Цели проекта

1. Обеспечить бизнес-инструментами для планирования и контроля исполнения бюджетов в разрезе ЦФО, юридических лиц и группы компаний в целом.
2. Повысить прозрачность и управляемость финансовых потоков за счёт консолидации информации в единой информационной базе.
3. Внедрить контроль лимитов движения денежных средств (ДДС) в режиме реального времени при планировании и согласовании платежей.
4. Сократить трудозатраты и сроки формирования оперативных отчетов по контролируемым показателям деятельности.

Задачи проекта:

1. Реализовать оперативный централизованный сбор и консолидацию данных из разрозненных источников (1С:ЗУП, Excel) в 1С:УХ.
2. Обеспечить возможность планирования бюджетов по сценариям и их корректировки в процессе исполнения.
3. Настроить автоматическую генерацию отчетности: план-факт бюджетов, отчёты по лимитам.
4. Внедрить контроль лимитов по статьям бюджетов.
5. Создать единую точку входа для участников процесса бюджетирования и казначейства: от инициаторов до финансового департамента и руководства.
6. Обеспечить хранение версий бюджетов, прозрачность согласования заявок, а также фиксацию всех изменений для целей аудита.
7. Автоматизировать планирование и получение факта по фонду оплаты труда на базе интеграции с 1С:ЗУП.

Ситуация до внедрения

АО ИФК "Солид" – одна из крупнейших инвестиционно-финансовых компаний в России, входящая в группу компаний Финансового дома "Солид". Более 30 лет на рынке, входит в ТОП-10 брокеров РФ по версии Банки.ру. Автоматизация охватила три организации Финансового дома "Солид" (далее – группа, группа компаний "Солид"):

• АО ИФК "Солид" (включая филиал в г. Альметьевск),
• ООО "СолидТех" – ИТ-компания,
• ООО "Солид-НК" – операционная компания.

На момент старта проекта в группе компаний "Солид" отсутствовала единая система управленческого учета. Источники данных были распределены между бухгалтерскими базами 1С, базами 1С:ЗУП и системой внутреннего учета АО ИФК "Солид". Фактические данные по управленческому учету собирались вручную из нескольких источников, что приводило к высоким трудозатратам, рискам ошибок и затяжным срокам подготовки (до одной недели по консолидированной отчетности).

Бюджетирование и планирование велось в Excel, при этом отсутствовали инструменты:

• оперативного планирования;
• контроля лимитов ДДС;
• отображения остатков денежных средств по счетам в реальном времени;
• план-фактного анализа;
• отслеживания процесса подготовки и согласования бюджета.

Процессы исполнения и планирования платежей были разорваны – не существовало централизованного механизма учёта, контроля и резервирования лимитов. Контроль исполнения бюджета осуществлялся вручную на этапе согласования счетов и договоров, без системы контроля отклонений и остатков.

В отсутствие единого цифрового контура наблюдались дублирование данных, нестыковки между системами, отсутствие прозрачности. Любые изменения в бюджете не отслеживались, история корректировок не фиксировалась, что осложняло аналитику и контроль. Управленческая отчетность готовилась вручную, часто с опозданием.

Все это снижало гибкость и точность финансового управления, затрудняло управление ликвидностью, контроль исполнения бюджета и не позволяло оперативно принимать управленческие решения. Возникла необходимость в построении единой интегрированной системы с автоматизацией бюджетирования, казначейства и управленческой отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

Ключевые особенности:

