Главная О конкурсе Проекты Жюри Новости Партнеры Контакты
Регистрация/Авторизация
Все проекты Рекомендованные проекты Популярные проекты Обсуждаемые проекты
Система документооборота на 3000 рабочих мест золотодобывающей компании "Полюс"
Сроки выполнения: Август 2015 - Август 2016
Трудозатраты по проекту: 16 000 чел.-час.
Регион Центральный федеральный округ РФ
3
тыс
Рабочих мест, АРМ
16
тыс
Трудозатраты, чел-ч
250
Скорость, арм/мес
10
Удовлетворенность заказчика, баллы
Заказчик
ПАО "Полюс"
Исполнитель
1С-КПД
3 000
Автоматизированных рабочих мест (APM)
Внедренные продукты
1С:Документооборот
Предметные области
  • Документооборот (ECM)
Отрасли
Добывающая промышленность
1
Описание проекта

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

Цель: повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.

Задачи проекта:

  • создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-единицы;
  • снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на 2 часа в неделю;
  • сквозная интеграция бизнес-процессов электронного документооборота, МТО и казначейства;
  • сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
  • контроль исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
  • сокращение доли ручного труда, снижение влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).

Ситуация до внедрения

В 2014 году в компанию пришли новые топ-менеджеры, и первая задача, которую они поставили, - решить проблему коммуникации между всеми бизнес-единицами путём создания единой системы электронного документооборота, работающей по единым правилам и позволяющей контролировать всю деятельность компании в этой области. Основная цель проекта - повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот.

Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву.

"На тот момент, - вспоминает Василий Долгов, - у нас не было единой системы документооборота и какого-либо инструментария для контроля исполнительской дисциплины, как не было и централизованного хранения электронных документов". В компании было много локальных хранилищ файлов, договоры и приказы лишь частично хранились в системах документооборота. Невозможно было согласовывать в системе электронного документооборота договор, по которому процесс согласования начинался, например, в Москве, далее продолжался в Красноярске и после этого вновь возвращался в Москву. Это делалось через традиционную корпоративную почту. Отследить такой процесс очень тяжело, да и занимал он много времени.

Уникальность проекта

Большой масштаб - в единой системе электронного документооборота организовано 3000 рабочих мест. Сложность представляла территориальная распределённость компании. В результате создана система с распределённой базой данных с консолидацией их в корпоративном центре. Решены проблемы с каналами связи - на дочерних предприятиях нередко доступна только спутниковая связь.

Выполнено несколько критически важных доработок типовой системы "1С:Документооборот".

  1. Подсистема защиты информации. Необходимо было защитить те документы, которые служба безопасности считает конфиденциальными и на которые наносится гриф "Конфиденциально". С точки зрения службы безопасности, система должна быть максимально защищена и удовлетворять как всем требованиям законодательства, так и внутренним нормативным документам компании. "Если не учитывать методологический этап проекта, то приблизительно 40% от трудозатрат по проекту заняла разработка систем, связанных с безопасностью", - акцентирует внимание Василий Долгов.
  2. Подсистема, обеспечивающая территориально-распределённый обмен документами. Она расширяет возможности типовой системы "1С:Документооборот" по обмену документами с распределёнными базами и позволяет выстроить сквозные бизнес-процессы и проследить маршруты движения документов по процессу в территориально-распределённой среде. "Ключевой момент - у нас во всех других системах и бизнес-единицах используется единая ссылка на документ, - отмечает Василий Долгов. - Таким образом, любой сотрудник, работающий "1С:Бухгалтерия", которому потребовалось, например, посмотреть текст соответствующего договора, может сразу, одним "кликом" посмотреть его, если у него есть на это права".
  3. Совместное редактирование документов при параллельном согласовании. В стандартном механизме системы "1С:Документооборот" учет изменений ведется с помощью версий документа, но в нём могут быть отражены изменения только одного редактора. Это хорошо работает в случае последовательного согласования, но в "Полюсе" применяется и параллельное согласование договоров различными департаментами. Для этого возможности системы "1С:Документооборот" расширили функциями совместного редактирования документов.

"Мы создали несколько подсистем, которые не входят в типовой релиз системы "1С:Документооборот", но, возможно, будут интересны крупным холдингам с сильной службой безопасности и со сложными бизнес-процессами", - отмечает Василий Долгов.

