- Управление проектами и портфелями проектов (EPM, PMO)
Цели проекта
- В рамках курса на импортозамещение осуществить внедрение отечественной системы управления проектами.
- Обеспечить эффективное планирование и оперативный контроль за ходом выполнения, объёмами, бюджетом и результатами проектов.
- Автоматизировать процесс формирования заявок на изменение объемов и бюджетов проектов для последующего согласования с внешним Заказчиком.
- Систематизировать и обеспечить хранение информации по проектам в единой информационной среде.
- Автоматизировать процесс выставления актов и мониторинга статуса их подписания.
- Обеспечить сотрудников и руководство компании удобным инструментом для анализа и построения отчетности по проектам.
- Увеличить производительность труда за счет автоматизации рутинных операций.
- Автоматизировать ряд процессов, в частности: ведение бюджета проектов, загрузку смет, консолидацию информации по трудозатратам, формирование актов по выполненным работам с учетом регистрации изменений и согласования объемов, реализовать валютный учет и др.
Ситуация до внедрения
ООО "ГПИ Сахалин" - это специализированный центр компетенций для оказания инжиниринговых услуг на производственных и инфраструктурных объектах любой сложности. Компания способна выполнить полный цикл инжиниринговых услуг в нефтегазовых и смежных отраслях региона и за его пределами.
Приоритетным направлением деятельности компании является проектирование и техническое сопровождение эксплуатации объектов нефтегазовой отрасли, а также, реализация проектов архитектурного и гражданского строительства.
Ведение, изменение, контроль объемов и бюджетов проекта осуществляются в рамках оформления заявок на изменения.
На старте каждого проекта согласовывается первоначальный план и бюджет проекта. В процессе его реализации состав работ может меняться. На каждое изменение объема формируется заявка, которая согласовывается с внешним Заказчиком ООО "ГПИ Сахалин". Как правило, в рамках одного проекта порядка 10-15 заявок, но может быть и более, содержащих от 1 до 1000 строк. До начала проекта по автоматизации заявки формировались, согласовывались и контролировались вручную, что требовало больших временных и трудовых затрат. Отсутствовала история изменения данных по проектам, существовал риск потери информации.
Уникальность и инновационность проекта
В ходе проекта использован agile-подход, который позволил приоретизировать задачи и оперативно менять направления разработки в зависимости от первоочередных потребностей ООО "ГПИ Сахалин".
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
В планах дальнейшее развитие системы. В частности, планируется перевод из решений западных вендоров в 1С:ERP+PM таких процессов, как ведение сроков, балансировка ресурсов, учет и согласование фактических трудозатрат.
Результаты проекта
Все цели, поставленные в рамках проекта, достигнуты. В результате создана единая автоматизированная система для эффективного контроля и управления проектами на базе "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2".
Василий Николаевич Стариков, Советник генерального директора ООО "ГПИ Сахалин", комментирует:
"Реализованная система управления проектами существенно экономит наше время и трудовые ресурсы, исключает возможность ошибок и позволяет в реальном времени видеть полную информацию по проектам в разрезе объемов, бюджетов и выполненных работ".
- Стало возможным отслеживать отклонения объемов работ и бюджетов проектов в разрезе заявок на изменения, по которым происходит согласование бюджетов и объемов с Заказчиком, контролировать статусы конкретных изменений. Автоматизация данного процесса повысила эффективность управления проектами в ООО "ГПИ Сахалин".
- За счет реализованного в системе АРМ "Актирование" автоматизирован процесс по выставлению актов на основании фактических затрат проектов. Данные автоматически аккумулируются в АРМ по заданному алгоритму, формируются печатные формы и загружаются в систему внешнего Заказчика ООО "ГПИ Сахалин" на утверждение.
- Система позволяет отслеживать данные по проектам с помощью необходимых показателей как консолидированно, так и с детализацией до проектных задач. Теперь в системе хранится вся история изменения показателей проектов.
- В системе реализован валютный учет в части расчета и хранения данных по различным валютам договоров проектов.
- Обеспечена возможность ведения проектных задач с ролями трудовых ресурсов с различными нормами и типами стоимости в рамках одной работы.
