Цели проекта

Проект "От Excel к Экосистеме 1C: отчетность за 4 дня" направлен на цифровую трансформацию управленческого учета в онлайн-школе "Фоксфорд".

Цели проекта:

• Перейти от разрозненных Google-таблиц к централизованной системе управленческого учета на платформе 1С:Управление холдингом.
• Сократить сроки подготовки управленческой отчетности с 26 до 10 календарных дней.
• Интегрировать управленческий и бухгалтерский учет, обеспечив прозрачность и сопоставимость данных.
• Повысить прозрачность и управляемость расходов на персонал.

Задачи проекта:

• Настроить автоматическую загрузку данных из бухгалтерских систем и синхронизацию ключевых справочников.
• Разработать единый ID штатной позиции, позволяющий сопоставлять план/факт ФОТ вне зависимости от текучести персонала.
• Внедрить автоматическое распределение затрат на персонал по бизнес-юнитам и центрам финансовой ответственности.
• Обогатить управленческий учет более чем 40 новыми аналитиками, реализованными в виде вложенных справочников, для повышения детализации и гибкости отчетности.

Ситуация до внедрения

Онлайн-школа "Фоксфорд" — одна из крупнейших образовательных платформ в России, предоставляющая онлайн-замену очной школы для учеников с 1 по 11 класс, курсы подготовки к ЕГЭ, ОГЭ и олимпиадам, углубленное изучение школьных предметов, программирование и английский язык. Основанная в 2009 году, компания обслуживает более 70 000 учеников ежегодно, объединяя команду из 1 300 сотрудников и 3 500 преподавателей. Работа осуществляется в формате территориально распределённой команды по всей России и ближнему зарубежью.

На фоне роста числа учеников и масштабирования бизнеса появилась потребность в переходе к более зрелой модели управленческого учета. Старая модель, основанная на разрозненных Google-таблицах, перестала соответствовать требованиям времени. Данные собирались вручную, процессы закрытия периода занимали до 26 календарных дней. Отсутствие единой структуры учета приводило к расхождениям между управленческими и бухгалтерскими данными, снижая точность отчетности и увеличивая нагрузку на финансовую службу.

Проблемы, стоявшие перед компанией:

• Высокий риск ошибок из-за ручной обработки данных;
• Отсутствие единого информационного контура и синхронизации с бухгалтерским учетом;
• Трудоемкость распределения расходов по ФОТ;
• Потеря доступа к ряду таблиц в 2023 году в результате внешних ограничений;
• Низкое доверие руководителей к данным и постоянная перегрузка финансового отдела.

Ситуация усугублялась необходимостью оперативного принятия управленческих решений в условиях роста бизнеса. Существующая модель учета не обеспечивала необходимой глубины аналитики, затрудняя финансовое планирование и контроль исполнения бюджетов.

Запуск проекта цифровой трансформации стал логичным шагом для повышения эффективности и прозрачности управленческого учета. Было принято решение о внедрении единой системы на платформе "1С:Управление холдингом", с целью ускорения подготовки отчетности, интеграции управленческого и бухгалтерского учета и обеспечения прозрачности затрат на персонал.

Уникальность и инновационность проекта

Проект позволил полностью отказаться от разрозненных Google-таблиц и перейти к централизованному управленческому учету на базе "1С:Управление холдингом".

Особое значение имеет внедрение единого ID штатных позиций для обезличивания расходов на персонал и сопоставления плановых и фактических расходов без привязки к кадровым изменениям — решение, критически важное для быстрорастущей онлайн-компании.

Сложность взаимоотношений

Формирование новой модели учета шло в условиях высокой загруженности сотрудников, требуя от команды проекта постоянной обратной связи, гибкости в настройках и обучения пользователей без опыта работы в 1С. Проект стал катализатором внутренних изменений: внедрены новые роли, оптимизированы бизнес-процессы подготовки управленческой отчетности.

Применение инновационных цифровых технологий

• Уникальный ID и автоматическое распределение расходов на персонал.
• Обработка и анализ больших данных: разработаны и внедрены вложенные аналитики с глубокой структурой, что обеспечило детализированный и гибкий управленческий учет.
• Интеграция с BI-платформой: данные управленческого учета передаются в Power BI для создания динамичных дашбордов.
• Облачное внедрение: построено единое информационное пространство для территориально распределенной команды.
• Настроен упрощенный интерфейс для руководителей подразделений, заложена возможность дополнять разделы отчетности.

