Цели проекта

Цель проекта - построение системы элетронного документооборота в производственно-складских подразделениях компании и интеграция системы с продуктом "1С:Управление производственным предприятием".

Задачи:

• документирование хозяйственных операций в производственно-складских подразделениях компании в электронном виде с применением электронных подписей;
• контроль подписания документов учёта всеми подписантами на программном уровне;
• полный отказ от формирования первичных учётных документов на бумажных носителях, переход к безбумажной бухгалтерии для последующего создания ОЦО;
• повышение прозрачности документооборота, снижение издержек и трудозатрат на его создание, сопровождение и хранение, исключение дублирующих функций в подразделениях при формировании и проверке документов;
• возможность предоставлять электронные документы сторонним пользователям по запросам, в т.ч. контролирующим органам и в суд;
• неизменность электронного документа после его подписания уполномоченными лицами.

Ситуация до внедрения

Производственные и складские подразделения "Компании Металл Профиль" отражают хозяйственные операции, ежедневно оформляя первичные документы. В связи с широкой географией и сложной структурой производящих подразделений и складов, объём первичной документации достаточно большой. За 2015 год всего было составлено более 3 млн. экземпляров первичных учётных документов, связанных с выпуском готовой продукции и складским движением ТМЦ.

Объём документов превысил предел администрирования документооборота (контроль за правильностью оформления, за наличием документов, за их архивированием) прежними кадровыми ресурсами. При этом руководством компании расширение штата сотрудников бухгалтерии не рассматривалось. Архивы бумажных документов стали занимать полезные производственные площади. Возникали проблемы с первичными производственно-складскими документами.

В 2013 году компания перешла на юридически значимый электронный документооборот с внешними контрагентами. Проект был успешным, и в настоящее время набирает обороты, поскольку всё больше организаций присоединяются к ЭДО. Поэтому возникла идея перевести в электронный вид первичные учётные документы, которые оформляются внутри компании.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта решена узкая прикладная задача юридически значимого подписания документов материально-ответственными лицами, а также методология ведения юридически-значимого документооборота.

Интеграция: создание документа в "1С:Управление производственным предприятием", миграция в "1С:Документооборот", автоматический запуск бизнес-процесса прохождения документа по всем ответственным лицам и подписание ЭЦП. На базе "1С:Документооборот" создан удобный электронный архив, который обеспечивает надежное хранение и быстрый поиск документов производственно-складских подразделений (рис. 1).

Рисунок 1. Архив электронных документов в "1С:Документооборот"

Благодаря бесшовной интеграции программных продуктов сотрудники компании работают в привычной для них программе "1С:Управление производственным предприятием", в которой видят журнал документов со статусами подписания (рис. 2).

Рисунок 2. Электронный журнал документов со статусами подписания в системе "1С:Управление производственным предприятием"

Масштаб проекта: доработка масштабируется на 60 юридических лиц.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

• Первичные учётные документы своевременно сформированы и подписаны материально-ответственными лицами.
• Данные первичных учётных документов полностью соответствуют данным бухгалтерского учёта; выполняется контроль на программном уровне.
• Создан удобный электронный архив с быстрым поиском необходимых документов.
• Настроены средства контроля для руководителей подразделений и бухгалтеров за подписанием электронных документов.

Эффект от внедрения

Внедрение системы "1С:Документооборот" позволило сократить расходы компании на 23 млн. рублей: 7,5 млн. рублей - на канцелярские расходы, 15,5 млн. рублей - на заработную плату и взносы в фонды обязательного страхования.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот :
• Хранение документов
• Маршрутизация документов
• ЭЦП
• Библиотека интеграции с 1С:Документооборот (DMIL)

Архитектура решения и масштаб проекта

Одно из условий, которое специалисты компании выдвигали при выборе программного продукта для автоматизации документооборота: для пользователей функционал должен был обладать высоким уровнем юзабилити, то есть он не должен быть сложным. Пользователи должны работать в привычной для них программной среде. Поскольку в "Компании Металл Профиль" внедрены и успешно используются другие программные продукты "1С", то лучшим продуктом для решения этой задачи стал "1С:Документооборот".

В компании была внедрена система "1С:Документооборот КОРП", автоматизировано 250 рабочих мест. Настроена бесшовная интеграция "1С:Документооборот КОРП" с "1С:Управление производственным предприятием", которая позволяет в СЭД автоматически запускать бизнес-процесс обработки и подписания электронно-цифровой подписью (ЭЦП) документ, созданный в учетной системе ("1С:Управление производственным предприятием").

Рисунок 3. Общая схема взаимодействия компонентов системы

1.1. Загрузка и актуализация нормативно-справочной информации из системы "1С:Управление производственным предприятием" (ХБ8) в "1С:Документооборот 8 КОРП" (ДО).

1.2. Загрузка и актуализация складов и производственных подразделений из баз "1С:Управление производственным предприятием" (ТП8) в "1С:Документооборот 8 КОРП" (ДО).

2.1. Выгрузка документов для подписания из баз "1С:Управление производственным предприятием" (ТП8) (формирование внутренних документов в "1С:Документооборот 8 КОРП" (ДО).

2.2. Старт процесса подписания документа в "1С:Документооборот 8 КОРП" (ДО) с автоматическим определением подписантов.

2.3. Выполнение подписания (как при работе в "1С:Управление производственным предприятием" (ТП8), так и при работе в "1С:Документооборот 8 КОРП" (ДО).