Публикации о проекте

Дополнительная информация к описанию проекта

Проектная команда группы «Полюс»:

  • Долгов Василий, ответственный за проект;
  • Малакшинова Ирина, менеджер проекта;
  • Каменский Сергей, специалист по «1С:Документооборот»;
  • Каратаев Олег, специалист по «1С:Документооборот».

Проектная команда «1С-КПД»:

куратор, руководитель проекта, архитектор проекта, технический архитектор проекта, ведущий разработчик, методолог, 2 программиста, 3 специалиста линии консультации, 3 бизнес-аналитика, 3 консультанта.

Результаты проекта

Проведена полная автоматизация организационно-распорядительного документооборота, а также работы с договорами. "Важно не просто внедрить систему электронного документооборота, а привить культуру её использования, и этот процесс постепенно идёт, - делится опытом Василий Долгов. - Многие подразделения начинают редактировать в системе свои документы, вести протоколы совещаний. Здесь нам помогают ключевые пользователи, которые стали ведущими инициаторами использования системы на местах".

Долгов Василий Сергеевич, начальник управления информационных технологий "Полюса".

Основных направлений получения эффекта от инвестиций в СЭД три:

  1. сокращение сроков согласования договоров. Василий Долгов отмечает существенный выигрыш во времени в процессе составления и согласования договоров, особенно типовых;
  2. контроль исполнительской дисциплины, прозрачность и контроль всех бизнес-процессов. Когда в системе электронного документооборота запускается какой-либо процесс, обязательно указывается время, на которое документ может задержаться в каждой точке согласования. Таким образом, осуществляется контроль. Более того, в подразделениях компании есть ответственные лица, которые следят за тем, как сотрудники "отрабатывают" договоры и сдают ли точно в срок. Раньше, до внедрения системы электронного документооборота, такой возможности не было;
  3. минимизация ручного труда, что привело к росту эффективности работы сотрудников.

Например, согласование ИТ-политики с помощью системы электронного документооборота заняло 3 недели, тогда как без использования системы этот процесс занимал около трёх месяцев.

Характеристики проекта
2
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты

    1С:Документооборот :
  • Подсистема защиты информации
  • Территориально-распределённый обмен документами
  • Совместное редактирование документов

Архитектура решения и масштаб проекта

По результатам пилотного проекта в качестве корпоративного стандарта приняли систему "1С:Документооборот" и тиражировали на бизнес-единицы в регионах. В результате была создана система с распределённой базой данных и консолидацией данных в корпоративном центре. Такой подход позволил:

  • обеспечить единый контур управления документами;
  • минимизировать затраты на интеграцию с другими корпоративными системами;
  • сократить затраты на поддержку;
  • сконцентрировать в одном месте собственную экспертизу по электронному документообороту.
  • Важно отметить реализацию возможности удалённого доступа к системе документооборота с мобильных устройств.

Система охватила все функции документооборота:

  • автоматизация деятельности секретариата и делопроизводства;
  • централизованное хранение документов;
  • маршрутизация документов и управление бизнес-процессами;
  • контроль исполнения документов;
  • автоматизированный поиск документов;
  • обеспечение информационной безопасности и разграничения доступа к документам;
  • формирование статистических и аналитических отчётов.

Архитектура системы электронного документооборота показана на рис. 1. Единая система объединяет 3000 рабочих мест.

Рис. 1. Архитектура системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота интегрируется с другими системами, которые внедряются в компании. "Сейчас одновременно запущены более 20 ИТ-проектов, - отмечает Василий Долгов, - нацеленных на автоматизацию бизнеса компании. И система документооборота призвана стать тем базисом, на который будут "нанизаны" эти системы и который будет обеспечивать весь внутренний оборот документов между ними. Уже завершается интеграция системы с модулем казначейства, в ближайших планах - интеграция с МТО".

3000
Суммарное кол-во арм, шт.
1
кол-во внедренных решений 1С (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта, шт.
3
кол-во внедренных подсистем отдельных решений 1С, шт.
3
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения
250
скорость автоматизации, АРМ/МЕС
16000
суммарное кол-во чел.-час. проектной команды
5.33
Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.
4
Сроки и качество
0%
Отклонение по срокам, %
0%
Отклонение по бюджету, %
10
соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе
10
общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе
5
Экономический эффект от внедрения
Комментарии
Пока нет ни одного комментария
Предыдущий проект Следующий проект