Цели проекта

• Автоматизировать и упростить процессы планирования и организации учебного процесса в вузе;
• Оптимизировать трудозатраты на формирование и подготовку аналитических отчётов для руководства университета;
• Обеспечить для руководства своевременное предоставление полной и достоверной информации для принятия различных управленческих решений по основным направлениям деятельности университета;
• Автоматизировать и упростить процессы планирования и распределения учебной нагрузки в вузе;
• Повысить степень достоверности и актуальности данных для оперативного распределения нагрузки.

Ситуация до внедрения

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Саратовский национальный исследовательский государственный университет имени Н. Г. Чернышевского" является ведущим образовательным и научным центром, включенным в мировое академическое сообщество, активно проводящим политику интеграции образования, науки и производственной сферы.

Университет имеет богатую историю, является одним из ведущим вузов России и входит в мировые рейтинги университетов, такие как Московский международный рейтинг вузов "Три миссии университета" и топ-100 лучших вузов мира. СГУ имеет высокие наукометрические показатели (12 место среди вузов России по индексу Хирша). 8 ученых СГУ входят в ТОП-20 самых цитируемых в мире. С 2021 года СГУ является участником программы стратегического академического лидерства "Приоритет 2030", в рамках которой активно проводит в жизнь политику цифровой трансформации.

Стратегическое видение цифровой трансформации базируется на понимании ключевых преимуществ цифровизации. К ним относятся ускорение процессов, снижение количества технических ошибок, повышение точности и полноты информации, а также создание объективной основы для принятия управленческих решений. Однако путь к получению этих преимуществ сопряжен с решением ряда сложных задач, характерных для большинства крупных учебных заведений. Главными препятствиями стали разнородность накопленных за годы данных, разрозненность используемых систем, нехватка финансовых и кадровых ресурсов, а также естественное сопротивление персонала новым методам работы.

Для преодоления этих вызовов в университете была сформулирована стратегия, ключевым принципом которой стала интеграция всех информационных систем и исключение двойного ввода данных в бизнес-процессах. Важным тактическим решением стал выбор в пользу отечественного программного обеспечения, что обеспечило технологическую независимость и упростило взаимодействие с государственными информационными системами. Программный продукт "1С:Университет ПРОФ" используется в ФГБОУ ВО "СГУ имени Н.Г. Чернышевского" с 2016 года, изначально для организации и проведения приемной кампании и учета контингента.

Ресурсы, несмотря на их ограниченность, распределялись не только на закупку оборудования и лицензий, но и на обучение сотрудников, чье широкое вовлечение в процесс трансформации признано критически важным условием успеха. Реализация началась с наиболее актуальных, "горящих" задач, что позволило быстро получить видимые результаты и масштабировать успешные практики.

Одним из таких успешных проектов стало внедрение электронного документооборота приказов по студенческому контингенту. Ранее процесс согласования приказов о зачислении, переводе или отчислении занимал несколько дней и требовал физического перемещения бумажных документов между деканатами, юридическим отделом и ректоратом. Благодаря интеграции систем "1С:Университет ПРОФ" и "1С:Документооборот государственного учреждения" удалось выстроить новый цифровой жизненный цикл документа. Теперь студент подает заявление в личном кабинете, сотрудник обрабатывает его и создает проект приказа, который автоматически отправляется по заданному маршруту согласования. Каждый ответственный сотрудник видит документ в своей системе, может завизировать его или отправить на доработку. После подписания электронной подписью руководителя система автоматически уведомляет студентов об издании приказа. Результатом стало не только сокращение времени выпуска документов, но и полная прозрачность процесса, а также возможность автоматического формирования типовых семестровых приказов. Не менее важным направлением цифровизации стала автоматизация подготовки документов об образовании и их передачи в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации (ФИС ФРДО). В "1С:Университет ПРОФ" была выстроена сквозная цепочка данных: от карточки физического лица, где критически важны правильное написание ФИО, СНИЛС и данные паспорта, до учебных планов и ведомостей с оценками. Система позволяет не только автоматически заполнять печатные формы дипломов и приложений к ним на основе внесенных данных, но и формировать книгу выдачи документов. Финальным этапом становится автоматизированная выгрузка сведений в ФИС ФРДО в требуемом формате, что гарантирует соблюдение законодательства и избавляет сотрудников от трудоемкой ручной работы по формированию отчетности.