• Интеграция с внешними источниками – автоматическая загрузка остатков денежных средств из системы внутреннего учета АО ИФК "Солид" с помощью SQL-хранимых процедур.
• Проработанная модель ФОТ – планирование бюджета фонда оплаты труда через "Калькулятор ФОТ" и маппинг сотрудников по ЦФО: данные по окладам и ставкам загружаются из 1С:ЗУП, расчёт социальных взносов и аллокация по центрам финансовой ответственности (далее – ЦФО) – в 1С:УХ.
• Заявки на оплату в обязательном порядке содержат в аналитике ЦФО, на который аллоцируютсярасходы, что позволяет получать план-факт отчеты в различных разрезах – по центрам аллокации, по ЦФО и по организациям группы.
• В настраиваемых план-факт отчетах по центрам аллокации собирается информация об аллоцированных расходах из ЗнО и из баз 1С:ЗУП, что позволяет оценивать экономику подразделений – центров аллокации.
• Платежный календарь – инструмент оперативного планирования денежных потоков группы с учетом поступлений, обязательств и резервов.
• Контроль лимитов – заявки на оплату автоматически проверяются на соответствие бюджету, при превышении – блокируются (либо подсвечивается, в зависимости от настроек), маршруты согласования гибко настраиваются по сумме.
• Гибкая система разграничения доступа – реализован механизм RLS (Record Level Security), ограничивающий доступ по организациям и ЦФО.

Публикации о проекте

• Автоматизация бизнес-процессов бюджетирования и казначейства в группе компаний, входящих в Финансовый дом «Солид»

Результаты проекта

В рамках проекта на базе 1С:Управление холдингом были автоматизированы ключевые процессы бюджетирования и казначейства в группе компаний "Солид":

1. Интеграция и подготовка данных:
   1. Загружены и синхронизированы справочники из баз 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП: Контрагенты, Договоры, Банковские счета, Физические лица, Статьи ДДС.
   2. Настроен регулярный обмен с четырьмя базами ЗУП и бухгалтерскими системами.
2. Инструменты казначейства и контроля:
   1. Реализован Платежный календарь – единая картина по остаткам денежных средств и планируемым ДДС на каждый день.
   2. Внедрён автоматический контроль лимитов по каждой заявке на оплату – с возможностью блокировки превышений.
   3. Все этапы согласования и исполнения заявок фиксируются в системе – обеспечена прозрачная история согласования.
   4. Настроено автоматическое формирование платежей по утвержденным заявкам и выгрузка в бухгалтерские системы.
   5. Вся управленческая аналитика по ДДС формируется автоматически – вручную ничего не дублируется.
3. Бюджетирование и план-факт:
   1. Настроены инструменты планирования и корректировки бюджетов по ЦФО.
   2. Внедрён механизм план-фактного и сценарного анализа в разрезе центров аллокации, ЦФО и организаций группы.
   3. Автоматически формируются лимиты на основании утверждённых бюджетов – система подсказывает, сколько можно потратить.
   4. Реализован контроль за соблюдением бюджетного процесса.

Проект позволил сформировать единую цифровую платформу управления денежными потоками, сделать процессы прогнозируемыми и прозрачными, снизить трудозатраты и риски, связанные с человеческим фактором.

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом :
• Бюджетирование
• Казначейство

Архитектура решения и масштаб проекта

В качестве базовой системы была выбрана платформа 1С:Управление холдингом, ред. 3.2, обеспечивающая централизованный контроль процессов бюджетирования и казначейства. Архитектура решения строилась на принципе консолидации данных из различных источников и выстраивании единого информационного пространства для финансового управления.

В проекте задействованы три юридических лица группы компаний "Солид", включая брокерскую, ИТ и операционную компании. Решение охватило более 80 активных пользователей с различными ролями: ответственные за бюджеты ЦФО, сотрудники казначейства, бухгалтерии, финансового департамента, ИТ-специалисты. Были реализованы механизмы разграничения прав доступа по организациям и центрам финансовой ответственности.

В рамках проекта настроены и интегрированы ключевые контуры:

• Автоматизировано бюджетное планирование с возможностью корректировок и сценарного анализа;
• Внедрен механизм контроля лимитов денежных средств с возможностью блокировки сверхбюджетныхплатежей;
• Реализован платежный календарь с учетом фактических и планируемых поступлений;
• Автоматизирован сбор факта по бюджетам из 1С:ЗУП;
• Настроен двухсторонний обмен данными между учетными системами и 1С:УХ.
  
  
  
  
  
  
  
  Масштаб проекта:
  • Проект охватил 3 юридических лица и несколько источников данных, включая внешнюю ИС.
  • Приемочное тестирование проводилось поэтапно, с учётом реального графика заказчика (отпуска, смена приоритетов), что позволило сохранить темп внедрения без ущерба для качества и вовлеченности.