Цели проекта

Цель: переход на безбумажный документооборот первичных учетных документов как с внешними контрагентами по утвержденным форматам ФНС России, так и между подразделениями Компани по утвержденным внутренним форматам электронных документов.

Задачи:

• создание единой информационной базы по электронным первичным документам;
• оперативный обмен документами как со сторонними контрагентами, так и внутри Компании;
• формирование электронных форматов документов;
• использование усиленной квалифицированной подписи;
• сокращение времени на согласование и подписание документов;
• унификация процессов согласования документов;
• адресность доставки документов до конкретных получателей;
• разработка и поддержка собственных форматов электронных документов;
• интеграция с учетными системами SAP и 1С в Компании.

Ситуация до внедрения

«Татнефть» - одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.

Ежедневно сотрудники Компании работают с большим объемом первичных учетных документов, которые проходят бумажную процедуру согласования и подписания и оперативная обработка такого значительного объема документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между сторонними организациями и всеми подразделениями компании. Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия руководством ПАО «Татнефть» было принято решение внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов. Необходимо было стандартизировать и автоматизировать цепочки согласования документов, обеспечить подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, организовать оперативный обмен подписанными документами как внутри компании, так и со сторонними контрагентами.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальной чертой данного проекта является его технологическая и организационная реализация. Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые объединили в одну систему ЭДО-Татнефть и интегрировали с учетными системами предприятия. Реализация такого симбиоза систем 1С («1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО») была впервые в России применена на этом проекте. Особенностью реализации проекта также является разработка внутренних форматов электронных документов (М-15, Н-А7) и их организация обмена между подразделениями Компании без участия оператора. Также отличительной чертой проекта является масштабность проекта, в контур которого вошли 22 структурных подразделения ПАО «Татнефть».

Публикации о проекте

• ПАО «Татнефть» внедряет ЭДО: система внутреннего электронного документооборота охватила 22 подразделения компании, организован электронный обмен документами с 73 внешними контрагентами
• ПАО "Татнефть" организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями, а также с 73 внешними контрагентами с помощью "1С:Предприятия 8"
• «Татнефть» организовала ЭДО с помощью решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском»
• «Татнефть» организовала документооборот с помощью «1С:Предприятие 8»
• «Татнефть» переводит все предприятия на «1С»

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

В результате реализации проекта была создана единая информационная система по формированию, согласованию, подписанию, обработке и хранению электронных документов, в которой в настоящее время работают многие сотрудники и руководители подразделений. Организован оперативный обмен юридически значимых электронных документов. Ускорилось согласование документов, обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретного получателя. Автоматизировано более 2500 рабочих мест. Объем бумажного документооборота с контрагентами существенно сократился. Протокольно был утвержден и разработан формат внутренних электронных документов формы М-15 «Накладная на отпуск материалов структурным подразделениям» и форма Н-А7 «Акт приемки-передачи выполненных (оказанных услуг) структурному подразделению». Ориентировочный совокупный объем (внутренних и внешних документов) в годовом исчислении составляет более 250 000 документов.

Система ЭДО объединяет 22 структурных подразделения Компании, позволяя обмениваться электронными первичными документами как внутри Компании, так и со сторонними организациями. Ежедневно пользователи системы ЭДО согласовывают, подписывают, отправляют, осуществляют поиск необходимых документов. Информационная система ЭДО стала системой корпоративного уровня, которая позволяет повысить эффективность деятельности Компании.

Внедрение системы ЭДО позволило сократить:

• затраты времени на согласование и подписание документов;
• затраты времени на поиск необходимых документов;
• затраты на сортировку и подшивку документов;
• затраты на курьерские услуги;
• затраты на канцелярские расходы.

1С:Документооборот :
• Процессы и задачи
• Управление документами и файлами
• Контроль исполнения задач

Архитектура решения и масштаб проекта

Основной учетной системой является SAP ERP. Организация передачи электронных документов в ЭДО организовано через веб-сервисы, по которым также происходит передача нормативно-справочной информации и статусы электронных документов. Определение маршрутов согласования происходит автоматически, исходя из договора (с внешними контрагентами) или соглашения (между подразделениями). Для адресной доставки электронных документов до конкретного получателя реализованы дополнительные поля, которые содержат сведения об адресации места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним.

Внутренние разработанные форматы электронных документов также проходят процесс согласования и подписания электронных документов (ЭЦП), но организация обмена электронных документов через оператора не происходит.

Внедрение системы ЭДО включало следующие этапы:

1. Первый этап – пилот. Для пилотного внедрения системы было определено Управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений ПАО «Татнефть», и сервисная компания ООО «ТМС-Групп», входящая в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС».
2. Второй этап – тиражирование. На данном этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены 73 предприятия, входящие в группу холдинга «ТАГРАС».

3. Третий этап – организация обмена электронных документов внутри Компании. На данном этапе были разработаны и утверждены форматы электронных документов: форма М-15 «Накладная на отпуск материалов структурным подразделениям» и форма Н-А7 «Акт приемки-передачи выполненных (оказанных услуг) структурному подразделению.

На реализацию трех этапов запуска ЭДО в ПАО «Татнефть» потребовалось 8,5 месяцев. За это время к системе ЭДО были подключены 22 подразделения ПАО «Татнефть» и 73 сторонних предприятия. Система ЭДО в ПАО «Татнефть» продолжает активно развиваться: идет постоянный рост количества контрагентов, с которыми организовывается юридически значимый электронный документооборот; расширяется перечень форматов электронных внутренних документов; используются произвольные электронные документы (ПЭД) в связке с электронными первичными бухгалтерским документами.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Сервис "1С-Такском"