Логическим продолжением этой работы стал новый масштабный проект. В 2025 году было принято решение о развитии сферы применения системы для расчета и распределения нагрузки. Была организована проектная группа: со стороны Заказчика (12 человек) и со стороны исполнителя (ООО "Центр информационных технологий в образовании" ГК "Промавтоматика", г. Рязань).

До автоматизации процесса распределения и расчета учебной нагрузки весь цикл планирования осуществлялся практически вручную, преимущественно с использованием связки "Excel — учебные планы — устные согласования". Это создавало серьезную проблему: сам расчет был крайне длительным, растягиваясь на несколько недель, а иногда и месяцев, что было особенно критично для планирования нового учебного года. Основная сложность заключалась в необходимости одновременного учета множества переменных: нормативных часов по учебным планам, объемов дисциплин, категорий преподавателей (профессор, доцент, старший преподаватель, ассистент), наличия учебных степеней, коэффициентов за руководство практикой, дипломными и курсовыми работами, а также за проверку контрольных работ в заочной форме. Поскольку данные хранились в разрозненных файлах и на бумажных носителях, информация о загрузке конкретного преподавателя искажалась или устаревала уже на этапе внесения правок.

Вторая, не менее острая проблема, — отсутствие актуальности данных в режиме реального времени. В процессе ручного расчета неизбежно возникали ситуации, когда одному и тому же преподавателю в разных деканатах или кафедрах "параллельно" назначались часы, физически превышающие допустимую годовую нагрузку. Из-за того, что сводные данные по университету не обновлялись централизованно и мгновенно, спрогнозировать реальную перегрузку на этапе планирования было невозможно. Корректировки вносились "постфактум", когда проблема обнаруживалась при попытке свести общую ведомость, что требовало полного пересчета отдельных блоков дисциплин и повторного согласования с учебным управлением.

Третья, ключевая проблема, — необходимость ручной проверки на наличие ошибок, причем эта проверка сама по себе становилась отдельным трудозатратным этапом. Арифметические ошибки, опечатки при переносе часов из одного листа Excel в другой, неверный учет поправочных коэффициентов, дублирование строк или, наоборот, потеря отдельных видов работ — все это было обычным делом. В итоге сотрудник учебного отдела тратил не менее 30–40% времени не на анализ нагрузки, а на выискивание "минуса не там", несовпадения сумм и логических конфликтов. Даже после утверждения нагрузки ошибки нередко всплывали уже в середине семестра при расчете заработной платы, что влекло за собой перетарификацию, дополнительную отчетность и конфликтные ситуации с преподавателями.

Таким образом, в старой системе ручной расчет был долгим, неактуальным уже в процессе его завершения и требовал колоссальных ручных проверок, что создавало высокие риски финансовых и организационных ошибок. Именно этот комплекс проблем и был призван решить переход на платформу "1С:Университет ПРОФ", где расчет нагрузки стал автоматизированным, прозрачным и базирующимся на единой синхронизированной базе нормативов и фактических данных о сотрудниках.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в глубокой адаптации и расширении функционала уже используемого в вузе программного продукта "1С:Университет ПРОФ" для решения принципиально новых задач — учета движения контингента, подготовки документов об образовании расчёта и распределения учебной нагрузки.

