Цели проекта

1. Перевести бумажный документооборот в электронный формат;
2. Обеспечить полный жизненный цикл документооборота в электронном виде;
3. Сокращение сроков и повышение прозрачности процесса согласования и исполнения документов;
4. Обеспечить контроль за ходом согласования и возможность отслеживать изменения в процессе;
5. Исключить потерю документации и информации о документации.

Ситуация до внедрения

ООО "Банковские инновационные системы" учреждено в 2006 г. С 2021 года компания приобрела статус дочерней компании АО "Гознак". Занимается разработкой комплексных решений для поддержки полного жизненного цикла денежных знаков и другой защищенной продукции, включая производство, сортировку, пересчет, хранение, транспортировку и уничтожение.

На момент инициации проекта специалисты Заказчика использовали в качестве систем ведения документооборота электронную почту, бумажный документооборот, вследствие чего затягивались сроки согласования, сроки исполнения задач, потеря документации, была трудоемкая координация между отделами. Руководством было принято решение комплексно автоматизировать бизнес-процессы предприятия на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".

Уникальность и инновационность проекта

На первом этапе проведено обследование, благодаря которому сформулированы такие функциональные границы проекта, как:

По результатам обследования составлена дорожная карта реализации проекта, в рамках которой запустили в эксплуатацию систему "1С:Документооборот 8 КОРП".

После проведения обследования проект был реализован по технологии Waterfall. Данная методология, по сравнению с остальными, имеет четкую структуру на весь проект, а не только его начало. Технология позволяет заказчику иметь четкое представление о внедряемом решении и готовиться к переходу на электронный документооборот. В рамках проекта в эксплуатацию запущены следующие подсистемы решения "1С:Документооборот 8 КОРП":

Проведено обучение по работе с функционалом системы и составлены необходимые инструкции для пользователей:

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "БИС"

Результаты проекта

1. Скорость работы с документами увеличилась на 20%.

Автоматизированы процессы согласования по разным маршрутам документов:

• входящая и исходящая корреспонденция,
• организационно-распорядительная документация,
• локально нормативные акты,
• командировочные документы,
• договоры.

2. 1С:Документооборот хранит версии документов, записей о контрагенте.

3. 1С:Документооборот ведет учета отсутствующих сотрудников и дает возможность делегирования прав на согласование их заместителям.

4. Настроена интеграция с 1С:PM Управление проектами.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта