Цели проекта

• Автоматизация исполнения бюджета в разрезе проектов;
• Автоматизация планирования и фактического исполнения по проектам;
• Автоматизация процесса согласования платежей;
• Автоматизация распределения косвенных расходов по проектам;
• Контроль бюджетов проектов;
• Настроить аналитические отчеты;
• Настроить автоматический сбор ФОТ в разрезе проектных работ.

Ситуация до внедрения

Ассоциация сохранения биоразнообразия Казахстана (АСБК) – это объединение юридических лиц, оказывающих проектно-консалтинговые услуги в сфере сохранения биоразнообразия. Общественная организация работает с 2004 года и имеет 9 филиалов по Казахстану.

Миссия АСБК - сохранение живой природы Казахстана и экологическое просвещение населения. Для решения проблем флоры и фауны страны организация привлекает не только государственные органы и общественное внимание, но и решает многие задачи самостоятельно. За это время организация реализовала больше 100 природоохранных проектов, в которые были вовлечены десятки людей, местных и иностранных специалистов. АСБК является единственным полноправным партнером BirdLife International (Международного альянса охраны птиц) в регионе Центральной Азии и Кавказа.

Общественной организации необходимо было вести учет доходов и расходов в разрезе проектов, так как по каждому проекту сдаются отчеты по полученным грантам. Отчеты сдаются разным организациям, у каждой организации свои требования и формы отчетов.

Ранее организация пыталась сделать доработку в программе 1С:Бухгалтерия для Казахстана. Но предыдущие доработки в бухгалтерской программе не были гибкими и сложно поддавались настройке. А именно не было возможности доработать согласование платежей, отчеты были фиксированными и отсутствовал раздельный учёт.

Особую озабоченность вызывал у руководства сбор отчета по исполнению бюджета в разрезе проектов и учета полученных грантов. Необходимо было отражать в отчете расходы по проекту и административные расходы.

Проанализировав ситуацию, специалисты компании "1С:Первый Бит" предложили автоматизировать учет при помощи решения "БИТ.Финанс.ПРОФ". После внедрения решения руководству компании стал легко доступен план-фактный анализ, появилась возможность разбивать и анализировать расходы по каждому проекту отдельно. Теперь можно смотреть исполнение бюджета в разрезе требуемых аналитик: проект, источник финансирования, направление затрат, разбивка по сотрудникам. Оперативный учет по проектной деятельности стал прозрачным. Распределение расходов по проектам стало гибким и рациональным и дает полноту информации для анализа.

Финансовая служба на любую дату может составить отчёт по остаткам денежных средств в каждом проекте, своевременно дать запрос на очередной транш. Это позволяет исключить дефицит денежных средств на счетах организации и своевременно проводить запланированные работы.

Координатор проекта на любую дату видит точный остаток денежных средств по статьям бюджета, может точно планировать расходы на проведение работ в рамках проекта, контролировать сумму косвенных расходов, заложенных в бюджет.

Также были сложности в попроектном учёте зарплат. Ранее начисление зарплат осуществлялось типовым методом, а дальнейшее распределение по проектам выполнялось через формирование оборотно-сальдовой ведомости по сотруднику и ручного отнесения затрат на проект. Теперь с помощью Бит.Финанс автоматически собирается информация по сотруднику и распределяются его затраты на проекты по его текущей занятности.

Уникальность и инновационность проекта

Общественная организация "АСБК" оказывает проектно-консалтинговые услуги в сфере сохранения биоразнообразия Казахстана около 20 лет. Компания получает финансирование из разных источников и необходимо было предоставлять финансовую отчетность по каждому проекту. Благодаря внедрению "БИТ.Финанс ПРОФ" в программу "1С:Бухгалтерия для Казахстана" оперативный учет по проектной деятельности стал прозрачным. Распределение расходов по проектам стало гибким и рациональным и дает полноту информации для анализа.

Публикации о проекте

• Благодаря внедрению "БИТ.Финанс" в РОО "АСБК" исполнение бюджета проектов по биоразнообразию просчитывается автоматически

Результаты проекта

• Благодаря внедрению "БИТ.Финанс.ПРОФ" для "1С:Бухгалтерия для Казахстана" оперативный учёт по проектной деятельности стал прозрачным, исключен человеческий фактор;
• Осуществляется полный и своевременный контроль исполнения бюджетов и недопущение превышения по планированию в разрезе статей;
• Ведется контроль сроков и этапов договоров, косвенных расходов по проектам;
• Возможно планирование расходов на персонал, их учет и отражение в общих расходах организации;
• Сбор зарплаты ускорился на 30% за счет автоматизации процесса, исключён ручной расчёт;
• Сократили ручную работу распределения затрат по проектам на 40%;
• Сократили время согласования и визирование документов на оплату на 50%;
• Возможен точный и полный расчет себестоимости проектов с учетом прямых и косвенных расходов.

БИТ.Финанс

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 15

Продукты и сервисы фирмы "1С", внедренные в ходе проекта:

• Наименование продукта: Бит.Финанс
• Внедренные подсистемы продукта: Бюджетирование, Казначейство, Управление процессами
• Преобразование данных

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Мобильное приложение Бит.Финанс.