Проект обеспечил:

• Расширение сферы применения существующей системы, существенно снизив при этом затраты на внедрение новой системы и повысив эффективность использования уже имеющихся ресурсов;
• Учёт специфики крупного исследовательского вуза. Система адаптирована под особенности университета, учитывает его сложную структуру, взаимодействие множества подразделений между собой и специфику научно‑образовательной деятельности;
• Комплексный подход к автоматизации. Проект охватывает не только расчёт нагрузки, но и настройку ролей и прав доступа, заполнение вспомогательных справочников и документов, разработку специализированных отчётов и печатных форм;
• Гибкость и масштабируемость. Реализованные механизмы позволяют быстро адаптировать систему к изменениям и масштабировать её на другие подразделения или учебные годы без значительных трудозатрат;
• Интеграция с текущей ИТ‑инфраструктурой. Использование уже внедрённого в вузе ПО минимизирует риски, связанные с интеграцией, и обеспечивает преемственность данных;
• Инновационность проекта проявляется в применении современных цифровых решений для оптимизации традиционных академических процессов.
• Автоматизация сложных проверок и обработок: реализованы новые механизмы контроля вводимых данных, позволяющие исключить ошибки ввода со стороны пользователей.

Детализация учёта нагрузки:

• разделение учёта дополнительной нагрузки по периоду контроля, дисциплине, типу контингента и виду бюджета;
• добавление новых вкладок "Статистика (Бюджет)" и "Статистика (Внебюджет)" в документ "Распределение поручений";
• разделение штатных ставок по источникам финансирования;

Специализированные аналитические отчёты, разработанные по требованиям вуза:

• отчёт "Проверка расхождений часов в учебных планах по закреплению за кафедрами" — выявляет несоответствия между учебными планами и распределением нагрузки;
• отчёты "Распределение часов по кафедре (Дисциплины)" и "Распределение часов по кафедре (Преподаватели)" — обеспечивают прозрачность распределения нагрузки;
• отчёт "Карточка учебных поручений преподавателя" — даёт преподавателям и администрации полную картину их нагрузки.

Повышение прозрачности и обоснованности управленческих решений за счёт:

• актуализации данных в режиме, близком к реальному времени;
• снижения вероятности ошибок, связанных с ручным вводом и обработкой данных;
• предоставления руководству полной и достоверной информации для принятия решений.

Соответствие стратегии цифровой трансформации. Проект вписывается в политику цифровой трансформации вуза в рамках программы "Приоритет 2030", способствуя интеграции образования, науки и управления на базе современных ИТ‑решений;

Оптимизация работы персонала:

• сокращение трудозатрат на формирование аналитических отчётов;
• освобождение времени преподавателей и административного персонала для основной деятельности за счёт автоматизации рутинных операций.

Итоговый эффект: проект не просто внедряет автоматизацию, а создаёт интегрированную цифровую среду для планирования и распределения учебной нагрузки, которая:

• повышает точность и актуальность данных;
• сокращает временные затраты на рутинные операции;
• обеспечивает прозрачность и обоснованность управленческих решений;
• масштабируется для других подразделений и учебных годов;
• поддерживает стратегические цели вуза в рамках национальной программы развития.

Эта комбинация глубокой адаптации существующего ПО, учёта специфики крупного исследовательского университета и внедрения инновационных инструментов учёта и аналитики делает проект уникальным и передовым для сферы высшего образования РФ.

Автоматизация расчета и распределения нагрузки "СГУ имени Н.Г. Чернышевского" на базе программного продукта "1С:Университет ПРОФ" позволила расширить возможности взаимодействий между подразделениями во всех сферах деятельности вуза. Процесс планирования и распределения нагрузки в "1С:Университет ПРОФ" выполнялся пошагово:

Публикации о проекте

• Внедрение программного продукта "1С:Университет ПРОФ" в Саратовском национальном исследовательском государственном университете имени Н.Г. Чернышевского

Дополнительная информация к описанию проекта

В рамках автоматизации расчета и распределения нагрузки на базе "1С:Университет ПРОФ" были выполнены следующие работы:

1. Созданы и настроены новые роли пользователей, профили и группы доступа в соответствии с согласованной матрицей прав доступа, а именно:

• скорректированы настройки существующих ролей согласно требованиям вуза;
• создана новая роль пользователя, которая дает возможность редактирования табличной части в документе Учебный план (в том числе проведенных);
• создана новая роль пользователя, которая дает возможность заполнения регистра сведений Численность обучающихся на учебных планах.