- Налажен контроль проектов в соответствии с принципами Project Management Book of Knowledge, в т.ч. использование метода освоенного объема в качестве инструмента контроля проекта.
- Эффективность управления проектами повышена на 50%.
- Автоматизация процесса подготовки заявок на изменения позволила на 20% сократить трудозатраты отдела контроля затрат.
- Сроки формирования заявок сократились на 40%.
- Получение управленческой отчетности ускорено на 20%.
- В системе "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2" можно оперативно получить план-фактный анализ по проектам, включающий в себя затраты трудовых и материальных ресурсов (план-факт) и их использование, печатную форму графика проекта, а также необходимые аналитические разрезы и показатели.
-
1С:ERP+PM Управление проектной организацией
:
- Управление проектами
- Планирование содержания и сроков проекта
- Сметные нормы
- Планирование трудозатрат проекта
- Планирование субподрядов и материальных затрат проекта (нетрудовые ресурсы)
- Проектное бюджетирование
- Управление знаниями (шаблоны проектов), нормирование
- Управление закупками
Архитектура решения и масштаб проекта
В рамках исполнения программы импортозамещения, в условиях прекращения технической поддержки вендором системы для отслеживания данных по выпускаемым документам и активностям, трудозатратам, бюджетам и отчетности, выбор был сделан в пользу отечественного отраслевого программного продукта "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2". Данное ПО внесено в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Минкомсязи. Разработчик решения и партнер по внедрению – компания ITLand (ООО "АйТиЛенд-Софт").
Автоматизированная система управления проектами на базе "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2" запущена в промышленную эксплуатацию в ноябре 2022 года. Всего в рамках проекта реализовано 20 рабочих мест.
- Отдел управления проектами;
- Финансово-экономическое управление;
- Отдел контроля затрат проектов.
- Доработка конфигурации "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2" под цели и задачи проекта.
- Разработка интеграционных сервисов с базами внешнего Заказчика.
- Доработка по замечаниям Заказчика, выявленным в процессе опытной эксплуатации.
- Календарно-сетевые графики проектов формируются в "1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2" на основе шаблонов и смет, которые загружаются в систему из документов MS Excel.
- Структуры работ проектов через буферную базу экспортируются из 1С:ERP+PM в программу для управления проектами зарубежного вендора и приложение для ввода времени и трудозатрат.
- Плановые сроки по проектам в 1С:ERP+PM импортируются из программы для управления проектами зарубежного вендора.
- Изменение объемов работ проектов загружаются в систему из документов MS Excel.
- На основе данных по фактическим трудозатратам, получаемым из приложения для ввода времени и трудозатрат, в системе 1С:ERP+PM автоматически формируются табели рабочего времени по проектам. Табели позволяют вести историю изменения фактических трудозатрат.
- Из 1С:ERP+PM осуществляется экспорт отчетов по проектам во внешнюю учетную систему Заказчика ООО "ГПИ Сахалин".
Рис. 1. Архитектурный ландшафт ИТ-систем
- Проект помог получить новый опыт с точки зрения решаемых задач.
С помощью scrum-методологии смогли выдерживать поставленные сроки, планировать спринты таким образом, чтобы к необходимому сроку Заказчик получил готовый к работе функционал.
На протяжении всего проекта задачи были разными, многие из них требовали нестандартного подхода к решению относительно работы типовой системы «1С:ERP+РМ Управление проектной организацией 2».
Взаимодействие внутри команды ITLand было слаженным, с высоким профессиональным подходом: команда работала на качество и сроки, от каждого была максимальная отдача. Благодаря большой вовлеченности всей команды у нас все получилось.
Взаимодействие с командой Заказчика оставило положительные впечатления: быстрый отклик по всем рабочим вопросам, высокая заинтересованность в разрабатываемой системе, оперативная обратная связь.
Это был интересный проект и приятный Заказчик. Была бы рада новому взаимодействию.
Своими впечатлениями о проекте поделился Павел, руководитель проекта со стороны компании ITLand:
- Один из интереснейших проектов с весьма нетривиальными задачами. В ходе тесного взаимодействия рождались идеи, которые мы претворяли жизнь. Хочу поблагодарить команду Заказчика и отдельная благодарность Башковой Любови за огромный вклад в проект.