Отличия проекта от стандартных внедрений 1С:Управление холдингом

• Проект реализован полностью внутренними силами без привлечения подрядчиков, что позволило достичь гибкости решений и сэкономить 43% бюджета.
• Построен полный управленческий контур: CF, PL, BS с обязательной сверкой с бухгалтерским учетом.
• Внедрено 44 вложенные аналитики для комплексной детализации управленческих данных.
• Более 150 вариантов отчетов пользователи настраивают самостоятельно, что значительно ускоряет аналитику и повышает вовлеченность.
• Реализована эффективная интеграция с 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом без необходимости повторного ввода данных.

Публикации о проекте

• Видео по проекту в ООО "ФОКСФОРД"

Результаты проекта

1. Существенное ускорение управленческой отчетности
   Сроки подготовки управленческой отчетности сокращены в 6,5 раза — с 26 до 4 календарных дней. Руководство компании получает достоверные финансовые данные своевременно, что повысило качество и скорость принятия решений.
2. Создание единого управленческого контура
   Вместо разрозненных Excel-моделей построена централизованная система управленческого учета на базе "1С:Управление холдингом". Контур охватывает 3 организации и более 85 пользователей, обеспечивая вовлеченность руководителей бизнес-юнитов в финансовые процессы.
3. Интеграция управленческого и бухгалтерского учета
   Реализована полная синхронизация справочников и данных между управленческим и бухгалтерским учетом. Устранены разрывы, повышена прозрачность и сопоставимость показателей на всех уровнях учета.
4. Детализация расходов на персонал (ФОТ)
   Внедрен уникальный ID штатных позиций и реализовано автоматизированное распределение ФОТ по бизнес-юнитам, что позволило повысить аналитическую точность и обезличить персональные данные сотрудников.
5. Рост качества данных
   Повышена степень контроля над качеством отчетности на 90%, сокращены сроки и трудозатраты на выявление и исправление возникающих ошибок.
6. Инновационные возможности аналитики
   Пользователи самостоятельно формируют более 150 вариантов отчетов. Внедрено более 40 дополнительных вложенных аналитик, что обеспечило гибкость формирования отчетности под конкретные бизнес-задачи.
7. Повышение эффективности подразделений
   Нагрузка на бухгалтерию снижена благодаря переносу управленческого учета в 1С:УХ. Дополнительные аналитики формируются без участия бухгалтерских систем.
8. Прозрачность данных на уровне МСФО
   Уровень качества управленческой отчетности доведен до требований МСФО, что позволило успешно пройти аудит и проверку управленческой модели.
9. Позитивный пользовательский отклик
   Отмечена высокая удовлетворенность пользователей удобством настройки отчетов и возможностями самостоятельного анализа данных.

1С:Управление холдингом :
• интеграция и управление НСИ
• ведение управленческого учета
• бюджетирование
• консолидация отчетности
• план-факт анализ
• бизнес-анализ

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедренная система:

• 1С:Управление холдингом, редакция 3.2 — интеграция и управление НСИ, ведение управленческого учета, бюджетирование, консолидация отчетности, план-факт анализ, бизнес-анализ.

Интеграция с внешними системами:

• 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0 — загрузка бухгалтерских данных и сверка с управленческим учетом.
• 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3 информационных базы) — загрузка первичных данных по персоналу и расчет ФОТ.
• BI -система – выгрузка данных для построения дашбордов.

Связи между системами:

• Постоянный обмен данными с 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия.
• Автоматическое сопоставление и обогащение справочников.
• Автоматизированное распределение расходов ФОТ на бизнес-юниты.

Масштаб внедрения:

• Количество организаций: 3.
• Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ): 85.
• Количество интегрированных информационных баз: 5.

Разработанные элементы системы:

• Упрощенный интерфейс для руководителей
• 44 справочника, 18 регистров сведений, 5 видов отчетов, 24 правила расчета, 4 обработки, 12 аналитических отчетов.
• Более 150 отчетов, настроенных пользователями.

Возможности масштабирования:

• Гибкое добавление новых организаций и бизнес-процессов без перестройки архитектуры.
• Расширение числа пользователей без ухудшения производительности и целостности данных.

Дальнейшее развитие проекта:

• Разработка бюджетирования ФОТ, расходов и выручки.
• Консолидация бюджета PL и трансформация данных для бюджета CF.
• Автоматизация HR-метрик.
• Договорной учет, контроль лимитов по бюджету.