2. Заполнены вспомогательные справочники и документы, необходимые для работы с учебными планами и учебной нагрузкой.

3. Выполнена адаптация функционального блока "Планирование учебного процесса":

• Реализована проверка наличия дубля документа Формирование контингента для кафедры-вида образования-факультета-учебного года.
• Реализована обработка по массовому закреплению дисциплин за обучающимися.
• В учете дополнительной нагрузки в документах Формирование контингента и Распределение поручений добавлено разделение по периоду контроля, дисциплине, типу контингента и виду бюджета.

4. Для автоматизации дополнительной нагрузки реализован следующий функционал: в документе Распределение поручений добавлены новые вкладки Статистика (Бюджет) и Статистика (Внебюджет). В карточку элемента справочника Штатные ставки добавлено новое поле Источник финансирования.

5. Реализован механизм копирования настроек на следующий учебный год для регистра сведений Нормы часов для видов контроля.

6. В документе Формирование контингента для строк с видом нагрузки Практика сделано редактируемым поле "Правило".

7. Для работы с учебной нагрузкой реализованы следующие отчеты и печатные формы документов по требованиям "СГУ имени Н.Г. Чернышевского":

• Отчет "Проверка расхождений часов в учебных планах по закреплению за кафедрами", который проверяет расхождение по объему часов в конкретном виде нагрузки в документе Учебный план с объемом часов у закрепленного подразделения;
• Отчет "Распределение часов по кафедре (Дисциплины)";
• Отчет "Распределение часов по кафедре (Преподаватели)";
• Отчет "Карточка учебных поручений преподавателя".

Автоматизация расчета нагрузки с помощью механизмов "1С:Университет ПРОФ" помогла сотрудникам вуза существенно сократить время на ее распределение и расчет, дала возможность получать актуальные данные по сотрудникам из кадровой системы, а также формировать отчеты по распределению нагрузки для руководства вуза.

Для передачи данных о кадровом составе университета была внедрена подсистема "Обмен данными", реализующая обмен между прикладными решениями 1С:ЗКГУ и "1С:Университет ПРОФ" с учетом требований вуза. Данная интеграция обеспечивает на стороне "1С: Университет ПРОФ" актуальность данных по сотрудникам университета.

Реализован отчет "Проверка расхождений часов в учебных планах по закреплению за кафедрами", который проверяет расхождение по объему часов в конкретном виде нагрузки в документе Учебный план с объемом часов у закрепленного подразделения.

В документе Формирование контингента расчет количества студентов по видам нагрузки: Курсовая работа, Защита ВКР и Зачет по дисциплине Научная деятельность, направленная на подготовку диссертации и защите привязан к приказу о назначении научных руководителей (отдельный вид приказа у Бак\Спец\Маг и Асп). Если приказа нет, то количество студентов рассчитывается стандартным алгоритмом.

Доработан алгоритм заполнения документа Формирование структуры университета в части автоматического удаления строк с зачетами и зачетами с оценкой, если в данном семестре у дисциплины отсутствуют лекции.

