Цели проекта

Бизнес-задачи компании в области управления документами:

• повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;
• ввести единые стандарты работы с документами;
• усилить контроль исполнительской дисциплины;
• сократить длительность согласования документов между компаниями группы.

Задачи проекта:

• создать единую систему документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП";
• унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах;
• провести интеграцию процессов согласования договорных документов и наладить организационно-распорядительный документооборот (разработать сквозные процессы согласования) между управляющей компанией и управляемым обществом.

Ситуация до внедрения

"Металлоинвест" — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и металлизованной продукции, один из региональных производителей высококачественной стали. В состав холдинга входят ведущие горно-обогатительные предприятия.

Первая полноценная система документооборота уровня холдинга была построена на основе решения одного из западных поставщиков. Создание такой системы было увязано с реорганизацией процесса управления компанией. Система документооборота охватывала функции регистрации входящей и исходящей корреспонденции, согласования служебных записок, все функции согласования юридических документов (договоров) и внутренних документов и, наконец, контроль исполнительской дисциплины.

В ходе развития и расширения деятельности все большее число процессов оказывалось связанным с деятельностью управляющей компании и прежде всего - закупки, продажи, согласование договоров юридической службой и т. д. "Мы подошли к тому, что старую систему нужно менять, причем необходимо было создать единую систему электронного документооборота для всей группы", - отмечает Олег Головко, директор департамента ИТ "Металлоинвест".

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта - в его объёме. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Особенность проекта в том, что единая система построена на территориально-распределенной архитектуре с пятью отдельными базами данных, которые частично реплицируются между собой.

"Мы столкнулись с рядом проблем при выборе технической архитектуры решения" - вспоминает Олег Головко. - В то время каналов с пропускной способностью больше, чем 2 Мбит/c, между комбинатами и управляющей компанией не было. Да и эти каналы были постоянно загружены другим трафиком - видеоконференциями, телефонией, электронной почтой. В такой ситуации приняли решение строить единую систему, но с пятью отдельными базами данных, которые будут частично реплицироваться между собой".

Весь проект включал три этапа:

• пилотный проект;
• создание тиражируемого решения СЭД для компании в целом (в рамках управляющей компании и Лебединского ГОКа);
• тиражирование созданного решения на предприятия группы (Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и "Уральская сталь").

Более подробно ход создания СЭД показан на рисунке.

Особого упоминания заслуживает также мобильное решение, разработанное на основе мобильного клиента системы "1С:Документооборот КОРП".

Публикации о проекте

• Одна из самых масштабных систем управления документами в России

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Территориально распределенная система.

Мобильное приложение доработано под нужды заказчика.

Разработана подсистема планирования согласования и учета командировок.

Результаты проекта

Единая система управления распорядительными и договорными документами введена в действие в управляющей компании, на Лебединском ГОКе, Михайловском ГОКе, Оскольском электрометаллургическом комбинате и на предприятии "Уральская сталь". Наиболее важные результаты проекта:

• на 30% сократилось время согласования документов;
• на 70% увеличилась скорость обмена документами между предприятиями холдинга;
• повысилась исполнительная дисциплина;
• сократились сроки подготовки отчётности по регистрируемым документам;
• существенно упростился поиск документов.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот :
• Работа с документами и файлами (Входящие, Исходящие, ОРД, Договорные документы для УК специфическая задача Планы и заявки по командировкам)
• Работа с процессами и задачами
• Мобильный клиент ДО

Архитектура решения и масштаб проекта

Критерии выбора платформы для создания системы электронного документооборота (СЭД) определили следующие:

• соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
• поддержка распределённой архитектуры;
• работоспособность при больших объёмах данных;
• удобство и мобильность рабочего места;
• приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения, а также стоимость владения;
• распространённость на рынке, перспективность;
• возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Потребность в территориально-распределенной базе объясняется тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. "Например, на Лебединском ГОКе у нас сейчас более полутора тысяч пользователей, - поясняет Олег Головко, - и объем документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объем, который передается по каналам связи между предприятием и управляющей компанией".

После анализа специалисты компании остановились на системе "1С:Документооборот", которая обеспечивает необходимый функционал с учетом требований российского документооборота и ее не придется существенно изменять.

На сегодняшний день система охватывает более 6000 рабочих мест. Основные рабочие параметры созданной системы:

• в управляющей компании автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, общее количество документов - около 195 000, количество документов за месяц - 2700;
• на Лебединском ГОКе автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов - 80 000, количество документов за месяц - 2500;
• на Михайловском ГОКе автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов - 75 000, количество документов за месяц - 9000;
• на Оскольском электрометаллургическом комбинате автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов - 60 000, количество документов за месяц - 2000;
• на "Уральской стали" автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, общее количество документов - 10 000, количество документов за месяц - 1000.