросам:

• приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• приказ о направлении в командировку;
• приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий, праздничный) день;
• приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий, праздничный) день в период командировки.

5. Служебные записки по кадровым вопросам:

• служебная записка о работе в выходной (нерабочий, праздничный) день с согласия работника;
• служебная записка о работе в выходной день в период командировки (дне в пути).

Уникальность решаемой задачи состояла в реализации и адаптации в типовой конфигурации продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и сервисе "1С:Кабинет сотрудника" сложившихся процессов кадрового документооборота компании.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Кабинет сотрудника" в компании "АТЛАНТ"

Дополнительная информация к описанию проекта

Важным результатом внедрения сервиса "1С:Кабинет сотрудника" явилось сокращение нагрузки на работников кадровой службы компании. Повысилась прозрачность взаимодействия персонала компании с кадровыми службами, удобство и оперативность движения кадровых документов в электронном виде.

Результаты проекта

Персонал компании получил удобное, надежное и формально авторизованное средство коммуникации с кадровой службой и бухгалтерией для формирования, отслеживания и получения кадровых документов. Сотрудники могут создавать, запрашивать и получать различные кадровые и зарплатные документы, такие как заявления, приказы, запросы, расчетные листки, с использованием своих мобильных устройств, буквально в несколько кликов. Сервис позволяет сотрудникам и кадровым специалистам подписывать документы в электронном виде, что делает их действительными и безопасными.

Количественные результаты:

1. Количество бумажных кадровых документов сократилось на 70%.
2. Создание и отправка кадровых документов ускорилось на 80%.
3. Время согласования кадровых заявлений сократилось в 3 раза.

Использование данного сервиса позволило не только унифицировать и упорядочить кадровую документацию, но и в короткие сроки перейти с бумажного на электронный кадровый документооборот, а также значительно сократить трудоемкость рутинных операций для сотрудников кадровой службы компании.

Внедренные программные продукты

Сервис 1С:Кабинет сотрудника :
• Кадровый электронный документооборот

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый электронный документооборот

Архитектура решения и масштаб проекта

Авторизованный доступ сотрудника к ЛК обеспечивается на смартфоне, планшете через интернет с использованием мобильного приложения "1С:Кабинет сотрудника". Также возможно использовать веб-клиент через браузер. Доступ к сервису интегрирован в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП".

Активация ЛК сотрудника производится при первом подключении с использованием личного ключа активации. Со стороны сотрудников в сервисе применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи. Со стороны работодателя - усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). При маршрутизации документов они согласовываются ответственными лицами и руководителем по настроенному сценарию.

Схема архитектуры

Масштаб проекта:

1. Общее число документов, переведенных в КЭДО — 22.
2. Общее число ЛК и подключенных пользователей — 300.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Мобильные пользователи
• Карманный компьютер
• Ноутбук