Одним из успешных примеров цифровой трансформации стало внедрение в практику работы института электронного документооборота по студенческому контингенту. Ранее процесс согласования приказов о зачислении, переводе или отчислении занимал несколько дней и требовал физического перемещения бумажных документов между деканатами, юридическим отделом и ректоратом. Благодаря интеграции систем "1С:Университет ПРОФ", "1С:Документооборот", разработанной в СГУ системы мониторинга образовательной деятельности Ipsilon Uni удалось выстроить новый цифровой жизненный цикл документа. Теперь студент подает заявление в личном кабинете, сотрудник дирекции института обрабатывает его и создает проект приказа, который автоматически отправляется по заданному маршруту согласования. Каждый ответственный сотрудник видит документ в своей системе, может завизировать его или отправить на доработку. После подписания электронной подписью руководителя система автоматически уведомляет студентов об издании приказа. Результатом стало не только сокращение времени выпуска документов, но и полная прозрачность процесса, а также возможность автоматического формирования типовых семестровых приказов и использования имеющейся базы данных для формирования стипендиальных приказов.

Еще одним важным результатом этой работы стала автоматизированная подготовка справок об обучении в СГУ для студентов, которые требуются в самых различных инстанциях, в том числе и для оформления социальной стипендии. После подачи студентом заявления о выдаче справки сотрудник дирекции формирует их в системе с указанием всех необходимых дат о приеме, переводе, восстановлении с соответствующими номера-ми приказов и распечатывает их для подписания и выдачи студентам. Теперь эта процедура занимает максимум один-два дня с момента подачи студентом заявления, что значительно снижает нагрузку на работников дирекции и удовлетворяет запросы студентов.

Не менее важным направлением цифровизации стала автоматизация подготовки документов об образовании и их передачи в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации (ФИС ФРДО). В "1С:Университет ПРОФ" была выстроена сквозная цепочка данных: от карточки физического лица, где критически важны правильное написание фамилии, имени, отчества, если имеется, номера страхового свидетельства и данных паспорта, до учебных планов и ведомостей с оценками. Система позволяет не только автоматически заполнять печатные формы дипломов и приложений к ним на основе внесенных данных, но и формировать книгу выдачи документов.

Внедрение автоматизации подготовки документов об образовании практически до нуля снизило ошибки при печати дипломов и приложений к ним. Финальным этапом становится автоматизированная выгрузка сведений в ФИС ФРДО в требуемом формате, что гарантирует соблюдение законодательства и избавляет сотрудников от трудоемкой ручной работы по формированию отчетности.

Результаты проекта

В результате успешной реализации проекта по автоматизации расчета и распределения нагрузки на базе программного продукта "1С:Университет ПРОФ" вуз достиг значительного повышения эффективности управления образовательным процессом и другими процессами университета.

Результатом стало:

• Сокращение времени при планировании и распределении учебной нагрузки более, чем на 50%.
• Уменьшение ошибок в расчете учебной нагрузки на 25%.

Внедренные программные продукты

1С:Университет :
• Планирование учебного процесса
• Управление студенческим составом

Архитектура решения и масштаб проекта

"1С:Университет":

• Подсистема планирования учебного процесса;
• Подсистема Управление студенческим составом.

В 2025 году было принято решение о развитии сферы применения системы для расчета и распределения нагрузки. Была организована проектная группа: со стороны Заказчика (12 человек) и со стороны исполнителя (ООО "Центр информационных технологий в образовании" ГК "Промавтоматика", г. Рязань). Важным аспектом при внедрении являлась грамотная последовательность внедрения блока Планирование учебного процесса.

При внедрении широко применялся проектный подход, содержащий следующие шаги:

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Сервер 1С: 2 сервера в кластере
• Имя ОС: Майкрософт Windows Server 2022 Standard
• Процессор: Intel® Xeon® Gold 6326 CPU @ 2.90 GHz, ядер: 32, потоков: 64
• Установленная оперативная память (RAM) 128,0 ГБ
• СУБД: 2 сервера в кластере
• Имя ОС Майкрософт Windows Server 2022 Datacenter
• Процессор : Intel® Xeon® Gold 6336Y CPU @ 2.40 GHz, ядер: 48, потоков: 96
• Установленная оперативная память (RAM) 256,0 ГБ