Цели проекта

Цель проекта – повысить эффективность управления спортивными объектами путем создания единого информационного поля для работы всех подразделений учреждения. В задачи проекта входит централизация учета продаж, создание электронного расписания и единой базы клиентов разных спортобъектов в одной системе.

Особое значение для заказчика имеет возможность обеспечить равномерное распределение загрузки спортивных площадок и добиться нужного соотношения между коммерческими клиентами и госзаданиями.

Получение своевременной и максимально полной информации о степени загрузки каждого из 97 спортивных объектов позволит менеджменту "МосСпортОбъекта" принимать более верные управленческие решения и повысить прибыльность предприятия.

Ситуация до внедрения

ГБУ города Москвы "Управление спортивными объектами" Департамента спорта города Москвы (ГБУ "МосСпортОбъект") работает с 1998 года и выполняет большой объем работы. Под управлением организации – 97 спортивных объектов, которые посещают в среднем 15 462 клиента в сутки. На объектах проводятся занятия по 135 видам спорта, включая общую физическую подготовку, аэробику, комплексное единоборство, волейбол, плавание, подводный спорт, лыжные гонки, теннис, скалолазание, фехтование, тяжелую атлетику, хоккей и многое другое.

Организация внедряет высокие стандарты и новые методы работы, позволяющие профессионалам и любителям заниматься спортом в современных условиях. На сегодняшний день ГБУ "МосСпортОбъект" обслуживает 150 000 постоянных клиентов.

Карта расположения подразделений ГБУ "МосСпортОбъект"

До внедрения 1С:Фитнес клуб заказчик вел ручной учет финансов, использовал журналы учета посещений по абонементам на бумажных носителях, а расписание занятий составлялось в стандартных офисных программах Word и Excel.

Сбор данных для дальнейшего анализа занимал большое количество времени, поскольку требовалось время на подготовку управляющими спортивных объектов данных в определенном формате. После передачи материалов в аналитический отдел проводилась их оцифровка и проверка.

Уникальность и инновационность проекта

В 2021 году ООО "Лаборатория программного обеспечения" победило с отраслевым решением 1С:Фитнес клуб на конкурсе выбора решения для автоматизации Управленческого учета, организованного ГБУ "МосСпортОбъект".

Выбор в пользу продукта 1С:Фитнес клуб был сделан благодаря высокой функциональности и гибкости программы. Широкий функционал 1С:Фитнес клуб удовлетворяет основные потребности заказчика, а гибкость и масштабируемость позволяют пользователю адаптировать программу под особенности работы учреждения.

Для реализации проекта использовалась проектная технология AGILE. Причиной выбора такой методики послужила готовность типовой конфигурации для промышленного запуска на 90%, тогда как к доработкам относились дополнительная аналитика (реквизиты, поля) и формы отчетов.

Разработанный исполнителем на HTML + 1С:Битрикс (управление сайтом) виджет личного кабинета экономит время администраторов и дает возможность клиенту самостоятельно записаться на занятие, купить абонемент в любое удобное время. В своем личном кабинете клиент может продлить абонемент, посмотреть историю занятий, пополнить счет и совершить ряд других действий.

Функция автоматического приема платежей стимулирует продажи, а возможность триггерных рассылок позволяет привлекать и удерживать больше клиентов, автоматически и без участия человека.

Еще одно преимущество программы – широкие возможности для интеграции и масштабирования. Конфигурация 1С:Фитнес клуб имеет открытый API и свободно интегрируется с любыми внешними системами: сайтом, мобильным приложением или мессенджерами типа WhatsApp, Telegram, VK Messenger.

Также реализована интеграция с IP-телефонией, системами сквозной аналитики, тиражными решениями фирмы 1С, такими как 1С:Бухгалтерия ПРОФ и КОРП, электронными картами Wallet, сервисами облачных касс, системами сбора лидов и системами контроля доступа (СКУД, парковка) на объекте.

Внедрение системы Wallet на проекте позволило повысить лояльность клиентов заказчика, а также увеличить средний чек. Пользователь системы может с легкостью добавить абонемент в приложение Wallet, чтобы конечный потребитель услуги мог хранить его в цифровом виде, копить и тратить бонусы, а также пользоваться им для входа на спортобъект.

Заказчик при выборе решения отметил несколько особых преимуществ программы 1С:Фитнес клуб. Во-первых, это возможность точечной доработки функционала при возникновении такой необходимости.

Во-вторых, заказчик высоко оценил такой инструмент как готовые виджеты на сайт с возможностью быстрой покупки интересующих клиентов услуг. В-третьих, подробный отчет по оказанным услугам с учетом недополученной прибыли для бесплатных услуг упрощает расчет зарплаты инструкторов и закрывает 80% запросов по статистике.

Сегодня 1С:Фитнес клуб присутствует в каждом 3-м фитнес-клубе в России. Программа представляет собой узкое специализированное отраслевое решение, разработанное специально для спортивных комплексов, фитнес-клубов, студий единоборств и секций. Внедрение ПО 1С:Фитнес клуб позволяет создать единую информационную экосистему, в которой эффективно взаимодействуют объект спорта, тренерский состав и клиенты.

Руководителю спортивного объекта 1С:Фитнес клуб дает возможность контролировать весь бизнес-процесс в организации. В частности, отслеживать всю финансовую информацию по каждому подразделению в режиме реального времени, получать данные о загрузке персонала, динамике посещаемости, количестве продлений пакетов услуг и членств. Функционал программы позволяет не только оперативно получать нужную информацию, но и проводить анализ и составлять прогноз.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Фитнес клуб КОРП" в ГБУ "МосСпортОбъект"

Результаты проекта

В 2022 году внедрение программного обеспечения 1С:Фитнес клуб способствовало повышению дохода организации на 102%. Был централизован учет продаж 97 объектов и введено электронное расписание для 5108 ежедневных занятий. Стоит отметить, что с начала года на объектах "МосСпортОбъекта" было проведено 500 588 занятий.

Созданная в результате автоматизации единая база клиентов по разным спортивным объектам составила 283 696 человек. Время сбора статистики сократилось с 72 часов до 5-10 минут.

Между тем был значительно снижен поток клиентов при оплате услуг. После внедрения ПО 1С:Фитнес клуб более 10% доходов стало проходить через терминалы самообслуживания, а более 3% – через форму быстрой покупки онлайн.

Сотрудники организации совершают 75,8 сделок по продажам в день, оформление каждой из которых занимает 3-4 минуты. В общей сложности сотрудники тратят 5 часов в день на оформление сделок.

Внедрение ПО 1С:Фитнес клуб позволяет экономить 33 минуты рабочего времени в день на проведении оплаты. Средняя зарплата сотрудника – 35 000 рублей в месяц. Таким образом, экономия составила 481 рубль на сотрудника или 1 299 375 рублей в месяц на кассирах всех подразделений "МосСпортОбъекта".

Организация автоматизированного прохода посетителей позволила сократить издержки на зарплату охранников в размере около 25000 рублей на человека. Экономия затрат, связанных с контролем абонементов на входе в спортивный объект, в общей сложности составила 12 837 500 рублей.

В результате внедрения 1С:Фитнес клуб автоматизированы следующие участки учета:

• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Учет договоров
• Учет рабочего времени
• Автоматизация бизнес-процессов
• Применение различных мотивационных схем и систем лояльности
• Маркетинг (сквозная аналитика, лидогенерация)
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия.

1С:Фитнес клуб

Архитектура решения и масштаб проекта